Beschaffung
Beschaffung ist der strukturierte Prozess, durch den eine Organisation Bedürfnisse identifiziert, Lieferanten findet, Bedingungen verhandelt und Güter, Dienstleistungen oder Bauleistungen beschafft. Während die einfachste Form der Beschaffung darin besteht, etwas von einem Lieferanten zu kaufen, ist moderne Beschaffung wesentlich strategischer. Sie umfasst alles von der Bedarfsermittlung und Marktanalyse bis hin zum Vertragsmanagement und zur Leistungsüberprüfung.
Beschaffung ist der strukturierte Prozess, durch den eine Organisation Bedürfnisse identifiziert, Lieferanten findet, Bedingungen verhandelt und Güter, Dienstleistungen oder Bauleistungen beschafft. Während die einfachste Form der Beschaffung darin besteht, etwas von einem Lieferanten zu kaufen, ist moderne Beschaffung wesentlich strategischer. Sie umfasst alles von der Bedarfsermittlung und Marktanalyse bis hin zum Vertragsmanagement und zur Leistungsüberprüfung.
Beschaffung versus Einkauf: eine sinnvolle Unterscheidung
Beschaffung und Einkauf werden häufig verwechselt, beschreiben jedoch unterschiedliche Tätigkeitsbereiche. Einkauf ist der transaktionale Vorgang der Auftragserteilung und Zahlung für Güter. Beschaffung ist die strategische Disziplin, die den Einkauf einschließt, aber auch Planung, Marktforschung, Lieferantenauswahl, Vertragsverhandlungen, Risikomanagement und das Leistungsmanagement nach Zuschlag umfasst.
Reife Organisationen behandeln die Beschaffung als strategische Funktion, die von einem Chief Procurement Officer oder einer gleichwertigen Position geleitet wird. Die Beschaffungsfunktion arbeitet mit den Bereichen Finanzen, Recht, Betrieb und den Führungskräften der Geschäftseinheiten zusammen, um sicherzustellen, dass die Einkäufe der Organisation mit ihren Zielen übereinstimmen. Kosteneinsparungen bleiben wichtig, doch Value-for-Money, Lieferantenrisikomanagement und Compliance werden in modernen Beschaffungsstrategien gleichermaßen gewichtet.
Öffentliche Beschaffung versus private Beschaffung
Bei der öffentlichen Beschaffung, bei der Regierungen und staatliche Institutionen von Lieferanten kaufen, gelten strenge rechtliche Regeln, die Transparenz, Gleichbehandlung und Wirtschaftlichkeit für die Steuerzahler sicherstellen sollen. Die Richtlinien der Europäischen Union, das United Kingdom Procurement Act 2023, die United States Federal Acquisition Regulation und ähnliche Regelwerke weltweit auferlegen den vergabenden Stellen detaillierte Pflichten. Diese Pflichten umfassen die Veröffentlichung von Bekanntmachungen, die Durchführung fairer Bewertungen, die Anwendung von Stillhaltefristen und die Berichterstattung über Zuschläge.
Die private Beschaffung, bei der Unternehmen von Lieferanten kaufen, bietet deutlich größere kommerzielle Flexibilität. Private Einkäufer können verhandeln, Stammlieferanten bevorzugen, ohne Wettbewerb vergeben und Details vertraulich halten. Viele private Unternehmen übernehmen freiwillig strukturierte Beschaffungspraktiken zur Kostenkontrolle und zum Risikomanagement, doch der rechtliche Rahmen ist im Vergleich zum öffentlichen Sektor deutlich leichter.
Die Unterschiede führen zu unterschiedlichen Lieferantenstrategien. Auf öffentliche Beschaffung ausgerichtete Lieferanten investieren in formale Bieterteams, Rahmenvertragsregistrierungen und Compliance-Fähigkeiten. Auf private Beschaffung ausgerichtete Lieferanten investieren in Key-Account-Management, Beziehungsaufbau und kommerzielle Agilität.
Der Beschaffungsprozess Schritt für Schritt
Ein typischer End-to-End-Beschaffungsprozess beginnt mit der Bedarfsermittlung, bei der die Organisation festlegt, was sie benötigt und in welchem Umfang. Darauf folgt die Marktanalyse, um zu verstehen, welche Lieferanten vorhanden sind, was sie anbieten und zu welchen Preisen. Das Beschaffungsteam erstellt dann Spezifikationen und wählt ein Vergabeverfahren, wobei je nach Kontext zwischen offenem Verfahren, beschränktem Verfahren, Abruf aus einem Rahmenvertrag oder direkter Auftragsvergabe gewählt wird.
Die nächste Phase ist Veröffentlichung und Wettbewerb. Die vergabende Stelle veröffentlicht eine Bekanntmachung, Lieferanten bereiten Angebote vor und reichen diese ein, und der Einkäufer bewertet sie anhand veröffentlichter Kriterien. Der erfolgreiche Lieferant wird ausgewählt und benachrichtigt; in der öffentlichen Beschaffung gilt anschließend eine Stillhaltefrist, um Rechtsbehelfe zu ermöglichen. Es folgt die Vertragsunterzeichnung und der Beginn des Vertragsmanagements. Die Leistung wird überwacht, Zahlungen werden geleistet, und am Ende des Vertragszyklus wird der Prozess überprüft und Erkenntnisse für die nächste Runde festgehalten.
Warum Beschaffung für Unternehmen wichtig ist
Bei den meisten großen Organisationen macht der Beschaffungsaufwand 50 bis 80 Prozent des Gesamtumsatzes aus. Verbesserungen der Beschaffungs-effizienz haben daher enorme Auswirkungen auf das Ergebnis. Eine Reduktion der Beschaffungskosten um 1 Prozent kann für dasselbe Unternehmen mehr Gewinn bringen als eine Umsatzsteigerung um 10 Prozent.
Über die Kosten hinaus ist Beschaffung zunehmend ein Instrument für Nachhaltigkeit, ethische Compliance und Resilienz in der Lieferkette. Einkäufer nutzen die Beschaffung, um Umweltzertifikate, faire Arbeitspraktiken und Transparenz in der Eigentümerstruktur der Lieferanten zu verlangen. In der Beschaffung werden auch Sanktionskonformität durchgesetzt und Interessenkonflikte geprüft. Daher arbeiten moderne Beschaffungsfachleute an der Schnittstelle von Finanzen, Recht, Ethik und Betrieb.
Verwandte Begriffe
- Öffentliche Beschaffung: Einkäufe durch Regierungen und staatseigene Unternehmen.
- Ausschreibung: das Dokument und das Verfahren zur Aufforderung zur Angebotsabgabe.
- Auftraggeber: die öffentliche Stelle, die die Beschaffung durchführt.
- Rahmenvereinbarung: eine langfristige Vereinbarung, die wiederholte Einkäufe ermöglicht.
- Einheitliches Europäisches Vergabedokument (ESPD): eine standardisierte Selbsterklärung von Bietern im EU-Vergabewesen.
See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.