SRP (Sistema de Registro de Preços)

Onde o SRP se situa na lei

O SRP é um dos procedimentos auxiliares elencados no art. 78 da Lei 14.133/2021 e está disposto nos arts. 82 a 86. Federalmente, é regulado pelo Decreto 11.462/2023, que substituiu o regime da lei anterior para procedimentos publicados a partir de 30 de dezembro de 2023; atas constituídas nos termos do Decreto 7.892/2013 permanecem regidas por este durante o restante de sua vigência (Decreto 11.462/2023, art. 38).

Considera-se ata de registro de preços um documento vinculante, de caráter obrigacional, com natureza de compromisso para contratações futuras, registrando o objeto, os preços, os fornecedores, os órgãos participantes e as condições a serem aplicadas.

Como uma ata é formada

O procedimento é, normalmente, um pregão ou uma concorrência, e o critério de julgamento deve ser menor preço ou maior desconto em relação a uma tabela de preços de mercado (art. 82, V). A contratação direta também pode ser utilizada para formar uma ata quando a regulamentação permitir e mais de um órgão estiver sendo atendido (art. 82, § 6).

Antes de ser lançado, o órgão gerenciador deve realizar uma intenção de registro de preços (IRP), pública por pelo menos 8 dias úteis, para que outros órgãos possam aderir como participantes e a quantidade total estimada possa ser fixada (art. 86). Esta etapa pode ser dispensada apenas quando o órgão gerenciador for o único contratante.

O edital deve indicar a quantidade máxima de cada item que pode ser adquirida, a quantidade mínima que deve ser cotada, as condições para alteração dos preços registrados, a possibilidade de registrar mais de um fornecedor ao preço do vencedor e os fundamentos para cancelamento da ata (art. 82). O registro de preços sem quantidade total é permitido apenas em casos restritos, como uma primeira aquisição do objeto, alimentos perecíveis ou um serviço integrado ao fornecimento de bens; nesses casos, nenhum outro órgão pode aderir à ata (art. 82, §§ 3 e 4).

Vigência e o compromisso que cria

A ata tem validade de um ano, contado a partir do primeiro dia útil após sua publicação no PNCP, e pode ser prorrogada uma vez por período igual quando se comprovar que o preço permanece vantajoso (art. 84; Decreto 11.462/2023, art. 22). Dois anos, portanto, é o limite máximo. É vedado acrescer quantidades a um item registrado (Decreto 11.462/2023, art. 23).

O compromisso é unidirecional. Os preços registrados obrigam o fornecedor a fornecer nas condições registradas, mas não obrigam a administração a comprar, sendo possível a realização de licitação distinta se a administração apresentar justificativa (art. 83). Este é o fato comercial mais importante acerca do SRP: um lugar em uma ata é uma opção concedida ao comprador, não um volume garantido.

Se o preço registrado subir acima do mercado, o órgão gerenciador convocará o fornecedor para negociar redução; o fornecedor que recusar fica desvinculado do item sem penalidade (Decreto 11.462/2023, art. 26). Os preços podem ser alterados apenas nas circunstâncias limitadas do art. 25 do decreto, como caso fortuito ou força maior, alteração tributária ou cláusula de reajuste prevista no edital.

Carona: ainda disponível, agora limitada

Um órgão que não participou da IRP pode aderir a uma ata existente como órgão não participante, mas deve justificar a vantagem da adesão, demonstrar que os valores registrados permanecem compatíveis com o mercado e obter o consentimento prévio tanto do órgão gerenciador quanto do fornecedor (art. 86, § 2). Uma vez autorizada, a adesão deve resultar em pedido no prazo de 90 dias, dentro da vigência da ata (Decreto 11.462/2023, art. 31).

Aplicam-se dois limites quantitativos. Um único órgão aderente não pode exceder 50% das quantidades registradas para o órgão gerenciador e os órgãos participantes, e as adesões, no agregado, não podem exceder o dobro da quantidade registrada de cada item, independentemente do número de órgãos que adiram (art. 86, §§ 4 e 5; Decreto 11.462/2023, art. 32).

Também é restringida a direção da adesão. Órgãos federais não podem aderir a uma ata gerida por órgão estadual, distrital ou municipal (art. 86, § 8). A Lei 14.770/2023 esclareceu as direções permitidas: órgãos federais, estaduais, distritais e municipais podem aderir a uma ata federal, estadual ou distrital, e órgãos municipais podem aderir à ata de outro município desde que o SRP tenha sido formalizado mediante licitação (art. 86, § 3). Existem exceções ao limite agregado para compras de emergência de medicamentos e insumos médico-hospitalares a partir de atas geridas pelo Ministério da Saúde, e para adesões exigidas como condição de transferências voluntárias federais.

As ferramentas federais

Os procedimentos federais de registro de preços são realizados no SRP digital, e as quantidades registradas, saldos, pedidos de adesão e transferências de quantidade são controlados no Gestão de Atas; ambos são módulos do Compras.gov.br fornecidos pela SEGES/MGI (Decreto 11.462/2023, arts. 2, 5 e 24). A SEGES pode ceder o uso do SRP digital a órgãos de qualquer esfera federativa por termo de acesso (art. 6). A ata é um dos documentos que devem ser publicados no PNCP (art. 174, § 2, IV).

O que um fornecedor deve precificar

Como o comprador detém uma opção e os limites impedem que as adesões inflem o volume, o preço registrado deve ser fixado com base em uma expectativa realista de chamadas/retiradas, e não em relação à quantidade máxima de capa. A quantidade máxima por item é divulgada no edital, e o teto agregado sobre adesões fornece o limite exterior: o dobro da quantidade registrada.