Dynamisches Beschaffungssystem (DPS)

Ein Dynamisches Beschaffungssystem, abgekürzt DPS, ist ein elektronisches Beschaffungsinstrument, das Vergabestellen erlaubt, routinemäßige Waren, Dienstleistungen oder Bauleistungen über eine durchgehend offene Liste qualifizierter Lieferanten zu beschaffen. Im Unterschied zu einer Rahmenvereinbarung, bei der die Lieferantenliste zu Beginn festgelegt wird, bleibt ein DPS während seines gesamten Betriebszeitraums für neue Lieferanten offen. Neue Lieferanten können sich jederzeit zur Teilnahme am DPS bewerben, und qualifizierte Bewerber werden dem Lieferantenpool hinzugefügt. Die DPS-Struktur ist in den EU-Vergaberichtlinien und den entsprechenden britischen Vorschriften verankert.

How a DPS works in practice

Ein DPS arbeitet in zwei Stufen. Die erste Stufe ist die Qualifikation, bei der die Vergabestelle eine Bekanntmachung veröffentlicht, in der das DPS und die Kategorien von Waren oder Dienstleistungen beschrieben werden, die abgedeckt werden. Lieferanten bewerben sich um die Aufnahme in das DPS, indem sie Nachweise erbringen, dass sie die veröffentlichten Eignungskriterien erfüllen. Qualifizierte Lieferanten werden in das DPS aufgenommen, nicht erfolgreiche Bewerber werden benachrichtigt und ausgeschlossen. Die Qualifikationsphase läuft während der gesamten DPS-Laufzeit weiter, wobei neue Lieferanten jederzeit Anträge stellen können.

Die zweite Stufe ist der Abruf, bei dem die Vergabestelle spezifische Beschaffungswettbewerbe an die Lieferanten im DPS vergibt. Jeder Abruf ist ein Mini-Wettbewerb unter den DPS-Lieferanten in der jeweiligen Kategorie. Lieferanten reichen Angebote für den konkreten Abruf ein, und der Auftraggeber vergibt den Vertrag an den siegreichen Lieferanten auf Basis der veröffentlichten Bewertungskriterien. Die Struktur des Mini-Wettbewerbs ähnelt derjenigen, die unter Rahmenvereinbarungen mit mehreren Lieferanten angewendet wird.

Der durchgehend offene Aufnahmeprozess ist der wesentliche Unterschied zwischen einem DPS und einer Rahmenvereinbarung. Bei einer Rahmenvereinbarung ist die Lieferantenliste zu Beginn der Rahmenlaufzeit festgelegt, und neue Lieferanten können während der Laufzeit nicht aufgenommen werden. Bei einem DPS wächst die Lieferantenliste kontinuierlich, sobald sich neue Lieferanten qualifizieren. Dies hat wichtige Auswirkungen sowohl für die Auftraggeber als auch für den Lieferantenmarkt.

Advantages of DPS for buyers

DPS bieten gegenüber festen Rahmenvereinbarungen mehrere Vorteile. Erstens profitiert der Auftraggeber von anhaltendem Wettbewerb, da neue Lieferanten während der gesamten DPS-Laufzeit in den Markt eintreten und bestehende Anbieter herausfordern können. Zweitens kann der Auftraggeber leichter auf Marktveränderungen reagieren, weil neue Lieferanten mit verbesserten Technologien oder niedrigeren Preisen ohne Warten auf das Ende der Rahmenlaufzeit aufgenommen werden können. Drittens eignen sich DPS besonders für schnelllebige Märkte, in denen sich die Leistungsfähigkeit der Lieferanten und die Preise rasch ändern.

DPS verringern zudem das Beschaffungsrisiko, sich über längere Zeit an suboptimale Lieferanten zu binden. Bei einer vierjährigen Rahmenvereinbarung ist ein Auftraggeber typischerweise verpflichtet, bis zum Ablauf nur mit den Rahmenmitgliedern zusammenzuarbeiten. Bei einem DPS kann der Auftraggeber bessere Lieferanten sofort einbeziehen, sobald diese qualifiziert sind, ohne auf einen Erneuerungszyklus warten zu müssen. Diese Flexibilität macht DPS zunehmend beliebt für IT-Dienstleistungen, Beratungsleistungen und andere Kategorien, in denen die Leistungsfähigkeit der Lieferanten schnell weiterentwickelt wird.

Advantages and challenges for suppliers

Aus Sicht der Lieferanten bieten DPS kontinuierlichen Marktzugang. Ein Lieferant, der den Start einer Rahmenvereinbarung verpasst, ist für die gesamte Laufzeit der Rahmenvereinbarung ausgeschlossen. Derselbe Lieferant kann sich bei einem DPS jederzeit bewerben und, wenn er qualifiziert wird, sofort Zugang zu Abrufwettbewerben erhalten. Diese durchgehende Zugänglichkeit ist insbesondere für neue Marktteilnehmer und wachsende Lieferanten, die ihre Präsenz im öffentlichen Sektor aufbauen, von hohem Wert.

Die Herausforderung für Lieferanten besteht darin, dass DPS im Laufe der Zeit mehr Wettbewerber zulassen. Ein Lieferant, der sich zu Beginn eines DPS anmeldet, kann mit zunehmender Qualifikation neuer Lieferanten mit immer stärkerem Wettbewerb konfrontiert werden. Der wachsende Lieferantenpool kann die Abrufpreise senken und die Gewinnquoten einzelner Lieferanten reduzieren. Erfolgreiche DPS-Lieferanten begegnen dieser Dynamik, indem sie ihre Angebote kontinuierlich verbessern, starke Referenzen beim Auftraggeber aufbauen und bei Mini-Wettbewerben effizient agieren.

Common DPS use cases

DPS werden zunehmend für Kategorien von Beratungsleistungen eingesetzt, in denen die Leistungsfähigkeit der Lieferanten heterogen ist und der Markt sowohl etablierte Firmen als auch wachsende Spezialisten umfasst. IT-Beratung, Managementberatung, Schulungsleistungen, Forschungsdienstleistungen und kreative Dienstleistungen sind häufige DPS-Kategorien. Die DPS-Struktur ermöglicht es Auftraggebern, Speziallieferanten für konkrete Abrufe zu nutzen, ohne sich auf eine feste Lieferantenliste festlegen zu müssen.

DPS werden auch für die Beschaffung routinemäßiger Waren eingesetzt, wenn der Auftraggeber mit anhaltendem Markteintritt neuer Lieferanten rechnet. Büromaterial, Fahrzeugteile, Baustoffe und ähnliche Warengruppen nutzen gelegentlich DPS, um während des Beschaffungszeitraums den Wettbewerbsdruck aufrechtzuerhalten. Die durchgehende Zulassungsfunktion stellt sicher, dass neue Lieferanten, die bessere Bedingungen anbieten, ohne Warten auf eine Rahmenerneuerung in den Markt eintreten können.

Related terms

Rahmenvereinbarung: die Alternative mit festem Lieferantenkreis gegenüber einem DPS.
Mini-Wettbewerb: der Abrufmechanismus, der sowohl in DPS als auch in Rahmenvereinbarungen verwendet wird.
Offenes Verfahren: das Standardverfahren, das für Nicht-DPS-Beschaffungen verwendet wird.
Präqualifikation: der Qualifikationsschritt zur Aufnahme in ein DPS.
Zentrale Beschaffungsstelle: eine Organisation, die oft große DPS betreibt.

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