Dynamisch aankoopsysteem (DPS)
Een Dynamisch aankoopsysteem, afgekort als DPS, is een elektronisch inkoopinstrument waarmee aanbestedende diensten routinematige goederen, diensten of werken kunnen verwerven via een continu openstaande lijst van gekwalificeerde leveranciers.
Een Dynamisch aankoopsysteem, afgekort als DPS, is een elektronisch inkoopinstrument waarmee aanbestedende diensten routinematige goederen, diensten of werken kunnen verwerven via een continu openstaande lijst van gekwalificeerde leveranciers. In tegenstelling tot een raamovereenkomst, waarbij de leverancierslijst bij aanvang vastligt, blijft een DPS gedurende de hele looptijd open voor nieuwe leveranciers. Nieuwe leveranciers kunnen te allen tijde verzoeken lid te worden van het DPS, en gekwalificeerde aanvragers worden aan de leverancierspool toegevoegd. De DPS-structuur is vastgesteld onder EU-aanbestedingsrichtlijnen en de equivalente Britse regels.
Hoe een DPS in de praktijk werkt
Een DPS werkt in twee fasen. De eerste fase is de kwalificatiefase, waarin de aanbestedende dienst een kennisgeving van de opdracht publiceert waarin het DPS en de categorieën goederen of diensten die het zal omvatten, worden beschreven. Leveranciers kunnen zich aanmelden voor opname in het DPS door bewijs te overleggen dat zij voldoen aan de gepubliceerde selectiecriteria. Gekwalificeerde leveranciers worden tot het DPS toegelaten en niet-succesvolle aanvragers worden geïnformeerd en uitgesloten. De kwalificatiefase duurt gedurende de volledige looptijd van het DPS voort, waarbij nieuwe leveranciers te allen tijde kunnen aanvragen.
De tweede fase is de afroep, waarin de aanbestedende dienst specifieke inkoopprocedures uitschrijft voor leveranciers op het DPS. Elke afroep is een mini-competitie tussen de DPS-leveranciers in de relevante categorie. Leveranciers dienen aanbiedingen in voor de specifieke afroep en de inkopende instantie gunt het contract aan de winnende leverancier op basis van de gepubliceerde evaluatiecriteria. De structuur van de mini-competitie lijkt op die welke wordt gebruikt onder multi-leverancier raamovereenkomsten.
Het continu open toelatingsproces is het belangrijkste verschil tussen een DPS en een raamovereenkomst. Bij een raamovereenkomst is de leverancierslijst bij de aanvang van het raamwerk vastgelegd en kunnen nieuwe leveranciers niet toetreden gedurende de looptijd van het raamwerk. Bij een DPS groeit de leverancierslijst continu naarmate nieuwe leveranciers zich kwalificeren. Dit heeft belangrijke implicaties zowel voor aanbestedende diensten als voor de leveranciersmarkt.
Voordelen van een DPS voor inkopende instanties
DPS'en bieden meerdere voordelen ten opzichte van vaste raamovereenkomsten. Ten eerste profiteert de inkopende instantie van voortdurende concurrentie omdat nieuwe leveranciers gedurende de looptijd van het DPS de markt kunnen betreden en incumbent-leveranciers kunnen uitdagen. Ten tweede kan de inkopende instantie zich gemakkelijker aanpassen aan marktveranderingen omdat nieuwe leveranciers die verbeterde technologieën of lagere prijzen aanbieden, zonder te wachten op het einde van een raamovereenkomst kunnen worden opgenomen. Ten derde zijn DPS'en bijzonder geschikt voor snel bewegende markten waarin leverancierscapaciteiten en prijsstelling snel veranderen.
DPS'en verminderen ook het inkooprisico van het voor langere perioden vastzitten aan suboptimale leveranciers. Bij een vierjarige raamovereenkomst is een inkoper doorgaans verbonden aan het werken met alleen raamwerklidmaatschappen tot het raamwerk afloopt. Bij een DPS kan de inkoper betere leveranciers opnemen zodra zij zich kwalificeren, zonder te wachten op een vernieuwingscyclus. Deze flexibiliteit maakt DPS'en steeds populairder voor IT-diensten, professionele diensten en andere categorieën waarin leverancierscapaciteiten snel evolueren.
Voordelen en uitdagingen voor leveranciers
Vanaf het perspectief van leveranciers bieden DPS'en continue toegang tot de markt. Een leverancier die de start van een raamovereenkomst mist, is voor de volledige duur van dat raamwerk uitgesloten. Diesel vergelijke leverancier kan zich echter te allen tijde aanmelden voor een DPS en, indien gekwalificeerd, onmiddellijke toegang krijgen tot afroeprondes. Deze continue toegankelijkheid is bijzonder waardevol voor nieuwe toetreders tot de markt en groeiende leveranciers die hun publieke sector aanwezigheid willen opbouwen.
De uitdaging voor leveranciers is dat DPS'en na verloop van tijd meer concurrenten toelaten. Een leverancier die bij de lancering van een DPS toetreedt, kan geleidelijk aan meer concurrentie krijgen naarmate nieuwe leveranciers zich kwalificeren. De groeiende leverancierspool kan de afroepprijzen naar beneden drukken en de gunningkansen voor individuele leveranciers verminderen. Succesvolle DPS-leveranciers gaan met deze dynamiek om door hun aanbod continu te verbeteren, sterke referenties bij de inkopende instantie op te bouwen en efficiënt te reageren in mini-competities.
Veelvoorkomende DPS-gebruikssituaties
DPS'en worden in toenemende mate gebruikt voor categorieën professionele diensten waarin leverancierscapaciteiten divers zijn en de markt zowel gevestigde firma's als groeiende specialisten omvat. IT-consultancy, managementconsultancy, trainingsdiensten, onderzoekdiensten en creatieve diensten zijn veelvoorkomende DPS-categorieën. De DPS-structuur stelt inkopende instanties in staat specialistische leveranciers voor specifieke afroepen te benaderen zonder zich te committeren aan een vaste leverancierslijst.
DPS'en worden ook gebruikt voor de inkoop van routinematige goederen waarbij de inkoper voortdurende toetreding van nieuwe leveranciers verwacht. Kantoorbenodigdheden, voertuigonderdelen, bouwmaterialen en vergelijkbare commoditiy-categorieën gebruiken soms DPS'en om gedurende de gehele inkoopperiode concurrentiedruk te behouden. De continue toelatingsfunctie zorgt ervoor dat nieuwe leveranciers die betere voorwaarden bieden de markt kunnen betreden zonder te wachten op vernieuwing van een raamovereenkomst.
Gerelateerde termen
- Raamovereenkomst: het alternatief met vaste leveranciers voor een DPS.
- Mini-competitie: het afroepmechanisme dat in zowel DPS'en als raamovereenkomsten wordt gebruikt.
- Open procedure: de standaardprocedure die wordt gebruikt voor niet-DPS-aanbestedingen.
- Prekwalificatie: de kwalificatiestap voor toetreding tot een DPS.
- Gecentraliseerde inkooporganisatie: een organisatie die vaak grote DPS'en beheert.