Avoin menettely

Avoin menettely on yleisin julkisten hankintojen menettely Euroopan unionissa (EU) ja useimmissa nykyaikaisissa hankintakehyksissä. Avoimessa menettelyssä mikä tahansa pätevä toimittaja voi jättää tarjouksen suoraan julkaistuun hankintailmoitukseen (contract notice) ilman erillistä ennakkokelpoisuusvaihetta (pre-qualification stage). Menettely on nimetty avoimeksi, koska osallistumisen ovi on alusta alkaen avoinna kaikille kiinnostuneille toimittajille. Avoin menettely on oletusvalinta rutiininomaisissa hankinnoissa, joissa hankkija odottaa kilpailua tunnetulta markkinalta.

Miten avoin menettely toimii

Avoin menettely alkaa hankintailmoituksen julkaisemisella. Ilmoituksessa on kaikki toimittajien tarvitsema tieto tarjouksen arvioimiseksi ja laatimiseksi, mukaan lukien sopimuksen kohde, arvioitu arvo, arviointikriteerit ja tarjouksen jättöaika. Ilmoitusta täydentävät tarjousasiakirjat, jotka toimittajat voivat ladata ja tarkastella.

Osallistuvat toimittajat valmistavat ja jättävät tarjouksensa määräaikaan mennessä. Erillistä kelpoisuusvaihetta ei ole. Jokainen tarjous arvioidaan kokonaisuutena, joka kattaa sekä toimittajan kelpoisuuden että varsinaisen tarjouksen sisällön. Hankintayksikkö avaa kaikki määräajan jälkeen jätetyt tarjoukset, arvioi ne julkaistujen kriteerien mukaisesti ja valitsee voittajan.

Avoimien menettelyjen standardiajanjaksot määritellään EU-direktiiveissä (EU directives) ja kansallisissa säännöksissä. EU:n kynnysarvon ylittävissä sopimuksissa vähimmäistarjousaika on 35 päivää hankintailmoituksen julkaisemisesta lukien. Tätä voidaan lyhentää 15 päivään, jos ennakkotiedote (Prior Information Notice, PIN) on julkaistu aiemmin, tai 10 päivään todellisissa kiireellisyyden tapauksissa. Useimmat avoimet menettelyt käytännössä kestävät 35–60 päivää, mikä antaa toimittajille riittävän ajan laadukkaiden tarjousten laatimiseen.

Milloin avoin menettely on oikea valinta

Avoin menettely soveltuu useimpiin vakiohankintoihin, joissa hankkija odottaa markkinoilla useita päteviä toimittajia. Menettely on suoraviivainen, läpinäkyvä ja ennakoitava. Hankkijat tietävät, mitä odottaa, ja toimittajat tietävät, miten osallistua. Avoin menettely tarjoaa myös selkeän todistusaineiston kilpailusta, koska kuka tahansa voi tarjota, mikä täyttää sekä oikeudelliset vaatimukset että julkisten menojen poliittisen läpinäkyvyyden tarpeet.

Avoin menettely on vähemmän sopiva, kun toimittajamarkkinat ovat erittäin erikoistuneet tai päteviä osallistujia on vähän. Tällöin avoin menettely voi houkutella monia heikkolaatuisia tarjouksia, jotka sitovat arviointiresursseja ilman merkittävää kilpailun lisääntymistä. Avoin menettely ei myöskään sovi hyvin hyvin monimutkaisiin sopimuksiin, joissa hankkijan on tarpeen olla vuorovaikutuksessa tarjoajien kanssa vaatimusten täsmentämiseksi. Monimutkaisissa hankinnoissa käytetään tyypillisesti rajoitettua menettelyä (Restricted Procedure), kilpailullista dialogia (Competitive Dialogue) tai neuvoteltua menettelyä (Negotiated Procedure).

Myös kustannusnäkökohdat vaikuttavat valintaan. Avoin menettely on yleensä hankkijalle edullisempi hallinnollisesti, koska erillistä kelpoisuusvaihetta ei ole. Koko toimittajakentälle se on kuitenkin kallimpaa, koska kaikki kiinnostuneet toimittajat laativat täydet tarjoukset ilman esikarsintaa. Erikoistuneilla markkinoilla, joissa kunkin tarjouksen laadinta on kallista, avoin menettely voi olla toimittajien näkökulmasta tuhlaileva.

Miten toimittajat lähestyvät avointa menettelyä

Toimittajat tekevät avoimessa menettelyssä varhaisessa vaiheessa selkeän päätöksen tarjouksen jättämisestä tai jättämättä jättämisestä ("bid-or-no-bid decision"). Koska kenttää ei suodateta kelpoisuusvaiheella, toimittajan on päätettävä nopeasti, sitoutuuko se panostamaan resursseja täyden tarjouksen laatimiseen vai jättääkö mahdollisuuden väliin. Päätös perustuu strategiseen sopivuuteen, voiton todennäköisyyteen, sopimuksen arvoon ja tarjouksen valmisteluun tarvittaviin resursseihin.

Sitouduttuaan toimittajat laativat täydellisen tarjouksen, joka käsittelee sekä kelpoisuuskriteerit että varsinaiset arviointikriteerit. Täysi tarjouspaketti on tyypillisesti laajempi kuin mitä rajoitetussa menettelyssä vaadittaisiin, jossa kelpoisuus arvioidaan erikseen. Tämä tarkoittaa, että avoimen menettelyn toimittajat investoivat enemmän alkuponnisteluihin, mutta kohtaavat vähemmän menettelyllistä monimutkaisuutta.

Avoimen menettelyn suuntaukset EU:n jäsenvaltioissa

Eri EU:n jäsenvaltiot (EU member states) osoittavat erilaisia käytäntöjä avoimen menettelyn käytössä. Joissakin maissa, joissa hankintajärjestelmät ovat kypsiä, avointa menettelyä käytetään merkittävälle osalle EU:n kynnysarvon ylittävistä sopimuksista. Toiset luottavat enemmän rajoitettuihin menettelyihin tai puitesopimuksiin (Framework Agreements), jotka sisältävät kelpoisuusvaiheita tai kehyssopimuksia. Viime vuosina on nähtävissä lievää laskua puhtaiden avointen menettelyjen käytössä ja vastaavaa kasvua puitesopimuksissa, jotka yhdistävät kelpoisuuden elementtejä myöhempiin mini-kilpailutuksiin.

Related terms

Rajoitettu menettely (Restricted Procedure): vaihtoehtoinen menettely, jossa on erillinen kelpoisuusvaihe.
Neuvoteltu menettely (Negotiated Procedure): menettely, johon sisältyy dialogi ja neuvottelu.
Kilpailullinen dialogi (Competitive Dialogue): menettely erittäin monimutkaisiin vaatimuksiin.
Puitesopimus (Framework Agreement): vaihtoehtoinen rakenne, joka yhdistää kelpoisuuden ja myöhemmät kilpailut.
Tarjous (Tender): asiakirja, joka jätetään avoimessa menettelyssä.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.