SRP (Sistema de Registro de Preços)

Waar de SRP nu in de wet staat

De SRP is een van de hulpprocedures opgesomd in art. 78 van Lei 14.133/2021 en is neergelegd in arts. 82 tot 86. Federaal wordt zij gereguleerd door Decreto 11.462/2023, dat het oude regime verving voor procedures die vanaf 30 december 2023 zijn gepubliceerd; atas gevormd onder Decreto 7.892/2013 blijven onder dat decreet vallen voor de resterende geldigheidsduur (Decreto 11.462/2023, art. 38).

Een ata de registro de preços wordt gedefinieerd als een bindend, verplichtend document met het karakter van een verbintenis tot toekomstige aanbesteding, waarin het voorwerp, de prijzen, de leveranciers, de deelnemende instanties en de toe te passen voorwaarden worden vastgelegd.

Hoe een ata wordt gevormd

De procedure is doorgaans een pregão of een concorrência, en het gunningscriterium moet menor preço of maior desconto zijn ten opzichte van een tabel met marktprijzen (art. 82, V). Directe aanbesteding (contratação direta) kan ook worden gebruikt om een ata te vormen waar de regelgeving dit toestaat en meer dan één instantie wordt bediend (art. 82, para. 6).

Voordat wordt gestart, moet het beheerend orgaan een openbare intenção de registro de preços (IRP) uitvoeren, open voor ten minste 8 werkdagen, zodat andere instanties zich kunnen aansluiten als deelnemers en de totale geraamde hoeveelheid kan worden vastgesteld (art. 86). Deze stap kan alleen worden weggelaten wanneer het beheerend orgaan de enige contracterende partij is.

Het edital moet de maximumhoeveelheid van elk artikel vermelden die kan worden verworven, de minimumhoeveelheid die moet worden geciteerd, de voorwaarden voor wijziging van geregistreerde prijzen, de mogelijkheid om meer dan één leverancier te registreren tegen de prijs van de winnaar, en de gronden voor annulering van de ata (art. 82). Het registreren van prijzen zonder totale hoeveelheid is alleen toegestaan in beperkte gevallen, zoals een eerste aanbesteding van het voorwerp, bederfelijke levensmiddelen, of een dienst die geïntegreerd is met een levering van goederen; in die gevallen mag geen andere instantie zich bij de ata voegen (art. 82, paras. 3 en 4).

Geldigheid en de verplichting die het schept

De ata is geldig voor één jaar, gerekend vanaf de eerste werkdag na publicatie op de PNCP, en kan eenmaal met een gelijke periode worden verlengd indien wordt aangetoond dat de prijs voordelig blijft (art. 84; Decreto 11.462/2023, art. 22). Twee jaar is derhalve het maximum. Het toevoegen van hoeveelheden aan een geregistreerd artikel is verboden (Decreto 11.462/2023, art. 23).

De verbintenis werkt éénzijdig. Geregistreerde prijzen verplichten de leverancier om te leveren onder de geregistreerde voorwaarden, maar verplichten de administratie niet tot aankoop; zij kan een afzonderlijke aanbesteding uitvoeren indien zij daarvoor motieven geeft (art. 83). Dit is het belangrijkste commerciële gegeven omtrent de SRP: een vermelding op een ata is een optie die aan de koper wordt verleend, geen gegarandeerd volume.

Als de geregistreerde prijs boven de markt stijgt, zal het beheerend orgaan de leverancier oproepen om een prijsverlaging te onderhandelen; een leverancier die weigert wordt van het artikel ontslagen zonder sanctie (Decreto 11.462/2023, art. 26). Prijzen mogen alleen worden gewijzigd in de beperkte omstandigheden van art. 25 van het decreet, zoals overmacht, belastingwijzigingen of een in het edital voorzien herzieningsclausule.

Carona: nog steeds beschikbaar, nu begrensd

Een instantie die niet heeft deelgenomen aan de IRP kan zich bij een bestaande ata voegen als niet-deelnemer, maar moet de voordeligheid van die toetreding rechtvaardigen, aantonen dat de geregistreerde waarden compatibel blijven met de markt, en de voorafgaande toestemming verkrijgen van zowel het beheerend orgaan als de leverancier (art. 86, para. 2). Eenmaal geautoriseerd, heeft de toetredende instantie 90 dagen om haar bestelling te plaatsen, binnen de geldigheid van de ata (Decreto 11.462/2023, art. 31).

Er gelden twee plafonds. Een enkele toetredende instantie mag niet meer dan 50 procent van de voor het beheerend en deelnemende organen geregistreerde hoeveelheden overschrijden, en toetredingen in totaal mogen niet meer dan tweemaal de geregistreerde hoeveelheid van elk artikel bedragen, ongeacht het aantal aansluitende instanties (art. 86, paras. 4 en 5; Decreto 11.462/2023, art. 32).

De richting van toetreding is eveneens beperkt. Federale instanties mogen zich niet aansluiten bij een ata beheerd door een staat, het district of een gemeente (art. 86, para. 8). Lei 14.770/2023 verduidelijkte de toegestane richtingen: federale, staats-, district- en gemeentelijke instanties mogen zich aansluiten bij een federale, staats- of district-ata, en gemeentelijke instanties mogen zich aansluiten bij de ata van een andere gemeente mits de SRP is geformaliseerd via een licitação (art. 86, para. 3). Uitzonderingen op het aggregaatplafond bestaan voor noodaankopen van geneesmiddelen en medisch-hospital consumables uit atas beheerd door het Ministerie van Volksgezondheid, en voor toetredingen die vereist zijn als voorwaarde van federale vrijwillige transfers.

De federale instrumenten

Federale prijsregistratieprocedures worden uitgevoerd in SRP digital, en geregistreerde hoeveelheden, saldi, verzoeken tot toetreding en hoeveelheidsoverdrachten worden beheerd in Gestão de Atas; beide zijn modules van Compras.gov.br geleverd door SEGES/MGI (Decreto 11.462/2023, arts. 2, 5 en 24). SEGES kan het gebruik van SRP digital aan instanties van elk federatief niveau verlenen door een termo de acesso (art. 6). De ata zelf is één van de documenten die op de PNCP moeten worden gepubliceerd (art. 174, para. 2, IV).

Waarop een leverancier zijn prijs moet baseren

Aangezien de koper een optie houdt en de plafonds beperken in hoeverre toetredingen het volume kunnen opblazen, dient de geregistreerde prijs te worden vastgesteld op basis van een realistische verwachting van afroeporders in plaats van op de headline maximumhoeveelheid. De maximumhoeveelheid per artikel wordt bekendgemaakt in het edital, en het totale plafond voor toetredingen geeft de uiterste grens: tweemaal de geregistreerde hoeveelheid.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.