Perfil de contratante (Spanje) — aanbestedingsprofiel

De perfil de contratante is de internetlocatie waarop een Spaanse aanbestedende dienst alles met betrekking tot haar aanbestedingsactiviteit moet publiceren. Het is geen leveranciersgerichte "buyer profile"-pagina maar een wettelijk omschreven publicatieplaats: krachtens de LCSP is publicatie dáár hetgeen wat een aanbestedingshandeling rechtsgevolg geeft, en het uitblijven van publicatie kan het contract nietig maken. Artikel 63 geeft een lange, puntsgewijze minimumlijst van wat er moet verschijnen.

Niet een "buyer profile"

De Engelse aanbestedingsvocabulaire gebruikt de term "buyer profile" voor een beschrijving van een organisatie — wie zij is, wat zij koopt, hoe zij bereikbaar is. De Spaanse perfil de contratante is iets anders. Artikel 63.1 van Ley 9/2017 (LCSP) verplicht aanbestedende diensten hun profiel uitsluitend via internet te verspreiden, als het element dat de informatie en documenten met betrekking tot hun aanbestedingsactiviteit samenbrengt. Hoe het profiel te bereiken is, moet zonder uitzondering in de pliegos en in elke aanbestedingsbekendmaking worden vermeld.

De toegang is gratis en vereist geen voorafgaande identificatie. Identificatie mag slechts worden geëist voor gepersonaliseerde diensten gekoppeld aan het profiel — abonnementen, waarschuwingen, elektronische mededelingen, het indienen van aanbiedingen. Alles wat wordt gepubliceerd moet in open, herbruikbare formaten staan en gedurende ten minste vijf jaar toegankelijk blijven.

Wat erin moet verschijnen

Artikel 63.3 somt een minimum op voor elk contract, en de lijst is veel langer dan een Engelse "contract notice plus award notice" zou doen vermoeden:

de memoria justificativa van het contract; voor diensten het rapport over het tekort aan eigen middelen van de aanbestedende dienst; de rechtvaardiging van de gebruikte procedure telkens wanneer deze niet open of beperkt is; de pliego de cláusulas administrativas particulares en de pliego de prescripciones técnicas, of gelijkwaardige documenten; en het document waarin het dossier wordt goedgekeurd;
het gedetailleerde onderwerp, de duur, het presupuesto base de licitación en het gunningsbedrag inclusief btw;
voorafgaande informatiemeldingen, aanbestedingsbekendmakingen, gunnings- en formalisatiemeldingen, wijzigingsmeldingen en hun rechtvaardiging, en mededelingen over ontwerpwedstrijden;
de media waarin het contract bekendgemaakt is, met links;
het aantal en de identiteit van de deelnemende inschrijvers, alle actas van de mesa de contratación (of, waar geen mesa optreedt, de overeenkomstige besluitvorming), het rapport waarin criteria die op waarderingsbeoordeling berusten worden gemotiveerd, de rapporten over aanbiedingen die als abnormaal laag worden verondersteld krachtens art. 149.4, en in elk geval de gunningsbeslissing.

Besluiten om niet te gunnen, terugtrekking uit de procedure, verklaringen dat een procedure is gestrand, het indienen van beroepen en eventuele daaruit voortvloeiende schorsingen moeten ook worden gepubliceerd. Artikel 63.5 voegt geannuleerde procedures toe en de samenstelling van de mesa de contratación en van eventuele commissies van deskundigen — met vermelding van de functie die elk lid bekleedt; generieke verwijzingen naar de afdeling zijn uitdrukkelijk verboden.

Contratos menores worden ten minste per kwartaal gepubliceerd, met onderwerp, duur, gunningsbedrag inclusief btw en de identiteit van de gegunde partij, geordend naar gegunde partij (art. 63.4). Contracten met een geraamde waarde onder €5.000 die via een kasfondsregeling worden betaald zijn uitgezonderd van die publicatie. In-house opdrachten boven €50.000 exclusief btw worden eveneens gepubliceerd (art. 63.6).

Waarom publicatie daar constitutief is

Het profiel is geen aangeboden kopie zonder juridische betekenis. Artikel 347.5 bepaalt dat publicatie van kennisgevingen en andere contractinformatie in een perfil de contratante de in de wet voorziene rechtsgevolgen doet ontstaan slechts wanneer het profiel wordt gehost op PLACSP of op een conforme regionale informatiedienst. Artikel 39.2.c maakt het ontbreken van publicatie van de aanbestedingsbekendmaking in een dergelijk profiel — of in het Publicatieblad van de EU (OJEU) wanneer dat vereist is — een grond voor volle nietigheid van het contract.

Het systeem dat het profiel ondersteunt moet een voorziening bevatten die betrouwbaar het moment van openbare verspreiding kan aantonen (art. 63.7). Die tijdsaanduiding is wat termijnen vastlegt. De beroepstermijnen voor het bijzondere aanbestedingsberoep lopen vanaf de dag na publicatie in het profiel (art. 50.1.a en b). Voor contracten die niet aan geharmoniseerde regelgeving zijn onderworpen loopt de minimumtermijn voor het indienen van aanbiedingen vanaf de publicatie van de aanbestedingsbekendmaking in het profiel (art. 156.6). De gunningsbeslissing moet binnen 15 dagen in het profiel worden gepubliceerd (art. 151.1) en de formalisatie binnen 15 dagen nadat het contract definitief is geworden (art. 154.1).

Het praktische gevolg voor een inschrijver

Daaruit volgen drie zaken.

Het profiel is uw bewijsbasis, niet slechts uw bron voor alerts. Omdat de actas de la mesa, het waarderingsrapport voor op oordeel gebaseerde criteria en de rapporten over abnormaal lage aanbiedingen moeten worden gepubliceerd, kunt u normaal gesproken reconstrueren hoe de score van een concurrent is opgebouwd zonder iemand te hoeven vragen. Als die documenten ontbreken, vormt die afwezigheid op zich een argument.

Het profiel bepaalt uw klok. Werk uit van de tijdsaanduiding op het profiel, niet van de dag waarop u toevallig een geaggregeerde vermelding op een andere site hebt gezien. Wanneer een regionaal platform het profiel host, is dat platform het register dat prevaleert bij discrepantie met PLACSP (art. 347.3).

Ontbrekende publicatie is een grond, geen enkelzijdige klacht. Als een aanbestedingsbekendmaking nooit in een profiel is verschenen dat wordt gehost op PLACSP of de toepasselijke regionale dienst, is dat nietigheid krachtens art. 39.2.c, met de eigen langere termijnen onder art. 50.2 — 30 dagen vanaf publicatie van de formalisatie, of anders zes maanden vanaf formalisatie.

Een terminologiewaarschuwing. Veel Spaans-talige naslagwerken beschrijven nog een "adjudicación provisional" gevolgd door een "adjudicación definitiva". Die tweefasigheid bestaat niet meer in de LCSP. De huidige volgorde is classificatie van aanbiedingen en voorstel (art. 150.1), een verplichting om binnen tien werkdagen documenten te overleggen (art. 150.2), gunning binnen vijf werkdagen na ontvangst daarvan (art. 150.3), en formalisatie (art. 153).

Related terms

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.