Rahmenvereinbarung

Eine Rahmenvereinbarung ist eine langfristige Beschaffungsvereinbarung, die die Bedingungen festlegt, unter denen eine Vergabestelle künftige Verträge an einen oder mehrere vorausqualifizierte Lieferanten vergeben kann. Die Rahmenvereinbarung selbst verpflichtet den Käufer nicht zu einem bestimmten Abnahmevolumen. Stattdessen schafft sie ein vereinfachtes Beschaffungsinstrument für wiederkehrende Bezüge während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung, in der Regel vier Jahre in der Beschaffung der Europäischen Union (EU) und in besonderen Fällen bis zu zehn Jahre.

Eine Rahmenvereinbarung ist eine langfristige Beschaffungsvereinbarung, die die Bedingungen festlegt, unter denen eine Vergabestelle künftige Verträge an einen oder mehrere vorausqualifizierte Lieferanten vergeben kann. Die Rahmenvereinbarung selbst verpflichtet den Käufer nicht zu einem bestimmten Abnahmevolumen. Stattdessen schafft sie ein vereinfachtes Beschaffungsinstrument für wiederkehrende Bezüge während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung, in der Regel vier Jahre in der Beschaffung der Europäischen Union (EU) und in besonderen Fällen bis zu zehn Jahre.

Why framework agreements have become popular

Rahmenvereinbarungen lösen ein verbreitetes Beschaffungsproblem: Der Käufer muss über die Zeit wiederholt ähnliche Waren oder Dienstleistungen beschaffen, möchte aber für jeden einzelnen Einkauf kein vollständiges Wettbewerbsverfahren durchführen. Ohne Rahmenvereinbarung würde jeder Einkauf ein eigenes Beschaffungsverfahren erfordern, was für Routinebeschaffungen erhebliche administrative Aufwände verursachen würde. Rahmenvereinbarungen konsolidieren die Qualifikations- und Preisentscheidungen in ein einzelnes Vorverfahren, wobei nachfolgende Beschaffungen durch vereinfachte Abrufverfahren (call-off procedures) abgewickelt werden.

Die Rechtsvorschriften der Europäischen Union (EU) im Bereich der öffentlichen Beschaffung haben Rahmenvereinbarungen zunehmend als Teil der umfassenderen Modernisierung der Beschaffung gefördert. Nationale zentrale Beschaffungsstellen in vielen Mitgliedstaaten betreiben inzwischen große Rahmenvereinbarungen für gängige Waren und Dienstleistungen des gesamten öffentlichen Sektors. Diese zentralen Rahmenvereinbarungen ermöglichen Skaleneffekte und verringern die Beschaffungsbelastung für einzelne Vergabestellen.

Im Vereinigten Königreich werden Rahmenvereinbarungen vielfach vom Crown Commercial Service für die Beschaffung der Zentralregierung genutzt und von ähnlichen Stellen für die Kommunalverwaltung, den NHS und andere Bereiche des öffentlichen Sektors. Rahmenvereinbarungen für IT-Dienstleistungen, Beratungsleistungen, Bauleistungen und viele andere Kategorien werden fortlaufend erneuert, sobald ihre Laufzeiten auslaufen, und bieten qualifizierten Lieferanten fortlaufenden Zugang.

Single-supplier versus multi-supplier frameworks

Rahmenvereinbarungen treten in zwei Hauptformen auf. Einanbieter-Rahmenvereinbarungen (single-supplier frameworks) werden an einen einzigen Lieferanten vergeben, der während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung der exklusive Anbieter für alle qualifizierenden Abrufverträge wird. Einanbieterrahmen bieten dem Käufer maximale Einfachheit, verringern jedoch den Wettbewerbsdruck während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung. Sie sind am besten geeignet, wenn der Käufer Vertrauen in den Lieferanten hat und die unter der Rahmenvereinbarung fallenden Verträge Routinecharakter besitzen.

Mehranbieter-Rahmenvereinbarungen (multi-supplier frameworks) werden mehreren Lieferanten zuerkannt, die dann während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung um einzelne Abrufverträge konkurrieren. Mehranbieterrahmen erhalten den Wettbewerbsdruck über die gesamte Laufzeit, da jeder Abruf die Lieferanten zwingt, in Bezug auf Preis oder andere Kriterien zu konkurrieren. Sie sind administrativ komplexer, liefern jedoch in der Regel besseren Wert durch den fortlaufenden Wettbewerb.

Call-off mechanisms under frameworks

Mehranbieterrahmen verwenden einen von zwei Hauptabrufmechanismen. Beim direkten Abruf (Direct call-off) kann der Käufer einen Rahmenlieferanten direkt auswählen, wenn die Spezifikationen und Preise in der Rahmenvereinbarung ausreichend Informationen liefern, um ohne weitere Konkurrenz den besten Lieferanten zu identifizieren. Dies eignet sich für hoch standardisierte Waren oder Dienstleistungen mit klar vergleichbaren Preisen.

Der Mini-Wettbewerb (mini-competition) ist der häufigere Mechanismus für Dienstleistungsverträge und für jeden Abruf, bei dem die Spezifikationen angepasst werden müssen. Beim Mini-Wettbewerb fordert der Käufer alle Rahmenlieferanten zur Abgabe von Angeboten oder Angeboten für den spezifischen Abrufvertrag auf. Der Käufer bewertet die Antworten anhand veröffentlichter Kriterien und vergibt den Abruf an den Siege rlieferanten. Mini-Wettbewerbe sind wie verkleinerte Beschaffungsverfahren innerhalb der größeren Rahmenvereinbarung.

Strategic considerations for suppliers

Die Aufnahme in eine Rahmenvereinbarung ist in vielen Sektoren oft das primäre Beschaffungstor. Lieferanten, die von wichtigen Rahmenvereinbarungen ausgeschlossen sind, verlieren den Zugang zu erheblichen künftigen Einnahmequellen von öffentlichen Auftraggebern. Anspruchsvolle Lieferanten verfolgen die Beschaffungszyklen für Rahmenvereinbarungen genau und investieren stark in die Erlangung von Rahmenplätzen, da die vier Jahre oder längere Laufzeit der Rahmenvereinbarung bei Erfolg Umsätze erzeugen wird.

Einmal in einer Rahmenvereinbarung, sehen sich Lieferanten einer veränderten Wettbewerbssituation gegenüber. Sie konkurrieren nur noch mit anderen Rahmenmitgliedern, nicht mit dem gesamten Markt. Der Wettbewerb um einzelne Abrufe ist intensiver als der Wettbewerb um die Rahmenvereinbarung selbst, aber das Teilnehmerfeld ist kleiner und die Preisdynamiken sind besser vorhersehbar. Lieferanten, die ihre Teilnahme an Rahmenvereinbarungen gut steuern, bauen über mehrere Rahmenzyklen verlässlichere Einnahmequellen mit öffentlichen Auftraggebern auf.

Risks of framework agreements

Rahmenvereinbarungen bergen Risiken für sowohl Käufer als auch Lieferanten. Für Käufer besteht das Risiko, dass Preise und Bedingungen, die im Rahmen der Rahmenvereinbarung vereinbart wurden, während der vierjährigen Laufzeit veralten, falls sich die Marktbedingungen erheblich ändern. Rahmenpreise können unattraktiv werden, wenn Lieferanten ihre breiteren Marktpreise senken, aber nicht ihre Rahmenpreise. Käufer steuern dieses Risiko durch die Aufnahme von Preisüberprüfungsklauseln in Rahmenvereinbarungen.

Für Lieferanten umfassen die Risiken die fortlaufenden administrativen Kosten der Präsenz in der Rahmenvereinbarung, auch wenn Abrufe selten sind. Einige Rahmen verlangen quartalsmäßige Berichterstattung, Leistungsüberprüfungen und andere Verpflichtungen, unabhängig davon, ob der Lieferant Abrufe gewinnt. Lieferanten laufen zudem Gefahr, in Mini-Wettbewerben von anderen Rahmenmitgliedern unterboten zu werden, insbesondere wenn Wettbewerber Gewinne aus Abrufen über die Margenerhaltung stellen.

Related terms

• Mini-Wettbewerb (Mini-Competition): der Abrufmechanismus unter Mehranbieter-Rahmenvereinbarungen.
• Dynamisches Beschaffungssystem (Dynamic Purchasing System): eine alternative, offen gehaltene Struktur.
• Direktvergabe (Direct Award): die Funktionsweise von Einanbieter-Rahmenvereinbarungen.
• Abruf (Call-off): die Vergabe eines Vertrags im Rahmen einer Rahmenvereinbarung.
• Zentrale Beschaffungsstelle (Centralised Purchasing Body): eine Organisation, die oft große Rahmenvereinbarungen betreibt.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.