Yhteishankinta

Yhteishankinta on useiden hankintaviranomaisten harjoittama käytäntö, jossa niiden hankintatoimet yhdistetään yhden hankintamenettelyn alle mittakaavaetujen saavuttamiseksi, asiantuntemuksen jakamiseksi ja hallinnollisen päällekkäisyyden vähentämiseksi. Yhteishankinta voi ilmetä monin tavoin, aina epävirallisesta koordinoinnista tiettyjen sopimusten osalta formatiivisiin keskitettyihin hankintayksiköihin, jotka palvelevat koko julkista sektoria. Euroopan unionin (EU) hankintadirektiivit sallivat nimenomaisesti yhteishankinnan ja tukevat sitä tehokkaan julkisen rahan käytön välineenä.

Miksi hankintaviranomaiset tekevät yhteishankintoja

Useita tekijöitä kannustaa yhteishankintaan. Ilmeisin on ostovoima: yhdistämällä kysynnän useiden ostajien kesken yhteishankinta voi turvata paremmat hinnat kuin yksittäisten ostajien toimiessa erikseen. Toimittajat suosivat suurempia sopimuksia, sillä ne jaksottavat kiinteät kustannukset laajemmalle liikevaihdolle ja voivat näin tarjota alhaisempia yksikköhintoja. Aggregoitu kysyntä myös oikeuttaa toimittajien investoinnit parempaan toimitusinfrastuktuuriin, koulutukseen ja palvelukyvykkyyteen.

Hallinnollinen tehokkuus on toinen kannustin. Hankintamenettelyihin liittyy merkittävää hallinnollista työtä, kuten oikeudellinen tarkastus, asiakirjojen laatiminen, arviointi ja sopimuksen hallinnointi. Kun useat ostajat hankkivat samankaltaisia tavaroita tai palveluja erikseen, hallinnolliset kustannukset moninkertaistuvat. Yhteishankinta keskittää hallinnollisen työn yhteen menettelyyn ja vapauttaa ostajien resursseja muihin prioriteetteihin.

Yhteishankinta myös keskittää asiantuntemusta. Erityiset hankintakategoriat, kuten tietojärjestelmät, monimutkaiset terveydenhuollon laitteet tai suuret infrastruktuurihankkeet, edellyttävät syvällistä teknistä tietämystä tehokkaaseen hankintaan. Yksittäisiltä ostajilta voi puuttua asiantuntemus, joka tarvitaan näiden hankintojen määrittelyyn ja arviointiin. Yhteishankinta mahdollistaa asiantuntijatiimien palvelemisen useampia ostajia, jolloin erikoisosaamista voidaan hyödyntää laajemmin julkisella sektorilla.

Yhteishankinnan muodot

Yhteishankinta voi käytännössä ilmetä moninaisin tavoin. Yksinkertaisin muoto on satunnainen koordinointi, jossa kaksi tai useampia hankintaviranomaisia päättää yhdistää tiettyjä tulevia hankintojaan ilman pysyvän rakenteen luomista. Tämä soveltuu hyvin kertaluonteisiin mahdollisuuksiin, joissa yhteisten osapuolten tarpeet ovat samankaltaiset samaan aikaan.

Formaalimmat järjestelyt sisältävät konsortiot, joissa useat hankintaviranomaiset muodostavat rakenteellisen kumppanuuden jatkuvaa hankintayhteistyötä varten. Konsortioilla on tyypillisesti hallintojärjestelyt, yhteiset hankintamenettelyt ja määritellyt kustannusten jakamisperiaatteet. Ne asettuvat täysin itsenäisten ostajien ja täysin keskitettyjen hankintaviranomaisten väliin tarjoten rakennetta ilman täydellistä keskittämistä.

Keskitetyt hankintayksiköt edustavat yhteishankinnan institutionaalisinta muotoa. Nämä ovat omistautuneita organisaatioita, jotka hankkivat puolestaan useille alapuolisille ostajille, usein koko kansallisella julkisella sektorilla tai tietyllä alueella kuten terveydenhuollossa. The Crown Commercial Service Yhdistyneessä kuningaskunnassa, The Central Public Procurement Office in Latvia ja vastaavat toimijat muissa jäsenvaltioissa toimivat omissa toimivaltaisuuksissaan keskitettyinä hankintayksikköinä.

Rajat ylittävä yhteishankinta

EU:n hankintaoikeus tukee nimenomaisesti rajat ylittävää yhteishankintaa, jossa eri jäsenvaltioiden hankintaviranomaiset yhdistävät hankintatoimensa. Rajat ylittävä yhteishankinta kohtaa lisääntyneitä monimutkaisuuksia kansallisten hankintoja koskevien erojen, kielten ja hallinnollisen kulttuurin vuoksi. Monimutkaisuudesta huolimatta sen käyttö on kasvanut ajan myötä, erityisesti terveydenhuollon hankinnoissa, joissa yhdistetty kysyntä voi turvata paremman pääsyn niukkoihin lääke- ja hoitotarvikkeisiin.

COVID-19-pandemia nopeutti rajat ylittävää yhteishankintaa terveydenhuollossa. EU:n jäsenvaltiot tekivät yhteistyötä rokotteiden, hengityslaitteiden, henkilökohtaisen suojavarustuksen ja muiden kriittisten tarvikkeiden yhteishankinnoissa. Kokemus osoitti sekä rajat ylittävän yhteishankinnan potentiaalin että sen operatiiviset haasteet eri kansallisten järjestelmien yhteensovittamisessa. Pandemiasta saadut opit jatkavat rajat ylittävän hankintapolitiikan muokkaamista.

Terveydenhuollon ulkopuolella rajat ylittävä yhteishankinta on edelleen harvinaisempaa, mutta kasvussa. Kehittyneitä alueita ovat puolustushankinnat yhteisten eurooppalaisten ohjelmien puitteissa, tieteellisen tutkimuksen laitteet yhteisiä tiloja varten sekä rajat ylittävän liikenneinfrastruktuurin hankinnat. Euroopan komissio tukee rajat ylittävää yhteishankintaa kapasiteetin rakentamisen rahoituksella sekä oikeudellisella ohjeistuksella asiaankuuluvista menettelyistä.

Vaikutukset toimittajille

Yhteishankinta tarjoaa toimittajille sekä mahdollisuuksia että haasteita. Mahdollisuus on pääsyä suurempiin, strategisempiin sopimuksiin kuin mitä yksittäisiltä ostajilta olisi saatavilla. Keskitetyn puitesopimuksen tai suuren yhteishankinnan voittaminen voi tuottaa vuosien vakaat tulot useiden alapuolisten ostajien kautta. Haasteena on kuitenkin kilpailun lisääntynyt vaativuus: suuret yhteishankinnat houkuttelevat tyypillisesti tarjouksia vakiintuneilta toimittajilta, joilla on vahvat referenssit, mikä vaikeuttaa uusien tai pienempien kilpailijoiden asemaa.

Toimittajien on myös ymmärrettävä, miten yhteishankintasopimukset konkretisoituvat ostokäyttäytymisen tasolla. Keskitetyn hankintayksikön myöntämä puitesopimus voi olla laajasti käytössä joidenkin alapuolisten ostajien toimesta ja lähes käyttämättä toisten kohdalla. On tärkeää ennustaa, mitkä alapuoliset ostajat todellisuudessa käyttävät puitesopimusta, jotta liikevaihto voidaan ennustaa ja sopimussuhdetta hallita. Kehittyneet toimittajat seuraavat tilausten käyttöä (call-off) ja ovat aktiivisesti vuorovaikutuksessa alapuolisten ostajien kanssa käyttöönoton edistämiseksi.

Liittyvät termit

Keskitetty hankintayksikkö: yhteishankinnan institutionaalisin muoto.
Puitesopimus: yhteishankinnoissa yleisesti käytetty rakenne.
Rajat ylittävä hankinta: alue, jossa yhteishankinta on kasvussa.
EU:n hankintadirektiivit: yhteishankintaa tukevat oikeudelliset puitteet.
Julkiset hankinnat: laajempi toiminta, jonka puitteissa yhteishankinta tapahtuu.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.