Dinamički sistem nabavke (DPS)

Dinamički sistem nabavke (DPS) je elektronski instrument nabavke koji omogućava ugovornim organima da nabavljaju rutinske robe, usluge ili radove putem kontinuirano otvorene liste kvalifikovanih dobavljača. Za razliku od okvirnog sporazuma, koji fiksira listu dobavljača na početku, DPS ostaje otvoren za nove dobavljače tokom celog perioda rada. Novi dobavljači mogu podneti zahtev za pristup DPS u bilo kom trenutku, a kvalifikovani podnosioci zahteva se dodaju u bazen dobavljača. Struktura DPS uspostavljena je na osnovu direktiva EU o javnim nabavkama i odgovarajućih pravila Ujedinjenog Kraljevstva.

Dinamički sistem nabavke (DPS) je elektronski instrument nabavke koji omogućava ugovornim organima da nabavljaju rutinske robe, usluge ili radove putem kontinuirano otvorene liste kvalifikovanih dobavljača. Za razliku od okvirnog sporazuma, koji fiksira listu dobavljača na početku, DPS ostaje otvoren za nove dobavljače tokom celog perioda rada. Novi dobavljači mogu podneti zahtev za pristup DPS u bilo kom trenutku, a kvalifikovani podnosioci zahteva se dodaju u bazen dobavljača. Struktura DPS uspostavljena je na osnovu direktiva EU o javnim nabavkama i odgovarajućih pravila Ujedinjenog Kraljevstva.

Kako DPS funkcioniše u praksi

DPS funkcioniše u dve faze. Prva faza je kvalifikacija, kada ugovorni organ objavljuje oglas o ugovoru koji opisuje DPS i kategorije dobara ili usluga koje će obuhvatiti. Dobavljači podnose prijave za pristup DPS dostavljanjem dokaza da ispunjavaju objavljene kriterijume selekcije. Kvalifikovani dobavljači se primaju u DPS, a neuspešni podnosioci prijava se obaveštavaju i isključuju. Faza kvalifikacije traje tokom celog roka trajanja DPS, pri čemu novi dobavljači mogu podneti prijavu u bilo kom trenutku.

Druga faza je pojedinačna nabavka, kada ugovorni organ raspisuje specifične konkurse za nabavku među dobavljačima u DPS. Svaka pojedinačna nabavka predstavlja mini-nadmetanje među dobavljačima DPS u relevantnoj kategoriji. Dobavljači podnose ponude za konkretnu pojedinačnu nabavku, a kupac dodeljuje ugovor pobedničkom dobavljaču na osnovu objavljenih kriterijuma evaluacije. Struktura mini-nadmetanja slična je onoj koja se koristi pod okvirnim sporazumima sa više dobavljača.

Kontinuirano otvoren proces prijema je glavna razlika između DPS i okvirnog sporazuma. Pod okvirnim sporazumom, lista dobavljača je fiksirana na početku okvira i novi dobavljači ne mogu pristupiti tokom trajanja okvira. Pod DPS, lista dobavljača kontinuirano raste kako se novi dobavljači kvalifikuju. To ima važne implikacije kako za kupce tako i za tržište dobavljača.

Prednosti DPS za kupce

DPS nude nekoliko prednosti u odnosu na fiksne okvirne sporazume. Prvo, kupac ostvaruje kontinuiranu konkurenciju jer novi dobavljači mogu ući na tržište i izazvati postojeće dobavljače tokom celog roka trajanja DPS. Drugo, kupac može lakše da se prilagođava promenama na tržištu jer se novi dobavljači koji nude poboljšane tehnologije ili niže cene mogu dodati bez čekanja isteka okvirnog sporazuma. Treće, DPS su posebno pogodna za brzo promenljiva tržišta gde se sposobnosti dobavljača i cene brzo menjaju.

DPS takođe smanjuju rizik od vezivanja za suboptimalne dobavljače na duži vremenski period. Pod okvirnim sporazumom od četiri godine, kupac je obično obavezan da radi samo sa članovima okvira dok okvir ne istekne. Pod DPS, kupac može uključiti bolje dobavljače čim se kvalifikuju, bez čekanja ciklusa obnove. Ova fleksibilnost čini DPS sve popularnijim za IT usluge, profesionalne usluge i druge kategorije u kojima sposobnosti dobavljača brzo evoluiraju.

Prednosti i izazovi za dobavljače

Iz perspektive dobavljača, DPS pružaju kontinuirani pristup tržištu. Dobavljač koji propusti lansiranje okvirnog sporazuma isključen je tokom celog trajanja tog okvira. Isti dobavljač može se prijaviti za DPS u bilo kom trenutku i, ukoliko bude kvalifikovan, odmah dobiti pristup konkurišima za pojedinačne nabavke. Ova kontinuirana dostupnost je posebno vredna za nove učesnike na tržištu i rastuće dobavljače koji grade prisustvo u javnom sektoru.

Izazov za dobavljače je to što DPS tokom vremena prima sve više konkurenata. Dobavljač koji se pridruži DPS pri lansiranju može se suočiti sa sve većom konkurencijom kako novi dobavljači stiču kvalifikaciju. Rastući bazen dobavljača može sniziti cene kod pojedinačnih nabavki i smanjiti stopu uspeha pojedinačnih dobavljača. Uspešni dobavljači na DPS upravljaju ovom dinamikom kontinuiranim unapređivanjem svoje ponude, izgradnjom snažnih referenci kod kupca i efikasnošću u odgovaranju na mini-nadmetanja.

Uobičajene primene DPS

DPS se sve češće koriste za kategorije profesionalnih usluga gde su sposobnosti dobavljača raznolike i tržište uključuje kako etablirane firme, tako i rastuće specijaliste. Konsalting u oblasti IT-a, menadžment konsalting, usluge obuke, istraživačke usluge i kreativne usluge su česte DPS kategorije. Struktura DPS omogućava kupcima pristup specijalističkim dobavljačima za konkretne pojedinačne nabavke bez obavezivanja na fiksnu listu dobavljača okvirnog sporazuma.

DPS se takođe koriste za nabavku rutinskih dobara gde kupac očekuje kontinuiran ulazak novih dobavljača na tržište. Kancelarijski materijal, rezervni delovi za vozila, građevinski materijali i slične robe često koriste DPS kako bi se održao konkurentski pritisak tokom perioda nabavke. Funkcija kontinuiranog prijema osigurava da novi dobavljači koji nude povoljnije uslove mogu ući na tržište bez čekanja obnove okvirnog sporazuma.

Povezani pojmovi

  • Okvirni sporazum: fiksna alternativa sa listom dobavljača u odnosu na DPS.
  • Mini-nadmetanje: mehanizam pojedinačne nabavke koji se koristi i u DPS i u okvirima.
  • Otvorena procedura: standardna procedura koja se koristi za nabavke koje nisu putem DPS.
  • Predkvalifikacija: korak kvalifikacije za pristup DPS.
  • Centralizovano telo za nabavke: organizacija koja često upravlja velikim DPS-ovima.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 80+ markets.