ROLECE (Espanja) — Tarjoaja- ja luokitusrekisteri

Rekisterin tarkoitus

Julkisen sektorin tarjoajien ja luokiteltujen yritysten virallinen rekisteri (Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público, ROLECE) on olemassa tallentaakseen ne tiedot ja olosuhteet, jotka ovat olennaisia taloudellisen toimijan kelpoisuuden todentamiseksi sopimuksiin julkisen sektorin kanssa — mukaan lukien edustajien ja valtuutettujen valtakirjojen laajuus — ja tehdäkseen tämä todettavaksi millä tahansa hankintaviranomaisella (art. 337.1 Ley 9/2017, LCSP). Rekisteri kuuluu Ministerio de Hacienda y Función Pública -ministeriölle, ja sen pitämisestä vastaavat Junta Consultiva de Contratación Pública del Estado:n tekniset tukielimet.

Kaksi asiaa kirjataan automaattisesti. Valtion luokituskomissioiden myöntämät luokitukset sekä alueelliset viranomaisten myöntämät luokitukset silloin kun ne eivät ole ristiriidassa valtion myöntämien kanssa merkitään viranomaisaloitteisesti (art. 338.1), samoin kuin artiklan 73.2 mukaiset hankintakiellot (art. 338.2). Kaikki muu merkitään pyynnöstäsi: oikeushenkilöllisyys ja toimivalta, edustajien valtakirjojen laajuus, ammatilliset valtuudet ja habilitaatiot sekä taloudellista ja rahoituksellista vakavaraisuutta koskevat tiedot (art. 339.1). Artikla 342 tekee merkinnästä vapaaehtoisen ja antaa sinulle mahdollisuuden valita, mitkä näistä tiedoista haluat rekisteriin merkitä.

Mitä merkintä todistaa käytännössä

Operatiivinen säännös on artikla 96.1. Merkintä ROLECEssä todistaa, ennen kaikkia julkisen sektorin hankintaviranomaisia ja ellei toisin osoiteta, toimijan kelpoisuuden olosuhteet koskien oikeushenkilöllisyyttä ja toimivaltakykyä, edustusta, ammatillista tai kaupallista habilitaatiota, taloudellista ja rahoituksellista vakavaraisuutta, teknistä tai ammatillista pätevyyttä, luokitusta ja muita kirjatuksi tulleita olosuhteita sekä hankintakiellon olemassaolon tai puuttumisen. Artikla 340.3 vahvistaa, että kaikilla merkinnöillä on sama todentava vaikutus riippumatta siitä, mikä viranomainen ne on tehnyt.

Valtakirjoille annetaan erityiskohtelu. ROLECE on kytketty ja yhteentoimiva valtion sähköisen valtakirjarekisterin kanssa; hankintaviranomaisten on tarkistettava valtakirjat ROLECEstä ja silloin kun sama valtakirja esiintyy useammassa kuin yhdessä rekisterissä, ROLECEn merkintä menee etusijalle (art. 337.4).

Missä vaikutus päättyy

Alueelliset rekisterit eivät ole superset. Autonomiset yhteisöt (autonomous communities) voivat ylläpitää omia tarjoajien ja luokiteltujen yritysten rekisterejään (art. 341.1), ja merkintä yhdessä niistä todistaa tietosi kyseisen yhteisön hankintaviranomaisten, sen alueella toimivien paikallisyksiköiden sekä niiden alaisen toimielinten edessä (arts. 341.3 ja 96.2). Merkintä ei kuitenkaan ole siirrettävä. Jos tarjoat yli alueiden, pelkkä alueellinen merkintä ei kelpaa valtion hankintaan tai toisen yhteisön rekisteriin.

Merkintä ei myöskään korvaa sopimusta. Se todistaa yleiset seikat; tiettyä sopimusta koskeva tarjouspyyntöasiakirja (pliego) voi edellyttää rekisterissä merkittyä suurempaa vakavaraisuutta, ja kaikki rekisteristä puuttuvat tiedot on silti tuotettava, kun hankintaviranomainen vaatii asiakirjoja (art. 150.2). Yksinkertaistetussa avoimessa menettelyssä art. 159.4 edellyttää nimenomaisesti, että tarjoaja toimittaa seitsemän työpäivän kuluessa, joka on varattu lopullisen takuun toimittamiseen, kaikki rekisteriin merkitsemättömät asiakirjat.

Rekisteröinti velvoittaa myös jatkuvaan ilmoitusvelvollisuuteen. Artikla 343 velvoittaa rekisteriin merkityt toimijat ilmoittamaan kaikki muutokset rekisteröityihin tietoihin sekä kaikki myöhemmin ilmenevät olosuhteet, jotka muodostavat hankintakiellon. Ilmoitusvelvollisuuden laiminlyönti tahallisesti tai huolimattomuudesta voi johtaa merkinnän ja sen julkisia hankintoja koskevien vaikutusten keskeyttämiseen sekä oikeuden keskeyttämiseen saadakseen todistuksia rekisteristä.

Milloin rekisteröinti lakkaa olemasta vapaaehtoista

Artikla 159.4.a) tekee ROLECEstä pakollisen yksinkertaistetussa avoimessa menettelyssä (procedimiento abierto simplificado): jokaisen tarjoajan on oltava merkittynä ROLECEen tai kyseisen autonomisen yhteisön rekisteriin siinä tapauksessa, jossa art. 96.2 soveltuu, viimeiseen tarjousten jättöpäivään mennessä. On olemassa lievennysmahdollisuus. Tarjous hyväksytään myös, jos tarjoaja osoittaa jättäneensä hakemuksensa merkintää varten vaadittuine asiakirjoineen ennen tätä päivämäärää — mitä todentaa rekisterin vastaanoton kuittaus sekä vastuullinen ilmoitus siitä, että asiakirjat on toimitettu eikä korjauspyyntöä ole vastaanotettu.

Yksinkertaistettu avoin menettely kattaa arvioltaan enintään 2 000 000 euron rakennusurakat sekä tavaroiden ja palvelujen hankinnat, jotka jäävät keskushallinnon harmonisoitujen kynnysarvojen alapuolelle, joten se kattaa suuren osan tavallisesta espanjalaisesta tarjousmenettelystä. Käytännössä rekisteröimätön toimittaja on suljettu pois tästä koko menettelytyypistä.

Miten toimia

Aloita rekisteröinti ennen kuin löydät tarjouksen, johon haluat osallistua. Merkintää haetaan sähköisesti ja se edellyttää toimijan käyttämältä henkilöltä pätevää sähköistä varmennepalvelua, ja hitaimmat osat ovat yritysasiakirjat ja valtuuttajan valtuuksien todentaminen — ei itse hakemuslomake. Toimittaja, joka huomaa art. 159.4 vaatimuksen kaksi viikkoa ennen määräaikaa, joutuu turvautumaan vastaanoton kuitin lievennysmahdollisuuteen, joka toimii vain jos hakemus on täydellinen.

Rekisteröi edustajiesi valtakirjat huolellisesti. Koska ROLECE menee muiden valtakirjarekisterien edelle, vanhentunut merkintä on pahempi kuin merkinnän puuttuminen: se on se versio, jonka mukaan hankintaviranomainen toimii.

Valitse rekisteri myyntiputkesi maantieteen perusteella. Jos myyt vain yhdelle autonomiselle yhteisölle ja sen paikallisviranomaisille, alueellinen rekisteri voi riittää. Jos toimintasi kattaa useita alueita tai sisältää keskushallinnon, tarvitset ROLECEn, ja sinun tulee pitää tiedot ajan tasalla sen sijaan, että korjaisit ne vasta seitsemän päivän määräajan puitteissa voiton jälkeen.

Related terms

• Yritysluokitus (Espanja) — urakoitsijan luokitus
• PLACSP — Espanjan valtion hankinta-alusta | Otnox
• Perfil de contratante (Espanja) — hankintaprofiili
• SARA-sopimukset (Espanja)

See Otnox plans to track procurement opportunities across 80+ markets.