ROLECE (Espagne) — Registre des soumissionnaires

À quoi sert le registre

Le Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público existe pour consigner les données et circonstances pertinentes afin d'établir l'aptitude d'un opérateur économique à contracter avec le secteur public espagnol, y compris les pouvoirs de ses représentants et mandataires, et pour rendre cela démontrable devant tout organisme adjudicateur (art. 337.1 de la Ley 9/2017 (LCSP — Ley de Contratos del Sector Público)). Il dépend du Ministerio de Hacienda y Función Pública et est tenu par les organes de soutien technique de la Junta Consultiva de Contratación Pública del Estado.

Deux éléments sont inscrits d'office. Les classifications accordées par les commissions d'aptitude étatiques, et par les organismes régionaux lorsque celles-ci ne contredisent pas les classifications d'État, sont inscrites d'office (art. 338.1), de même que les interdictions de contracter prévues à l'art. 73.2 (art. 338.2). Tout le reste est inscrit à votre demande : personnalité juridique et capacité d'agir, étendue des pouvoirs de vos représentants, habilitations et autorisations professionnelles, et données de solvabilité économique et financière (art. 339.1). L'article 342 rend l'inscription volontaire et vous permet de choisir lesquelles de ces données seront enregistrées.

Ce que l'inscription prouve réellement

L'article 96.1 est la disposition opératoire. L'inscription au ROLECE prouve, devant tous les organismes adjudicateurs du secteur public et sauf preuve du contraire, les conditions d'aptitude de l'opérateur en ce qui concerne la personnalité et la capacité d'agir, la représentation, l'habilitation professionnelle ou commerciale, la solvabilité économique et financière, la solvabilité technique ou professionnelle, la classification et les autres circonstances inscrites, ainsi que la présence ou l'absence d'interdictions de contracter. L'article 340.3 confirme que toutes les inscriptions ont le même effet probatoire, quelle que soit l'autorité qui les a effectuées.

Les procurations bénéficient d'un traitement spécial. Le ROLECE est interconnecté et interopérable avec le registre électronique d'État des pouvoirs ; les organismes adjudicateurs doivent consulter le ROLECE pour vérifier les pouvoirs et, lorsqu'un pouvoir apparaît dans plus d'un registre, l'inscription au ROLECE prévaut (art. 337.4).

Où s'arrête l'effet

Les registres régionaux ne forment pas un superset. Les communautés autonomes peuvent tenir leurs propres registres de soumissionnaires et d'entreprises classées (art. 341.1), et l'inscription dans l'un d'eux prouve vos données devant les organismes adjudicateurs de cette communauté, les entités locales de son territoire et les organismes dépendant de l'un ou de l'autre (arts. 341.3 et 96.2). Elle n'a pas d'effet transfrontalier. Si vous soumissionnez dans plusieurs régions, une inscription régionale seule ne vous permettra pas d'intervenir dans une procédure de l'État ou dans celle d'une autre communauté.

L'inscription ne se substitue pas non plus au contrat. Elle atteste des faits généraux ; le cahier des charges d'un marché spécifique peut exiger une capacité de solvabilité supérieure à celle que vous avez enregistrée, et tout élément non conservé dans le registre doit quand même être produit lorsque l'organisme adjudicateur émet sa demande de documentation (art. 150.2). Dans le procedimiento abierto simplificado, l'art. 159.4 exige expressément que le soumissionnaire fournisse, dans les sept jours ouvrables accordés pour la garantie définitive, tout document non inscrit au registre.

L'inscription impose également une obligation de mise à jour. L'article 343 oblige les opérateurs inscrits à notifier toute modification de leurs données enregistrées et toute circonstance nouvelle constituant une interdiction de contracter. Le défaut de notification, intentionnel ou par négligence, peut entraîner la suspension de l'inscription et de ses effets en matière de passation de marchés publics, ainsi que de la délivrance de certificats.

Quand elle cesse d'être facultative

L'article 159.4.a) rend le ROLECE obligatoire dans le procédure ouverte simplifiée : tout soumissionnaire doit être inscrit au ROLECE, ou dans le registre de la communauté autonome concernée lorsque l'art. 96.2 s'applique, à la date limite de dépôt des offres. Il existe un dispositif d'allègement. Une offre est également recevable si le soumissionnaire prouve avoir déposé sa demande d'inscription, avec la documentation requise, avant cette date — preuve constituée par l'accusé de réception du registre accompagné d'une déclaration responsable indiquant que la documentation a été déposée et qu'aucune demande de correction n'a été reçue.

La procédure ouverte simplifiée couvre les travaux jusqu'à 2 000 000 € de valeur estimée et les fournitures et services en dessous des seuils harmonisés pour les organismes d'État centraux, de sorte que cela concerne une grande part des procédures d'appel d'offres ordinaires en Espagne. En pratique, un fournisseur non inscrit est exclu de ce type de procédure dans son ensemble.

Que faire

Commencez l'inscription avant de repérer un marché auquel vous souhaitez répondre. L'inscription se demande par voie électronique et exige un certificat électronique qualifié pour la personne agissant, et les éléments les plus lents sont les documents constitutifs de la société et la preuve des pouvoirs du signataire — pas le formulaire. Un fournisseur qui découvre l'obligation de l'art. 159.4 deux semaines avant une échéance compte sur la soupape d'accusé de réception, qui ne fonctionne que si le dépôt est complet.

Enregistrez délibérément les pouvoirs de vos représentants. Parce que le ROLECE prévaut sur d'autres registres de pouvoirs, une inscription obsolète vaut pire que pas d'inscription : c'est la version sur laquelle l'organisme adjudicateur agira.

Choisissez votre registre en fonction de la géographie de votre carnet de commandes. Si vous ne vendez qu'à une seule communauté autonome et à ses autorités locales, le registre régional peut suffire. Si votre carnet de commandes traverse des régions ou inclut l'administration centrale, vous devez viser le ROLECE, et vous devriez tenir les données à jour plutôt que de les corriger dans les sept jours après avoir déjà remporté un marché.

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