Společné zadávání veřejných zakázek

Společné zadávání je praxe, při níž více zadavatelů slučuje své zadávací aktivity do jediného zadávacího řízení za účelem dosažení úspor z rozsahu, sdílení odbornosti a snížení administrativního duplicitního úsilí. Společné zadávání může mít různé podoby, od neformální koordinace u konkrétních zakázek po formální centralizované nákupní orgány obsluhující celé veřejné sektory. Směrnice Evropské unie o zadávání veřejných zakázek (EU) výslovně povolují společné zadávání a podporují jej jako nástroj efektivního veřejného utrácení.

Proč zadavatelé podnikají společné zadávání

Existuje několik motivací pro společné zadávání. Nejjistější je kupní síla: spojením poptávky více odběratelů může společné zadávání zajistit lepší ceny, než když jednotliví odběratelé jednají samostatně. Dodavatelé preferují větší kontrakty, protože mohou rozložit fixní náklady na vyšší obrat, což jim umožňuje nabízet nižší jednotkové ceny. Agregovaná poptávka rovněž ospravedlňuje investice dodavatelů do lepší dodavatelské infrastruktury, školení a provozních kapacit.

Dalším motorem je administrativní efektivita. Zadávací postupy zahrnují značné náklady na právní přezkum, přípravu dokumentace, hodnocení a řízení smluv. Když více odběratelů pořizuje podobné zboží nebo služby odděleně, administrativní náklady se násobí. Společné zadávání konsoliduje administrativní úsilí do jediného řízení, uvolňuje kapacity zadavatelů pro jiné priority.

Společné zadávání rovněž koncentruje odborné znalosti. Specializované kategorie zadávek, jako jsou IT systémy, složité zdravotnické přístroje nebo velká infrastruktura, vyžadují hluboké technické znalosti pro efektivní zadávání. Jednotliví zadavatelé nemusí mít odborné znalosti potřebné ke kompetentnímu specifikování a hodnocení těchto zakázek. Společné zadávání umožňuje, aby expertní týmy obsluhovaly více zadavatelů a uplatňovaly své specializované znalosti napříč širším veřejným sektorem.

Podoby společného zadávání

Společné zadávání má v praxi mnoho podob. Nejjednodušší je příležitostná koordinace, kdy se dva nebo více zadavatelů rozhodne sloučit konkrétní nadcházející zakázky, aniž by vytvářeli trvalou strukturu. To funguje dobře u jednorázových příležitostí, kdy mají společné potřeby ve stejnou dobu.

Formálnější uspořádání zahrnují konsorcia, kde více zadavatelů vytváří strukturované partnerství pro průběžnou koordinaci zadávání. Konsorcia typicky mají řídicí struktury, sdílené zadávací postupy a definované mechanismy rozdělení nákladů. Nacházejí se mezi plně nezávislými zadavateli a plně centralizovanými nákupními orgány, poskytují strukturu bez úplné konsolidace.

Centralizované nákupní orgány představují nejinstitucionalizovanější podobu společného zadávání. Jde o specializované organizace, které zadávají jménem více koncových odběratelů, často napříč celým národním veřejným sektorem nebo v konkrétní oblasti, například zdravotnictví. Crown Commercial Service ve Spojeném království, Central Public Procurement Office v Lotyšsku a podobné orgány v jiných členských státech působí jako centralizované nákupní orgány pro své jurisdikce.

Přeshraniční společné zadávání

Právo EU pro zadávání veřejných zakázek výslovně podporuje přeshraniční společné zadávání, kdy zadavatelé z různých členských států kombinují své zadávací aktivity. Přeshraniční společné zadávání čelí dodatečné složitosti v důsledku rozdílů v národním právu veřejného zadávání, jazyce a administrativní kultuře. Navzdory těmto komplikacím se jeho rozsah v čase zvyšuje, zejména v oblasti zdravotnictví, kde sdílená poptávka může zajistit lepší přístup k omezeným zdravotnickým produktům.

Pandemie COVID-19 urychlila přeshraniční společné zadávání v oblasti zdravotnictví. Členské státy EU spolupracovaly prostřednictvím společných nákupů vakcín, ventilátorů, osobních ochranných prostředků a dalších kritických zásob. Zkušenost prokázala jak potenciál přeshraničního společného zadávání, tak praktické výzvy při jeho uvedení do provozu v rozmanitých národních systémech. Poučení z pandemie nadále ovlivňují politiku přeshraničního zadávání.

Mimo zdravotnictví je přeshraniční společné zadávání méně rozšířené, avšak roste. Oblasti, kde se rozvíjí, zahrnují zadávání v oblasti obrany v rámci společných evropských programů, vybavení pro vědecký výzkum pro sdílená zařízení a infrastrukturu pro přeshraniční dopravní sítě. Evropská komise podporuje přeshraniční společné zadávání prostřednictvím financování budování kapacit a právního poradenství k příslušným postupům.

Důsledky pro dodavatele

Společné zadávání vytváří pro dodavatele jak příležitosti, tak výzvy. Příležitostí je přístup k větším, strategičtějším zakázkám, než jaké by byly k dispozici od jednotlivých zadavatelů. Získání rámcové smlouvy či významné společné zakázky může přinést několik let stabilních příjmů napříč více koncovými odběrateli. Výzvou je sofistikovanější konkurence, kterou společné zadávání přitahuje. Velké společné zakázky obvykle přitahují nabídky od etablovaných dodavatelů se silnými referencemi, což ztěžuje šanci pro novější nebo menší konkurenty.

Dodavatelé také potřebují porozumět tomu, jak se smlouvy uzavřené v rámci společného zadávání proměňují v reálné nákupní chování. Rámcová dohoda udělená centralizovaným nákupním orgánem může být některými koncovými odběrateli hojně využívána a jinými téměř vůbec. Předvídání toho, kteří koncoví odběratelé budou skutečně čerpat z rámce, je zásadní pro prognózu příjmů a řízení vztahu ke smlouvě. Sofistikovaní dodavatelé sledují vzorce čerpání a aktivně komunikují s koncovými odběrateli s cílem podpořit využití.

Související pojmy

• Centralizovaný nákupní orgán (Centralised Purchasing Body): nejinstitucionalizovanější podoba společného zadávání.
• Rámcová dohoda (Framework Agreement): běžná struktura používaná ve společném zadávání.
• Přeshraniční zadávání (Cross-border Procurement): oblast, v níž společné zadávání roste.
• Směrnice EU o zadávání veřejných zakázek (EU Procurement Directives): právní rámec podporující společné zadávání.
• Veřejné zakázky (Public Procurement): širší činnost, v jejímž rámci se společné zadávání vyskytuje.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.