ROLECE (Spania) — Offisielt tilbyderregister
ROLECE er det statlige registeret som inneholder de opplysninger en spansk kontraherende myndighet trenger for å godta deg som tilbyder: rettslig personstatus, fullmakter, yrkesautorisasjoner, opplysninger om betalingsevne, klassifisering og eventuelle forbud mot kontraktsinngåelse. Registrering er i utgangspunktet frivillig, men obligatorisk for den forenklede åpne prosedyren. Autonome regioner kan føre sine egne tilsvarende registre, hvis virkning opphører ved regiongrensen.
Hva registeret brukes til
Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público finnes for å registrere de opplysninger og omstendigheter som er relevante for å bevise en økonomisk aktørs egnethet til å inngå kontrakt med spansk offentlig sektor, herunder fullmaktene til aktørens representanter og fullmektiger, og for å gjøre dette etterprøvbart overfor enhver oppdragsgiver (art. 337.1 i Ley 9/2017, LCSP). Det ligger under Ministerio de Hacienda y Función Pública og føres av de tekniske støtteorganene til Junta Consultiva de Contratación Pública del Estado.
To typer opplysninger føres inn automatisk. Klassifiseringer gitt av statlige klassifiseringskommisjoner, og av regionale organer der disse ikke er i strid med de statlige, registreres av eget tiltak (art. 338.1), og det samme gjelder forbud mot å inngå kontrakt etter art. 73.2 (art. 338.2). Alt annet føres inn på din anmodning: juridisk personlighet og handleevne, omfanget av representantenes fullmakter, yrkesmessige autorisasjoner og habiliteringer, samt opplysninger om økonomisk og finansiell soliditet (art. 339.1). Artikkel 342 gjør registrering frivillig, og lar deg velge hvilke av disse opplysningene som registreres.
Hva registrering faktisk beviser
Artikkel 96.1 er den operative bestemmelsen. Registrering i ROLECE beviser, overfor alle oppdragsgivere i offentlig sektor og med mindre det motsatte påvises, aktørens egnethetsvilkår når det gjelder personlighet og handleevne, representasjon, yrkesmessig eller forretningsmessig habilitering, økonomisk og finansiell soliditet, teknisk eller faglig soliditet, klassifisering og de øvrige registrerte omstendighetene, sammen med forekomst eller fravær av forbud mot å inngå kontrakt. Artikkel 340.3 bekrefter at alle registreringer har samme bevisvirkning uavhengig av hvilken myndighet som har foretatt dem.
Fullmakter behandles særskilt. ROLECE er sammenkoblet og interoperabelt med det statlige elektroniske fullmaktsregisteret; oppdragsgivere skal konsultere ROLECE for å verifisere fullmakter, og der en fullmakt fremgår av mer enn ett register, har registreringen i ROLECE forrang (art. 337.4).
Hvor virkningen stanser
Regionale registre er ikke et overordnet register. Autonome regioner kan føre egne registre over tilbydere og klassifiserte foretak (art. 341.1), og registrering i ett av dem beviser dine opplysninger overfor oppdragsgiverne i den aktuelle regionen, lokale enheter på dens territorium og organer som er underlagt noen av disse (art. 341.3 og 96.2). Virkningen følger ikke med videre. Dersom du inngir tilbud på tvers av regioner, vil en regional registrering alene ikke gi adgang til en statlig anskaffelse eller til en annen regions anskaffelse.
Registrering erstatter heller ikke kontrakten. Den beviser de generelle forholdene; konkurransegrunnlaget (pliego) for en bestemt kontrakt kan kreve soliditet utover det du har registrert, og alt som ikke finnes i registeret må fortsatt fremlegges når oppdragsgiver utsteder sin dokumentasjonsanmodning (art. 150.2). I den forenklede åpne prosedyren krever art. 159.4 uttrykkelig at tilbyderen, innen de sju virkedagene som er tillatt for den endelige garantien, fremlegger ethvert dokument som ikke er registrert i registeret.
Registrering medfører også en løpende plikt. Artikkel 343 pålegger registrerte aktører å melde enhver endring i sine registrerte opplysninger og enhver senere inntrådt omstendighet som utgjør et forbud mot å inngå kontrakt. Unnlatelse av å gjøre dette, forsettlig eller uaktsomt, kan føre til suspensjon av registreringen og dens virkninger for offentlige anskaffelser, samt av retten til å få utstedt sertifikater.
Når det ikke lenger er valgfritt
Artikkel 159.4.a) gjør ROLECE obligatorisk i den forenklede åpne prosedyren (procedimiento abierto simplificado): enhver tilbyder må være registrert i ROLECE, eller i registeret til den relevante autonome regionen der art. 96.2 får anvendelse, innen den siste fristen for å levere tilbud. Det finnes én sikkerhetsventil. Et tilbud kan også tas til behandling dersom tilbyderen beviser at søknaden om registrering, med påkrevd dokumentasjon, ble inngitt før denne datoen — dokumentert ved registerets mottaksbekreftelse samt en ansvarserklæring om at dokumentasjonen ble inngitt og at ingen anmodning om retting er mottatt.
Den forenklede åpne prosedyren omfatter bygge- og anleggsarbeider med en anslått verdi på inntil €2,000,000 og varer og tjenester under de harmoniserte terskelverdiene for sentrale statlige organer, slik at dette omfatter en stor del av rutinemessige spanske anbud. I praksis er en uregistrert leverandør utelukket fra hele denne prosedyretypen.
Hva du bør gjøre
Start registreringen før du finner et anbud det er verdt å levere tilbud på. Registrering søkes elektronisk og krever et kvalifisert elektronisk sertifikat for personen som handler, og de tidkrevende delene er selskapsdokumentene og dokumentasjonen for signatarens fullmakter — ikke skjemaet. En leverandør som oppdager kravet i art. 159.4 to uker før en frist, er avhengig av sikkerhetsventilen med mottaksbekreftelse, som bare fungerer dersom innleveringen er komplett.
Registrer representantenes fullmakter bevisst. Fordi ROLECE har forrang over andre fullmaktsregistre, er en utdatert registrering verre enn ingen: det er den versjonen oppdragsgiver vil legge til grunn.
Velg register ut fra geografien i din tilbudsportefølje. Dersom du bare selger til én autonom region og dens lokale myndigheter, kan det regionale registeret være tilstrekkelig. Dersom tilbudsporteføljen krysser regiongrenser eller omfatter sentralforvaltningen, trenger du ROLECE, og du bør holde opplysningene oppdaterte i stedet for å rette dem innen en sjudagersfrist etter at du allerede har vunnet.