ROLECE (Spanje) — register inschrijvers

Waar het register voor dient

Het Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público bestaat om de gegevens en omstandigheden vast te leggen die relevant zijn om de geschiktheid van een economische operator om met de Spaanse publieke sector te contracteren aan te tonen, inclusief de volmachten van zijn vertegenwoordigers en gemachtigden, en om dat aantoonbaar te maken tegenover elke aanbestedende dienst (art. 337.1 van Ley 9/2017, LCSP). Het valt onder het Ministerio de Hacienda y Función Pública en wordt bijgehouden door de technische ondersteuningsorganen van de Junta Consultiva de Contratación Pública del Estado.

Twee zaken worden automatisch ingeschreven. Classificaties die door de staatsclassificatiecommissies zijn toegekend, en door regionale instanties waar deze niet in tegenspraak zijn met de staatsclassificaties, worden ex officio ingeschreven (art. 338.1), evenals verbodsbepalingen op het aangaan van contracten krachtens art. 73.2 (art. 338.2). Alles overige wordt op uw verzoek ingeschreven: rechtspersoonlijkheid en handelingsbekwaamheid, de omvang van de bevoegdheden van uw vertegenwoordigers, beroepsautorisaties en habilitaties, en economische en financiële solvabiliteitsgegevens (art. 339.1). Artikel 342 maakt inschrijving vrijwillig en laat u kiezen welke van die gegevens worden opgenomen.

Wat inschrijving daadwerkelijk bewijst

Artikel 96.1 is de toepassende bepaling. Inschrijving in ROLECE bewijst, tegenover alle aanbestedende diensten van de publieke sector en behoudens het tegendeel bewezen, de geschiktheidsvoorwaarden van de operator betreffende rechtspersoonlijkheid en handelingsbekwaamheid, vertegenwoordiging, beroeps- of bedrijfsbekwaamheid, economische en financiële solvabiliteit, technische of professionele solvabiliteit, classificatie en de andere ingeschreven omstandigheden, samen met de aanwezigheid of afwezigheid van uitsluitingsgronden. Artikel 340.3 bevestigt dat alle inschrijvingen hetzelfde accreditatieve effect hebben ongeacht welke autoriteit ze heeft gedaan.

Volmachten krijgen een bijzondere behandeling. ROLECE is gekoppeld en interoperabel met het staats-elektronische register van volmachten; aanbestedende diensten moeten ROLECE raadplegen om volmachten te verifiëren en, waar een volmacht in meer dan één register voorkomt, prevaleert de ROLECE-inschrijving (art. 337.4).

Waar het bereik ophoudt

Regionale registers zijn geen superset. Autonome gemeenschappen kunnen hun eigen registers van inschrijvers en geclassificeerde bedrijven bijhouden (art. 341.1), en inschrijving in een dergelijk register bewijst uw gegevens tegenover de aanbestedende diensten van die gemeenschap, de lokale entiteiten in haar grondgebied en organen die van beide afhankelijk zijn (arts. 341.3 en 96.2). Het reist niet mee. Als u aanbiedt over regio's heen, volstaat een regionale inschrijving niet voor deelname aan een staatsaanbesteding of aan de aanbestedingen van een andere autonome gemeenschap.

Inschrijving vervangt evenmin het contract. Het bewijst de algemene feiten; het pliego voor een specifiek contract kan solvabiliteit eisen boven hetgeen u heeft geregistreerd, en alles wat niet in het register is opgenomen moet nog steeds worden overgelegd wanneer de aanbestedende dienst de documenten opvraagt (art. 150.2). In de vereenvoudigde open procedure vereist art. 159.4 uitdrukkelijk dat de inschrijver, binnen de zeven werkdagen die voor de definitieve waarborg zijn toegestaan, elk document aanlevert dat niet in het register is ingeschreven.

Registratie brengt ook een voortdurende verplichting met zich mee. Artikel 343 verplicht geregistreerde operators om elke wijziging van hun opgenomen gegevens en elke superveniënde omstandigheid die neerkomt op een verbod op contracteren te melden. Het nalaten daarvan, wederrechtelijk of uit nalatigheid, kan leiden tot schorsing van de inschrijving en van haar gevolgen voor overheidsaanbestedingen, en tot schorsing van het recht op afgifte van certificaten.

Wanneer het niet langer optioneel is

Artikel 159.4.a) maakt ROLECE verplicht in de vereenvoudigde open procedure: iedere inschrijver moet zijn ingeschreven in ROLECE, of in het register van de relevante autonome gemeenschap waar art. 96.2 van toepassing is, uiterlijk op de uiterste datum voor het indienen van aanbiedingen. Er is één ontlastingsmechanisme. Een aanbieding is ook toelaatbaar indien de inschrijver kan aantonen dat hij zijn aanvraag tot inschrijving, met de vereiste documentatie, vóór die datum heeft ingediend — te staven door de ontvangstbevestiging van het register plus een verantwoordelijke verklaring dat de documentatie is ingediend en dat geen verzoek tot verbetering is ontvangen.

De vereenvoudigde open procedure bestrijkt werken tot €2.000.000 geraamde waarde en leveringen en diensten beneden de geharmoniseerde drempels voor centrale staatsorganen, zodat dit een groot deel van routinematige Spaanse aanbesteden beslaat. In de praktijk sluit een niet-geregistreerde leverancier zich daarmee uit van dat gehele procedé.

Wat te doen

Start de registratie voordat u een aanbesteding vindt waarop u wilt inschrijven. Inschrijving wordt elektronisch aangevraagd en vereist een gekwalificeerd elektronisch certificaat voor de handelende persoon; de trage onderdelen zijn de vennootschapsdocumenten en het bewijs van de bevoegdheid van de ondertekenaar — niet het formulier. Een leverancier die het vereiste van art. 159.4 pas twee weken voor een deadline ontdekt, vertrouwt op de ontvangstbevestiging als ontlastingsmechanisme, hetgeen alleen werkt als de indiening volledig is.

Registreer de volmachten van uw vertegenwoordigers met zorg. Omdat ROLECE prevaleert boven andere registers van volmachten, is een verouderde inschrijving erger dan geen inschrijving: het is de versie waarop de aanbestedende dienst zal handelen.

Kies uw register met het geografische patroon van uw pijplijn in gedachten. Als u alleen aan één autonome gemeenschap en haar lokale autoriteiten levert, kan het regionale register volstaan. Als uw pijplijn regio's overstijgt of de centrale overheid omvat, heeft u ROLECE nodig en dient u de gegevens actueel te houden in plaats van ze binnen een zevendaagse termijn te herstellen nadat u al hebt gewonnen.

Related terms

• Ondernemingsclassificatie (Spanje)
• PLACSP — Spaans platform voor aanbestedingen
• Perfil de contratante (Spanje) — aanbestedingsprofiel
• SARA-contracten — geharmoniseerd regime (Spanje)

See Otnox plans to track procurement opportunities across 80+ markets.