Динамичен систем за набавки (DPS)

Динамичен систем за набавки (DPS) е електронско средство за набавки што им дозволува на договорните органи да набавуваат рутинирани стоки, услуги или градежни работи преку континуирано отворен список на квалификувани добавувачи. За разлика од рамковен договор, кој ја фиксира листата на добавувачи на почетокот, DPS останува отворен за нови добавувачи во текот на целиот период на работа. Нови добавувачи може да аплицираат за вклучување во DPS во секое време, а квалификуваните апликанти се додаваат во пулот на добавувачи. Структурата на DPS е утврдена согласно директивите за набавки на ЕУ и еквивалентните правила на Обединетото Кралство.

Како функционира DPS во пракса

DPS оперира во две фази. Првата фаза е квалификацијата, каде договорниот орган објавува известување за договор со опис на DPS и категориите на стоки или услуги што ќе ги опфати. Добавувачите аплицираат за приклучување на DPS со поднесување докази дека ги исполнуваат објавените критериуми за селекција. Квалификуваните добавувачи се примаат во DPS, а неуспешните апликанти се известуваат и исклучуваат. Фазата на квалификација продолжува во текот на целиот рок на DPS, при што новите добавувачи можат да аплицираат во секое време.

Вторaта фаза е повикот за доделување (call-off), каде договорниот орган распишува конкретни натпревари за набавка до добавувачите во DPS. Секој повик за доделување е мини-конкуренција меѓу добавувачите на DPS во релевантната категорија. Добавувачите поднесуваат понуди за конкретниот повик за доделување, а купувачот го доделува договорот на победничкиот добавувач врз основа на објавените критериуми за оценка. Структурата на мини-конкуренцијата е слична на онаа што се користи според рамковните договори со повеќе добавувачи.

Континуирано отворениот процес на прием е главната разлика меѓу DPS и рамковен договор. Според рамковен договор, листата на добавувачи е фиксирана при почетокот на рамката и нови добавувачи не можат да се приклучат за време на траењето на рамката. Според DPS, листата на добавувачи расте континуирано како што новите добавувачи се квалификуваат. Ова има важни импликации и за купувачите и за пазарот на добавувачи.

Предности на DPS за купувачите

DPS нудат неколку предности во однос на фиксните рамковни договори. Прво, купувачот има корист од постојана конкуренција затоа што нови добавувачи можат да влезат на пазарот и да ги предизвикаат сегашните учесници во текот на целиот рок на DPS. Второ, купувачот може полесно да се прилагоди на пазарните промени бидејќи нови добавувачи што нудат подобрени технологии или пониски цени можат да се додаваат без да се чека истекот на рамковниот договор. Трето, DPS се особено погодни за брзо менувачки пазари каде капацитетот и цени на добавувачите се менуваат брзо.

DPS исто така го намалуваат ризикот во набавките од заклучување со неоптимални добавувачи за долги периоди. Според четиригодишен рамковен договор, купувачот обично е обврзан да работи само со членови на рамката до нејзиното истекување. Според DPS, купувачот може да ги вклучи подобрите добавувачи веднаш штом тие се квалификуваат, без да чека циклус на обновување. Оваа флексибилност го прави DPS сè попопуларни за ИТ услуги, професионални услуги и други категории каде капацитетот на добавувачите брзо се развива.

Предности и предизвици за добавувачите

Од перспектива на добавувачите, DPS нудат континуиран пристап до пазарот. Добавувач кој го пропушти лансирањето на рамковен договор е исклучен за целото време на рамката. Истовремено, истиот добавувач може да аплицира за DPS во секое време и, ако биде квалификуван, да добие моментален пристап до конкурси по повик. Оваа континуирана достапност е особено вредна за нови влезници на пазарот и за растечки добавувачи кои ја градат својата присутност во јавниот сектор.

Предизвик за добавувачите е што DPS со текот на времето примаат повеќе конкуренти. Добавувач кој се приклучил на DPS при лансирањето може постепено да се соочи со зголемена конкуренција како што се квалификуваат нови добавувачи. Растечкиот пул на добавувачи може да доведе до намалување на цените по повик и намалување на стапките на победа за поединечните добавувачи. Успешните добавувачи во DPS ја управуваат оваа динамика со континуирано подобрување на своите понуди, градење силни референци кај купувачот и ефикасност при одговорите на мини-конкуренциите.

Заеднички случаи на употреба на DPS

DPS сè повеќе се користат за категории професионални услуги каде што капацитетите на добавувачите се разновидни и на пазарот има и утврдени фирми и растечки специјалисти. ИТ консалтинг, менаџмент консалтинг, услуги за обука, истражувачки услуги и креативни услуги се чести категории за DPS. Структурата на DPS им овозможува на купувачите пристап до специјализирани добавувачи за конкретни повици за доделување без обврска кон фиксна листа на добавувачи во рамката.

DPS се користат и за рутинирани набавки на стоки каде купувачот очекува континуиран влез на нови добавувачи. Канцелариски материјали, резервни делови за возила, градежни материјали и слични категории на стоки понекогаш користат DPS за одржување на конкурентски притисок низ целиот период на набавка. Функцијата за континуиран прием обезбедува дека новите добавувачи што нудат подобри услови може да влезат на пазарот без да чекаат обновување на рамката.

Поврзани термини

• Рамковен договор: алтернатива со фиксна листа на добавувачи во однос на DPS.
• Мини-конкуренција: механизам по повик користен и во DPS-овите и во рамковните договори.
• Отворена постапка: стандардната постапка што се користи за набавки кои не се преку DPS.
• Предквалификација: чекорот за квалификација за приклучување на DPS.
• Централизирано тело за набавки: организација што често оперира големи DPS-ови.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.