Sistema Dinâmico de Aquisições (DPS)

Um Sistema Dinâmico de Aquisições, abreviado como DPS, é um mecanismo de contratação eletrônica que permite às autoridades contratantes adquirir bens, serviços ou obras rotineiros por meio de uma lista continuamente aberta de fornecedores qualificados. Ao contrário de um acordo-quadro, que fixa a lista de fornecedores no início, um DPS permanece aberto a novos fornecedores durante todo o seu período de vigência. Novos fornecedores podem candidatar-se a ingressar no DPS a qualquer momento, e os candidatos qualificados são adicionados ao conjunto de fornecedores. A estrutura do DPS é estabelecida pelas diretivas de contratação da UE e por regras equivalentes do Reino Unido.

Como um DPS funciona na prática

Um DPS opera em duas fases. A primeira fase é a qualificação, em que a autoridade contratante publica um aviso de contratação descrevendo o DPS e as categorias de bens ou serviços que cobrirá. Os fornecedores candidatam-se a ingressar no DPS apresentando evidências de que cumprem os critérios de seleção publicados. Fornecedores qualificados são admitidos no DPS, e os candidatos não aprovados são notificados e excluídos. A fase de qualificação continua ao longo do prazo do DPS, com novos fornecedores podendo candidatar-se a qualquer momento.

A segunda fase é o contrato por chamada (call-off), em que a autoridade contratante promove concorrências específicas entre os fornecedores do DPS. Cada contrato por chamada é uma mini-competição entre os fornecedores do DPS na categoria relevante. Os fornecedores apresentam propostas para o contrato por chamada específico, e o comprador adjudica o contrato ao fornecedor vencedor com base em critérios de avaliação publicados. A estrutura de mini-competição é semelhante à utilizada em acordos-quadro com múltiplos fornecedores.

O processo de admissão continuamente aberto é a principal diferença entre um DPS e um acordo-quadro. Em um acordo-quadro, a lista de fornecedores é fixa no início do acordo, e novos fornecedores não podem ingressar durante o prazo do acordo. Em um DPS, a lista de fornecedores cresce continuamente à medida que novos fornecedores se qualificam. Isso tem implicações importantes tanto para os compradores quanto para o mercado de fornecedores.

Vantagens do DPS para compradores

Os DPSs oferecem diversas vantagens em comparação com acordos-quadro fixos. Primeiro, o comprador beneficia-se de competição contínua porque novos fornecedores podem entrar no mercado e desafiar os incumbentes ao longo do prazo do DPS. Segundo, o comprador pode adaptar-se mais facilmente às mudanças do mercado porque novos fornecedores que ofereçam tecnologias aprimoradas ou preços mais baixos podem ser adicionados sem aguardar o término do acordo-quadro. Terceiro, os DPSs são particularmente adequados para mercados dinâmicos onde a capacidade dos fornecedores e a precificação mudam rapidamente.

Os DPSs também reduzem o risco de contratação de fornecedores subótimos por longos períodos. Em um acordo-quadro de quatro anos, um comprador normalmente fica comprometido a trabalhar apenas com os membros do acordo até o seu término. Em um DPS, o comprador pode incluir fornecedores melhores tão logo estes se qualifiquem, sem aguardar um ciclo de renovação. Essa flexibilidade torna os DPSs cada vez mais populares para serviços de TI, serviços profissionais e outras categorias em que a capacidade do fornecedor evolui rapidamente.

Vantagens e desafios para fornecedores

Do ponto de vista dos fornecedores, os DPSs oferecem acesso contínuo ao mercado. Um fornecedor que perde o lançamento de um acordo-quadro fica excluído pelo prazo inteiro desse acordo. O mesmo fornecedor pode candidatar-se a um DPS a qualquer momento e, se qualificado, obter acesso imediato às concorrências por contrato por chamada. Essa acessibilidade contínua é particularmente valiosa para novos entrantes no mercado e para fornecedores em crescimento que buscam construir sua presença no setor público.

O desafio para os fornecedores é que os DPSs admitem mais concorrentes ao longo do tempo. Um fornecedor que ingressa em um DPS no lançamento pode enfrentar uma concorrência progressivamente maior à medida que novos fornecedores se qualificam. O aumento do número de concorrentes pode reduzir os preços nos contratos por chamada e diminuir as taxas de sucesso para fornecedores individuais. Fornecedores bem-sucedidos em DPSs gerenciam essa dinâmica aprimorando continuamente suas ofertas, construindo referências sólidas junto ao comprador e sendo eficientes nas respostas às mini-competências.

Casos de uso comuns do DPS

Os DPSs são cada vez mais utilizados para categorias de serviços profissionais onde as capacidades dos fornecedores são diversas e o mercado inclui tanto empresas estabelecidas quanto especialistas em crescimento. Consultoria de TI, consultoria de gestão, serviços de formação, serviços de pesquisa e serviços criativos são categorias comuns em DPSs. A estrutura do DPS permite aos compradores aceder a fornecedores especializados para contratos por chamada específicos sem comprometer-se com uma lista fixa de fornecedores do acordo-quadro.

Os DPSs também são usados para a aquisição de bens rotineiros em que o comprador espera a entrada contínua de novos fornecedores no mercado. Materiais de escritório, peças de veículos, materiais de construção e categorias de commodities similares por vezes utilizam DPSs para manter a pressão competitiva ao longo do período de contratação. A funcionalidade de admissão contínua garante que novos fornecedores que ofereçam condições melhores possam entrar no mercado sem aguardar a renovação do acordo-quadro.

Termos relacionados

Acordo-quadro: a alternativa com fornecedores fixos a um DPS.
Mini-competição: o mecanismo de contrato por chamada (call-off) utilizado tanto em DPSs quanto em acordos-quadro.
Procedimento Aberto: o procedimento padrão utilizado para contratações que não usam DPS.
Pré-qualificação: a etapa de qualificação para ingressar em um DPS.
Entidade Compradora Centralizada: uma organização que frequentemente opera grandes DPSs.

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