Felles anskaffelser

Felles anskaffelser er praksisen der flere oppdragsgivere slår sammen sine anskaffelser under én enkelt anskaffelsesprosedyre for å oppnå stordriftsfordeler, dele ekspertise og redusere administrativt dobbeltarbeid. Felles anskaffelser kan anta mange former, fra uformell koordinering om enkeltkontrakter til formelle sentrale innkjøpsorganer som betjener hele den offentlige sektoren. EUs anskaffelsesdirektiver (EU Procurement Directives) tillater uttrykkelig felles anskaffelser og støtter det som et virkemiddel for effektiv offentlig bruk av midler.

Felles anskaffelser er praksisen der flere oppdragsgivere slår sammen sine anskaffelser under én enkelt anskaffelsesprosedyre for å oppnå stordriftsfordeler, dele ekspertise og redusere administrativt dobbeltarbeid. Felles anskaffelser kan anta mange former, fra uformell koordinering om enkeltkontrakter til formelle sentrale innkjøpsorganer som betjener hele den offentlige sektoren. EUs anskaffelsesdirektiver (EU Procurement Directives) tillater uttrykkelig felles anskaffelser og støtter det som et virkemiddel for effektiv offentlig bruk av midler.

Hvorfor oppdragsgivere gjennomfører felles anskaffelser

Flere drivkrefter motiverer felles anskaffelser. Den mest åpenbare er kjøpekraft: ved å kombinere etterspørsel på tvers av flere innkjøpere kan felles anskaffelser sikre bedre priser enn det enkeltkjøpere kan oppnå alene. Leverandører foretrekker større kontrakter fordi de kan fordele faste kostnader på større omsetning, noe som gjør det mulig å tilby lavere enhetspriser. Den aggregerte etterspørselen begrunner også leverandørinvesteringer i bedre leveringsinfrastruktur, opplæring og tjenestekapasitet.

Administrativ effektivitet er en annen drivkraft. Anskaffelsesprosedyrer medfører betydelig merarbeid i form av juridisk gjennomgang, dokumentforberedelse, evaluering og kontraktsforvaltning. Når flere kjøpere hver for seg anskaffer like eller lignende varer eller tjenester, multipliseres de administrative kostnadene. Felles anskaffelser konsoliderer det administrative arbeidet i én prosedyre og frigjør dermed ressurser hos oppdragsgiverne til andre prioriteringer.

Felles anskaffelser samler også ekspertise. Spesialiserte anskaffelseskategorier som IT-systemer, komplekst helseutstyr eller store infrastrukturprosjekter krever dyp teknisk kunnskap for å anskaffes effektivt. Enkelte kjøpere kan mangle kompetanse til å spesifisere og evaluere slike anskaffelser på en faglig forsvarlig måte. Felles anskaffelser gjør det mulig for ekspertteam å betjene flere kjøpere og anvende sin spesialiserte kunnskap på tvers av en bredere offentlig sektor.

Former for felles anskaffelser

Felles anskaffelser forekommer i mange praktiske former. Den enkleste er sporadisk koordinering, hvor to eller flere oppdragsgivere beslutter å slå sammen konkrete kommende anskaffelser uten å etablere en permanent struktur. Dette fungerer godt for enkelttilfeller der de felles partnerne har lignende behov samtidig.

Mer formelle ordninger omfatter konsortier, hvor flere oppdragsgivere danner et strukturert partnerskap for løpende anskaffelseskoordinering. Konsortier har vanligvis styringsordninger, felles anskaffelsesprosedyrer og definerte kostnadsdelingsmekanismer. De plasserer seg mellom fullt uavhengige kjøpere og fullstendig sentraliserte innkjøpsorganer, og gir struktur uten full konsolidering.

Sentrale innkjøpsorganer representerer den mest institusjonaliserte formen for felles anskaffelser. Dette er dedikerte organisasjoner som anskaffer på vegne av flere underliggende kjøpere, ofte på tvers av hele en nasjonal offentlig sektor eller innenfor et bestemt domene som helsevesenet. The Crown Commercial Service i United Kingdom, Central Public Procurement Office in Latvia, og tilsvarende organer i andre medlemsstater opererer alle som sentraliserte innkjøpsorganer for sine respektive jurisdiksjoner.

Grenseoverskridende felles anskaffelser

EU-retten på anskaffelsesområdet støtter uttrykkelig grenseoverskridende felles anskaffelser, hvor oppdragsgivere fra ulike medlemsstater kombinerer sine anskaffelsesaktiviteter. Grenseoverskridende felles anskaffelser møter økt kompleksitet på grunn av forskjeller i nasjonal anskaffelseslovgivning, språk og administrativ kultur. Til tross for kompleksiteten har slike ordninger vokst over tid, særlig innen helseanskaffelser hvor samordnet etterspørsel kan gi bedre tilgang til produkter med begrenset tilbud.

COVID-19-pandemien akselererte grenseoverskridende felles anskaffelser innen helse. EU-medlemsstater samarbeidet gjennom felles anskaffelser av vaksiner, ventilatorer, personlig verneutstyr og andre kritiske forsyninger. Erfaringene viste både potensialet i grenseoverskridende felles anskaffelser og de praktiske utfordringene knyttet til å operasjonalisere dem på tvers av ulike nasjonale systemer. Lærdommer fra pandemien fortsetter å informere politikk på området.

Utenfor helseområdet forblir grenseoverskridende felles anskaffelser mindre vanlig, men de vokser. Områder der dette har utviklet seg inkluderer forsvarsanskaffelser under felles europeiske programmer, vitenskapelig forskningsutstyr for delte fasiliteter og infrastruktur for grensekryssende transportnettverk. Europakommisjonen støtter grenseoverskridende felles anskaffelser gjennom finansiering til kapasitetsbygging og gjennom juridisk veiledning om relevante prosedyrer.

Konsekvenser for leverandører

Felles anskaffelser skaper både muligheter og utfordringer for leverandører. Muligheten ligger i tilgang til større, mer strategiske kontrakter enn det enkeltkjøpere kan tilby. Å vinne en sentralisert rammeavtale eller en vesentlig felles anskaffelse kan gi flereårs stabil inntekt på tvers av flere underliggende kjøpere. Utfordringen er den mer sofistikerte konkurransen som felles anskaffelser tiltrekker. Større felles anskaffelser trekker vanligvis bud fra etablerte leverandører med sterke referanser, og etterlater mindre spillerom for nyetablerte eller mindre konkurrenter.

Leverandører må også forstå hvordan felles anskaffelseskontrakter omsettes i faktisk kjøpsatferd. En rammeavtale tildelt av et sentralisert innkjøpsorgan kan bli brukt mye av noen underliggende kjøpere og knapt i det hele tatt av andre. Å forutsi hvilke underliggende kjøpere som faktisk vil foreta avrop fra rammen er kritisk for å prognostisere inntekter og for å håndtere kontraktsforholdet. Sofistikerte leverandører følger med på avropsmønstre og engasjerer seg aktivt med underliggende kjøpere for å tilrettelegge bruk.

Relaterte begreper

• Sentralt innkjøpsorgan: den mest institusjonelle formen for felles anskaffelser.
• Rammeavtale: en vanlig struktur brukt i felles anskaffelser.
• Grenseoverskridende anskaffelser: et område der felles anskaffelser vokser.
• EUs anskaffelsesdirektiver (EU Procurement Directives): det rettslige rammeverket som støtter felles anskaffelser.
• Offentlige anskaffelser: den bredere aktiviteten som felles anskaffelser inngår i.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.