ROLECE (Spanien) — Bieterregister

ROLECE ist das staatliche Register, das die Tatsachen enthält, die ein spanischer Auftraggeber benötigt, um Sie als Bieter zuzulassen: Rechtspersönlichkeit, Vollmachten, berufliche Zulassungen, Solvenzangaben, Klassifizierung und jegliches Verbot der Auftragserteilung. Die Eintragung ist im Allgemeinen freiwillig, jedoch für das procedimiento abierto simplificado zwingend. Autonome Gemeinschaften können eigene gleichwertige Register führen, deren Wirkung an der regionalen Grenze endet.

Wozu das Register dient

Das Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público dient dazu, die Daten und Umstände zu erfassen, die für den Nachweis der Eignung eines Wirtschaftsakteurs zur Vertragsvergabe mit dem spanischen öffentlichen Sektor relevant sind, einschließlich der Vollmachten seiner Vertreter und Bevollmächtigten, und diese vor jedem Auftraggeber nachweisbar zu machen (art. 337.1 der Ley 9/2017, LCSP). Es untersteht dem Ministerio de Hacienda y Función Pública und wird von den technischen Unterstützungsgremien der Junta Consultiva de Contratación Pública del Estado geführt.

Zwei Dinge werden automatisch eingetragen. Von den staatlichen Klassifizierungskommissionen erteilte Klassifizierungen und solche regionaler Stellen, soweit sie den staatlichen nicht widersprechen, werden ex officio eingetragen (art. 338.1), ebenso wie Ausschlüsse von der Vergabe nach art. 73.2 (art. 338.2). Alles andere wird auf Antrag eingetragen: Rechtspersönlichkeit und Geschäfts- bzw. Handlungsfähigkeit, Umfang der Vertretungsbefugnisse, berufliche Genehmigungen und Befähigungen sowie wirtschaftliche und finanzielle Solvenzangaben (art. 339.1). Artikel 342 bestimmt, dass die Eintragung freiwillig ist und lässt Ihnen die Wahl, welche dieser Daten aufgenommen werden.

Was die Eintragung tatsächlich beweist

Artikel 96.1 ist die maßgebliche Vorschrift. Die Eintragung in ROLECE beweist, gegenüber allen öffentlichen Auftraggebern und sofern nicht das Gegenteil bewiesen wird, die Eignungsbedingungen des Wirtschaftsbeteiligten hinsichtlich der Rechtspersönlichkeit und Handlungsfähigkeit, Vertretung, beruflicher oder gewerblicher Befähigung, wirtschaftlicher und finanzieller Solvenz, technischer oder beruflicher Leistungsfähigkeit, Klassifizierung und der sonst eingetragenen Umstände sowie das Vorhandensein oder Fehlen von Ausschlüssen von der Vergabe. Artikel 340.3 bestätigt, dass alle Einträge unabhängig davon, welche Behörde sie vorgenommen hat, dieselbe beurkundende Wirkung haben.

Vollmachten werden gesondert behandelt. ROLECE ist mit dem staatlichen elektronischen Register der Vollmachten vernetzt und interoperabel; die Auftraggeber müssen ROLECE zur Überprüfung von Vollmachten konsultieren, und erscheint eine Vollmacht in mehr als einem Register, geht der ROLECE‑Eintrag vor (art. 337.4).

Wo die Wirkung endet

Regionale Register sind kein Superset. Autonome Gemeinschaften können eigene Register von Bietern und klassifizierten Unternehmen führen (art. 341.1), und eine Eintragung in einem solchen Register beweist Ihre Daten gegenüber den Auftraggebern dieser Gemeinschaft, den lokalen Stellen in ihrem Hoheitsgebiet und den von beiden abhängigen Einrichtungen (arts. 341.3 und 96.2). Sie ist nicht übertragbar. Wenn Sie in mehreren Regionen bieten, reicht eine regionale Eintragung allein nicht für ein staatliches Vergabeverfahren oder für die Auftraggeber einer anderen Gemeinschaft aus.

Die Eintragung ersetzt auch nicht den Vertrag. Sie beweist die allgemeinen Tatsachen; das Pliego für einen konkreten Auftrag kann eine über die eingetragene Solvenz hinausgehende Leistungsfähigkeit verlangen, und alles, was nicht im Register gehalten ist, muss dennoch vorgelegt werden, wenn der Auftraggeber die Aufforderung zur Vorlage von Unterlagen erlässt (art. 150.2). Im procedimiento abierto simplificado verlangt art. 159.4 ausdrücklich, dass der Bieter innerhalb der sieben Arbeitstage für die definitive Bietssicherung jedes nicht im Register eingetragene Dokument vorlegt.

Die Registrierung bringt zudem eine fortlaufende Pflicht mit sich. Artikel 343 verpflichtet eingetragene Betreiber, jede Änderung ihrer eingetragenen Daten und jede nachträglich eintretende Umstände, die einem Ausschluss von der Vergabe gleichkommt, zu melden. Unterlassung hierfür, vorsätzlich oder fahrlässig, kann zur Aussetzung der Eintragung und ihrer Wirkungen für die öffentliche Vergabe sowie des Rechts auf Ausstellung von Bescheinigungen führen.

Wann die Eintragung nicht mehr freiwillig ist

Artikel 159.4.a) macht ROLECE im procedimiento abierto simplificado verpflichtend: Jeder Bieter muss bis zum Endtermin für die Angebotseinreichung in ROLECE oder in dem Register der zuständigen autonomen Gemeinschaft, auf das art. 96.2 Anwendung findet, eingetragen sein. Es gibt eine Entlastungsklausel. Ein Angebot ist auch dann zulässig, wenn der Bieter nachweist, dass er seinen Antrag auf Eintragung mit den erforderlichen Unterlagen vor diesem Datum gestellt hat — nachweisbar durch die Eingangsbestätigung des Registers zuzüglich einer verantwortlichen Erklärung, dass die Unterlagen eingereicht wurden und keine Aufforderung zur Berichtigung vorliegt.

Das procedimiento abierto simplificado gilt für Bauleistungen bis zu einem geschätzten Wert von 2.000.000 € sowie Liefer‑ und Dienstleistungen unterhalb der harmonisierten Schwellenwerte für zentrale Staatsstellen, sodass es einen großen Anteil routinemäßiger spanischer Ausschreibungen erfasst. In der Praxis ist ein nicht eingetragener Anbieter von diesem Verfahrens typ ausgeschlossen.

Was zu tun ist

Beginnen Sie die Registrierung, bevor Sie eine Ausschreibung finden, für die es sich lohnt zu bieten. Die Eintragung wird elektronisch beantragt und erfordert ein qualifiziertes elektronisches Zertifikat der handelnden Person; die zeitaufwändigeren Teile sind die Gesellschaftsdokumente und der Nachweis der Unterschrifts-/Vertretungsbefugnisse — nicht das Formular. Ein Anbieter, der die Anforderung des art. 159.4 zwei Wochen vor einer Frist entdeckt, ist auf die Eingangsbestätigungsklausel angewiesen, die nur wirkt, wenn die Einreichung vollständig ist.

Melden Sie die Vollmachten Ihrer Vertreter bewusst an. Da ROLECE anderen Registern von Vollmachten vorgeht, ist ein veralteter Eintrag schlimmer als keiner: Er ist die Version, auf die der Auftraggeber zurückgreifen wird.

Wählen Sie Ihr Register im Hinblick auf die Geographie Ihres Auftragsbestands. Wenn Sie nur an eine autonome Gemeinschaft und deren lokale Behörden liefern, kann das regionale Register ausreichen. Überschreitet Ihr Auftragsbestand Regionen oder umfasst er die Zentralverwaltung, sollten Sie ROLECE anstreben und die Daten aktuell halten, anstatt sie erst innerhalb der siebentägigen Frist nach einem bereits erzielten Zuschlag zu berichtigen.

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