SRP (Sistema de Registro de Preços)

Hvor SRP nå ligger i loven

SRP er en av hjelpeprosedyrer oppført i art. 78 i Lei 14.133/2021 og er regulert i arts. 82 til 86. På føderalt nivå reguleres den av Decreto 11.462/2023, som erstattet det gamle regimet for prosedyrer publisert fra 30. desember 2023 og fremover; atas dannet under Decreto 7.892/2013 forblir underlagt dette for resten av deres gyldighet (Decreto 11.462/2023, art. 38).

En ata de registro de preços defineres som et bindende, obligasjonelt dokument med karakter av en forpliktelse til fremtidig kontrahering, som registrerer gjenstanden, prisene, leverandørene, de deltakende organene og de vilkår som skal anvendes.

Hvordan en ata dannes

Proceduren er normalt en pregão eller en concorrência, og vurderingskriteriet må være menor preço eller maior desconto mot en markedspristabell (art. 82, V). Direkte anskaffelse kan også brukes til å danne en ata der regulering tillater det og mer enn ett organ skal betjenes (art. 82, para. 6).

Før oppstart må forvaltningsorganet gjennomføre en offentlig intenção de registro de preços (IRP), åpen i minst 8 arbeidsdager, slik at andre organer kan slutte seg til som deltagere og den totale estimerte mengden kan fastsettes (art. 86). Dette trinnet kan utelates kun der forvaltningsorganet er den eneste kontraherende part.

Edital må oppgi maksimumskvantiteten av hvert element som kan anskaffes, minimumskvantiteten som må prises, betingelsene for å endre registrerte priser, muligheten for å registrere mer enn én leverandør til vinnerens pris, og grunnene for å kansellere ataen (art. 82). Å registrere priser uten total kvantum er tillatt kun i snevre tilfeller, slik som ved første anskaffelse av gjenstanden, forringbar mat, eller en tjeneste integrert med levering av varer, og i disse tilfellene kan ikke andre organer slutte seg til ataen (art. 82, paras. 3 og 4).

Gyldighet og forpliktelsen den skaper

Ataen er gyldig i ett år, regnet fra første virkedag etter publisering i PNCP, og kan fornyes én gang med like lang periode dersom prisen kan vises å forbli fordelaktig (art. 84; Decreto 11.462/2023, art. 22). To år er dermed taket. Å legge til mengder på et registrert element er forbudt (Decreto 11.462/2023, art. 23).

Forpliktelsen løper én vei. Registrerte priser forplikter leverandøren til å levere på de registrerte vilkår, men forplikter ikke administrasjonen til å kjøpe, og den kan gjennomføre en egen anbudsrunde dersom den begrunner det (art. 83). Dette er det viktigste kommersielle forholdet ved SRP: en plass på en ata er en opsjon gitt til kjøperen, ikke et garantert volum.

Dersom den registrerte prisen stiger over markedsnivået, vil forvaltningsorganet innkalle leverandøren for å forhandle om en reduksjon; en leverandør som avslår frigis fra punktet uten sanksjon (Decreto 11.462/2023, art. 26). Priser kan endres kun i de begrensede omstendigheter i art. 25 i dekretet, slik som force majeure, skatteendringer, eller en reajustment-klausul forutsatt i edital.

Carona: fortsatt tilgjengelig, nå avgrenset

Et organ som ikke deltok i IRP kan slutte seg til en eksisterende ata som en ikke-deltaker (adherir), men må begrunne fordelen ved å gjøre det, vise at de registrerte verdiene fortsatt er kompatible med markedet, og innhente forhåndssamtykke fra både forvaltningsorganet og leverandøren (art. 86, para. 2). Når autorisert, har det adhesjonsorganet 90 dager på seg til å plassere sin bestilling, innenfor ataens gyldighet (Decreto 11.462/2023, art. 31).

To grenser gjelder. Et enkelt adhesjonsorgan kan ikke overskride 50 prosent av de kvantiteter som er registrert for forvaltnings- og deltagende organer, og adhesjoner samlet kan ikke overstige to ganger den registrerte kvantiteten av hvert element, uansett hvor mange organer som slutter seg til (art. 86, paras. 4 og 5; Decreto 11.462/2023, art. 32).

Retningen for adhesjon er også begrenset. Føderale organer kan ikke slutte seg til en ata administrert av et statlig, distrikts- eller kommunalt organ (art. 86, para. 8). Lei 14.770/2023 presiserte de tillatte retningene: føderale, statlige, distrikts- og kommunale organer kan slutte seg til en føderal, statlig eller distrikts ata, og kommunale organer kan slutte seg til en annen kommunes ata forutsatt at SRP ble formalisert gjennom en licitação (art. 86, para. 3). Unntak fra den samlete grensen finnes for nødanskaffelser av legemidler og medisinsk-hospitalt forbruksmateriell fra atas administrert av helsedepartementet, og for adhesjoner som kreves som vilkår for føderale frivillige overføringer.

Det føderale verktøyet

Føderale prisregistreringsprosedyrer gjennomføres i SRP digital, og registrerte kvantiteter, saldi, adhesjonsforespørsler og kvantumsoverføringer kontrolleres i Gestão de Atas; begge er moduler i Compras.gov.br levert av SEGES/MGI (Decreto 11.462/2023, arts. 2, 5 og 24). SEGES kan overdra bruk av SRP digital til organer på ethvert føderativt nivå ved termo de acesso (art. 6). Selve ataen er ett av dokumentene som må publiseres i PNCP (art. 174, para. 2, IV).

Hva en leverandør bør prise

Fordi kjøperen innehar en opsjon og grensene begrenser i hvilken grad adhesjoner kan oppblåse volumet, bør den registrerte prisen settes mot en realistisk forventning om avrop snarere enn mot det oppgitte maksimale kvantum. Maksimumskvantiteten per element opplyses i edital, og den samlede grensen for adhesjoner gir den ytre grensen: to ganger den registrerte kvantiteten.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.