Dynamiczny system zamówień (DPS)

Dynamiczny system zamówień (DPS) to elektroniczny mechanizm zamówień, który umożliwia zamawiającym nabywanie rutynowych towarów, usług lub robót przez ciągle otwartą listę wykwalifikowanych dostawców. W przeciwieństwie do umowy ramowej, która ustala listę dostawców na początku, DPS pozostaje otwarty dla nowych dostawców przez cały okres obowiązywania. Nowi dostawcy mogą w dowolnym momencie ubiegać się o przystąpienie do DPS, a zakwalifikowani wnioskodawcy są dodawani do puli dostawców. Struktura DPS została ustanowiona na podstawie dyrektyw zamówieniowych UE i równoważnych przepisów Wielkiej Brytanii.

Dynamiczny system zamówień (DPS) to elektroniczny mechanizm zamówień, który umożliwia zamawiającym nabywanie rutynowych towarów, usług lub robót przez ciągle otwartą listę wykwalifikowanych dostawców. W przeciwieństwie do umowy ramowej, która ustala listę dostawców na początku, DPS pozostaje otwarty dla nowych dostawców przez cały okres obowiązywania. Nowi dostawcy mogą w dowolnym momencie ubiegać się o przystąpienie do DPS, a zakwalifikowani wnioskodawcy są dodawani do puli dostawców. Struktura DPS została ustanowiona na podstawie dyrektyw zamówieniowych UE i równoważnych przepisów Wielkiej Brytanii.

Jak DPS działa w praktyce

DPS działa w dwóch etapach. Pierwszy etap to kwalifikacja, podczas której zamawiający publikuje ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy opisujące DPS oraz kategorie towarów lub usług, które będzie obejmował. Dostawcy ubiegają się o przystąpienie do DPS, przedstawiając dowody spełnienia opublikowanych kryteriów selekcji. Zakwalifikowani dostawcy są przyjmowani do DPS, a niezakwalifikowani wnioskodawcy są informowani o odrzuceniu i wykluczani. Etap kwalifikacji trwa przez cały okres obowiązywania DPS; nowi dostawcy mogą składać wnioski w dowolnym momencie.

Drugi etap to udzielanie zamówień (call-off), podczas którego zamawiający ogłasza konkretne postępowania przetargowe skierowane do dostawców z DPS. Każde udzielenie zamówienia jest mini-konkursem wśród dostawców DPS w odpowiedniej kategorii. Dostawcy składają oferty na konkretne udzielenie zamówienia, a zamawiający udziela kontraktu zwycięzcy na podstawie opublikowanych kryteriów oceny. Struktura mini-konkursu jest podobna do tej stosowanej w wielodostawczych umowach ramowych.

Ciągły proces przyjmowania wniosków jest zasadniczą różnicą między DPS a umową ramową. W ramach umowy ramowej lista dostawców jest zamknięta na początku obowiązywania umowy i nowi dostawcy nie mogą przystąpić w trakcie trwania ram. W DPS lista dostawców rośnie nieustannie wraz z kwalifikowaniem nowych podmiotów. Ma to istotne konsekwencje zarówno dla zamawiających, jak i dla rynku dostawców.

Zalety DPS dla zamawiających

DPS oferują kilka korzyści w porównaniu do stałych umów ramowych. Po pierwsze, zamawiający korzysta z bieżącej konkurencji, ponieważ nowi dostawcy mogą wejść na rynek i konkurować z dotychczasowymi wykonawcami przez cały okres obowiązywania DPS. Po drugie, zamawiający może łatwiej dostosowywać się do zmian rynkowych, ponieważ nowi dostawcy oferujący lepsze technologie lub niższe ceny mogą zostać dodani bez konieczności oczekiwania na wygaśnięcie umowy ramowej. Po trzecie, DPS są szczególnie odpowiednie dla szybko zmieniających się rynków, gdzie zdolności dostawców i poziomy cen szybko się przemieszczają.

DPS zmniejszają także ryzyko związane z zamknięciem się na suboptymalnych dostawców na długie okresy. W przypadku czteroletniej umowy ramowej zamawiający zwykle jest zobowiązany do współpracy jedynie z członkami ram przez cały okres obowiązywania umowy. W DPS zamawiający może włączyć lepszych dostawców natychmiast po ich zakwalifikowaniu, bez oczekiwania na cykl odnowienia umowy. Ta elastyczność sprawia, że DPS stają się coraz bardziej popularne w przypadku usług IT, usług profesjonalnych i innych kategorii, w których zdolności dostawców szybko ewoluują.

Zalety i wyzwania dla dostawców

Z perspektywy dostawcy DPS zapewniają ciągły dostęp do rynku. Dostawca, który przegapi start umowy ramowej, jest wykluczony na cały okres obowiązywania tej umowy. Ten sam dostawca może w dowolnym momencie złożyć wniosek o przystąpienie do DPS i, jeśli zostanie zakwalifikowany, uzyskać natychmiastowy dostęp do postępowań dotyczących udzielania zamówień. Ciągła dostępność jest szczególnie cenna dla nowych uczestników rynku oraz rozwijających się dostawców budujących swoją obecność w sektorze publicznym.

Wyzwanie dla dostawców polega na tym, że w DPS z czasem przyjmowanych jest coraz więcej konkurentów. Dostawca, który przystąpił do DPS na etapie uruchomienia, może z czasem spotkać się z rosnącą konkurencją w miarę kwalifikowania nowych podmiotów. Rosnąca pula dostawców może obniżać ceny udzielenia zamówień i zmniejszać wskaźniki wygranych dla poszczególnych dostawców. Skuteczne podmioty działające w DPS zarządzają tą dynamiką poprzez ciągłe doskonalenie swojej oferty, budowanie silnych referencji u zamawiającego oraz efektywność w przygotowywaniu odpowiedzi na mini-konkursy.

Typowe przypadki użycia DPS

DPS są coraz częściej stosowane w kategoriach usług profesjonalnych, gdzie zdolności dostawców są zróżnicowane, a rynek obejmuje zarówno ugruntowane firmy, jak i rozwijających się specjalistów. Doradztwo IT, doradztwo zarządcze, usługi szkoleniowe, usługi badawcze i usługi kreatywne to typowe kategorie DPS. Struktura DPS pozwala zamawiającym uzyskać dostęp do wyspecjalizowanych dostawców przy konkretnych udzielaniach zamówień, bez konieczności zobowiązywania się do stałej listy dostawców ram.

DPS stosuje się również przy zamówieniach rutynowych towarów, gdy zamawiający przewiduje ciągły napływ nowych dostawców na rynek. Materiały biurowe, części do pojazdów, materiały budowlane i podobne kategorie towarów czasami wykorzystują DPS, aby utrzymać presję konkurencyjną przez cały okres zamówień. Funkcja ciągłego przyjmowania wniosków zapewnia, że nowi dostawcy oferujący lepsze warunki mogą wejść na rynek bez oczekiwania na odnowienie umowy ramowej.

Powiązane pojęcia

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.