Système d'achat dynamique (DPS)

Un Système d'achat dynamique, abrégé en DPS, est un dispositif électronique de passation de marchés qui permet aux autorités contractantes d'acheter des fournitures, services ou travaux courants via une liste continuellement ouverte de fournisseurs qualifiés. Contrairement à un accord-cadre, qui fige la liste des fournisseurs au départ, un DPS reste ouvert à de nouveaux fournisseurs pendant toute sa durée d'exploitation. De nouveaux fournisseurs peuvent demander à rejoindre le DPS à tout moment, et les candidats qualifiés sont ajoutés au vivier de fournisseurs. La structure du DPS est établie en vertu des directives de l'UE en matière de passation de marchés et des règles équivalentes du Royaume‑Uni.

Fonctionnement d'un DPS en pratique

Un DPS fonctionne en deux étapes. La première étape est la qualification, au cours de laquelle l'autorité contractante publie un avis de marché décrivant le DPS et les catégories de fournitures ou de services qu'il couvrira. Les fournisseurs candidatent pour rejoindre le DPS en soumettant des preuves qu'ils satisfont aux critères de sélection publiés. Les fournisseurs qualifiés sont admis au DPS, et les candidats non retenus sont informés et exclus. L'étape de qualification se poursuit pendant toute la durée du DPS, de nouveaux fournisseurs pouvant postuler à tout moment.

La seconde étape est l'attribution, où l'autorité contractante lance des consultations spécifiques de passation auprès des fournisseurs présents sur le DPS. Chaque attribution constitue un mini-concours entre les fournisseurs du DPS dans la catégorie concernée. Les fournisseurs soumettent des offres pour l'attribution spécifique, et l'acheteur attribue le marché au fournisseur retenu sur la base de critères d'évaluation publiés. La structure du mini-concours est similaire à celle utilisée dans le cadre des accords-cadres multi-fournisseurs.

Le processus d'admission continuellement ouvert est la principale différence entre un DPS et un accord-cadre. Dans un accord-cadre, la liste des fournisseurs est figée au début de l'accord et de nouveaux fournisseurs ne peuvent pas rejoindre pendant la durée de l'accord. Dans un DPS, la liste des fournisseurs s'accroît continuellement au fur et à mesure que de nouveaux fournisseurs se qualifient. Cela a des implications importantes pour les acheteurs et le marché des fournisseurs.

Avantages du DPS pour les acheteurs

Les DPS offrent plusieurs avantages par rapport aux accords-cadres fixes. Premièrement, l'acheteur bénéficie d'une concurrence permanente puisque de nouveaux fournisseurs peuvent entrer sur le marché et concurrencer les titulaires pendant toute la durée du DPS. Deuxièmement, l'acheteur peut s'adapter plus facilement aux évolutions du marché, car de nouveaux fournisseurs proposant des technologies améliorées ou des prix inférieurs peuvent être ajoutés sans attendre l'expiration de l'accord-cadre. Troisièmement, les DPS conviennent particulièrement aux marchés à évolution rapide où les capacités des fournisseurs et les tarifs changent rapidement.

Les DPS réduisent également le risque de verrouillage sur des fournisseurs sous‑optimaux pendant de longues périodes. Dans le cadre d'un accord-cadre de quatre ans, un acheteur est généralement engagé à travailler uniquement avec les membres de l'accord jusqu'à son expiration. Dans un DPS, l'acheteur peut inclure de meilleurs fournisseurs dès qu'ils se qualifient, sans attendre un cycle de renouvellement. Cette flexibilité rend les DPS de plus en plus populaires pour les services informatiques, les services professionnels et d'autres catégories où les capacités des fournisseurs évoluent rapidement.

Avantages et défis pour les fournisseurs

Du point de vue des fournisseurs, les DPS offrent un accès continu au marché. Un fournisseur qui manque le lancement d'un accord-cadre est exclu pendant toute la durée de l'accord. Le même fournisseur peut postuler à un DPS à tout moment et, s'il est qualifié, obtenir un accès immédiat aux consultations d'attribution. Cet accès continu est particulièrement précieux pour les nouveaux entrants sur le marché et les fournisseurs en croissance qui développent leur présence dans le secteur public.

Le défi pour les fournisseurs est que les DPS admettent un nombre croissant de concurrents au fil du temps. Un fournisseur qui rejoint un DPS au lancement peut faire face à une concurrence croissante à mesure que de nouveaux fournisseurs se qualifient. L'élargissement du vivier de fournisseurs peut faire baisser les prix d'attribution et réduire les taux de réussite pour les fournisseurs individuels. Les fournisseurs performants sur DPS gèrent cette dynamique en améliorant continuellement leurs offres, en développant de solides références auprès de l'acheteur et en étant efficaces dans la réponse aux mini-concours.

Cas d'usage courants des DPS

Les DPS sont de plus en plus utilisés pour des catégories de services professionnels où les capacités des fournisseurs sont diversifiées et où le marché comprend à la fois des entreprises établies et des spécialistes en croissance. Le conseil en informatique, le conseil en management, les services de formation, les services de recherche et les services créatifs sont des catégories courantes pour les DPS. La structure du DPS permet aux acheteurs d'accéder à des fournisseurs spécialisés pour des attributions spécifiques sans s'engager sur une liste fixe de fournisseurs.

Les DPS sont également utilisés pour l'achat de fournitures courantes lorsque l'acheteur prévoit une entrée persistante de nouveaux fournisseurs sur le marché. Les fournitures de bureau, pièces de véhicules, matériaux de construction et catégories de produits similaires utilisent parfois les DPS pour maintenir la pression concurrentielle pendant toute la période d'approvisionnement. La fonction d'admission continue garantit que de nouveaux fournisseurs proposant de meilleures conditions peuvent entrer sur le marché sans attendre le renouvellement d'un accord-cadre.

Termes associés

Accord-cadre : l'alternative à un DPS où la liste des fournisseurs est fixe.
Mini-concours : le mécanisme d'attribution (call-off) utilisé tant dans les DPS que dans les accords-cadres.
Procédure ouverte : la procédure standard utilisée pour les marchés hors DPS.
Pré-qualification : l'étape de qualification pour rejoindre un DPS.
Organisme central d'achat : une organisation qui gère souvent de grands DPS.

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