ROLECE (Španělsko) — Registr uchazečů a klasifik.
ROLECE je státní rejstřík, který eviduje skutečnosti, jež španělský zadavatel potřebuje k tomu, aby vás přijal jako uchazeče: právní subjektivitu, plné moci, profesní oprávnění, údaje o solventnosti, klasifikaci a případné zákazy účasti v zadávání. Zápis je obecně dobrovolný, avšak povinný pro zjednodušené veřejné řízení. Autonomní společenství mohou vést vlastní ekvivalentní rejstříky, jejichž účinek končí na regionální hranici.
K čemu rejstřík slouží
Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público existuje za účelem evidence údajů a okolností relevantních pro prokázání způsobilosti hospodářského subjektu uzavírat smlouvy se španělským veřejným sektorem, včetně oprávnění jeho zástupců a zmocněnců, a za účelem umožnění jejich prokázání před kterýmkoli zadavatelem (čl. 337.1 Ley 9/2017, LCSP). Spadá pod Ministerio de Hacienda y Función Pública a vedou jej útvary technické podpory Junta Consultiva de Contratación Pública del Estado.
Dvě skutečnosti se zapisují automaticky. Klasifikace udělené státními klasifikačními komisemi, a regionálními orgány, pokud nejsou v rozporu se státními klasifikacemi, se zapisují z moci úřední (čl. 338.1), stejně jako zákazy uzavírat smlouvy podle čl. 73.2 (čl. 338.2). Vše ostatní se zapisuje na vaši žádost: právní osobnost a způsobilost k právnímu jednání, rozsah oprávnění vašich zástupců, profesní oprávnění a habilitace a údaje o ekonomické a finanční způsobilosti (čl. 339.1). Článek 342 stanoví dobrovolnost zápisu a umožňuje vám zvolit, které z těchto údajů budou zaznamenány.
Co zápis skutečně prokazuje
Operativním ustanovením je čl. 96.1. Zápis v ROLECE prokazuje před všemi zadavateli veřejného sektoru, není-li prokázán opak, podmínky způsobilosti hospodářského subjektu, pokud jde o osobnost a způsobilost k právnímu jednání, zastoupení, profesní nebo podnikatelskou habilitaci, ekonomickou a finanční způsobilost, technickou nebo odbornou způsobilost, klasifikaci a další zapsané okolnosti, spolu s existencí či neexistencí zákazů uzavírat smlouvy. Článek 340.3 potvrzuje, že všechny zápisy mají stejný osvědčující účinek bez ohledu na to, který orgán je provedl.
Plné moci mají zvláštní režim. ROLECE je propojený a interoperabilní se státním elektronickým rejstříkem plných mocí; zadavatelé musí do ROLECE nahlížet za účelem ověření oprávnění a v případě, že se plná moc objevuje ve více než jednom rejstříku, má zápis v ROLECE přednost (čl. 337.4).
Kde účinek končí
Regionální rejstříky nejsou nadřazeným souborem. Autonomní společenství mohou vést vlastní rejstříky uchazečů a klasifikovaných společností (čl. 341.1) a zápis v některém z nich prokazuje vaše údaje před zadavateli daného společenství, místními subjekty na jeho území a orgány závislými na kterémkoli z nich (čl. 341.3 a 96.2). Nepřenáší se dále. Pokud podáváte nabídky napříč regiony, samotný regionální zápis vás neopravní k účasti ve státní veřejné zakázce ani v zakázce jiného společenství.
Zápis také nenahrazuje konkrétní smlouvu. Prokazuje obecné skutečnosti; zadávací dokumentace (pliego) pro konkrétní smlouvu může vyžadovat způsobilost nad rámec toho, co máte zapsáno, a vše, co není v rejstříku uvedeno, musí být stále předloženo, když zadavatel vydá výzvu k předložení dokumentace (čl. 150.2). Ve zjednodušeném otevřeném řízení čl. 159.4 výslovně vyžaduje, aby uchazeč ve lhůtě sedmi pracovních dnů stanovené pro definitivní záruku předložil jakýkoli dokument, který není v rejstříku zapsán.
S registrací je spojena také průběžná povinnost. Článek 343 ukládá registrovaným hospodářským subjektům povinnost oznámit jakoukoli změnu svých zapsaných údajů a jakoukoli následně nastalou okolnost představující zákaz uzavírat smlouvy. Nesplnění této povinnosti, úmyslně nebo z nedbalosti, může vést k pozastavení zápisu a jeho účinků pro veřejné zakázky a k pozastavení práva na vydávání osvědčení.
Kdy přestává být dobrovolný
Článek 159.4.a) činí ROLECE povinným v procedimiento abierto simplificado: každý uchazeč musí být k poslednímu dni pro podání nabídek zapsán v ROLECE nebo v rejstříku příslušného autonomního společenství, pokud se použije čl. 96.2. Existuje jedna výjimka. Nabídka je přípustná také tehdy, pokud uchazeč prokáže, že před tímto datem podal žádost o zápis s požadovanou dokumentací — doloženou potvrzením rejstříku o přijetí a odpovědným prohlášením, že dokumentace byla podána a že nebyla doručena žádná výzva k opravě.
Zjednodušené otevřené řízení se vztahuje na stavební práce do odhadované hodnoty €2,000,000 a dodávky a služby pod harmonizovanými prahovými hodnotami pro ústřední státní orgány, takže zahrnuje velkou část běžných španělských zadávacích řízení. V praxi je neregistrovaný dodavatel z celého tohoto typu řízení vyloučen.
Co s tím udělat
Zahajte registraci dříve, než najdete zakázku, o niž stojí za to se ucházet. O zápis se žádá elektronicky a vyžaduje kvalifikovaný elektronický certifikát pro jednající osobu; pomalými částmi jsou korporátní dokumenty a důkazy o oprávnění osoby podepisující dokumenty — nikoli formulář. Dodavatel, který zjistí požadavek podle čl. 159.4 dva týdny před lhůtou, spoléhá na výjimku založenou na potvrzení o přijetí, která funguje pouze tehdy, je-li podání úplné.
Oprávnění svých zástupců zapisujte uvážlivě. Protože ROLECE má přednost před jinými rejstříky plných mocí, neaktuální zápis je horší než žádný: je to verze, podle níž bude zadavatel jednat.
Rejstřík volte s ohledem na geografii svého zásobníku příležitostí. Pokud prodáváte pouze jednomu autonomnímu společenství a jeho místním orgánům, regionální rejstřík může stačit. Pokud váš zásobník příležitostí přesahuje regiony nebo zahrnuje ústřední vládu, potřebujete ROLECE a měli byste udržovat údaje aktuální, místo abyste je opravovali v sedmidenní lhůtě poté, co jste již uspěli.