Sistem Pengadaan Dinamis (DPS)
Sistem Pengadaan Dinamis, disingkat DPS, adalah mekanisme pengadaan elektronik yang memungkinkan otoritas pengadaan memperoleh barang, jasa, atau pekerjaan rutin melalui daftar pemasok terpilih yang dibuka secara terus-menerus. Berbeda dengan perjanjian kerangka, yang menetapkan daftar pemasok pada awal, DPS tetap terbuka bagi pemasok baru sepanjang periode operasinya. Pemasok baru dapat mengajukan permohonan bergabung kapan saja, dan pelamar yang memenuhi syarat ditambahkan ke kumpulan pemasok. Struktur DPS diatur oleh direktif pengadaan Uni Eropa (EU) dan aturan setara di Inggris (UK).
Sistem Pengadaan Dinamis, disingkat DPS, adalah mekanisme pengadaan elektronik yang memungkinkan otoritas pengadaan memperoleh barang, jasa, atau pekerjaan rutin melalui daftar pemasok terpilih yang dibuka secara terus-menerus. Berbeda dengan perjanjian kerangka, yang menetapkan daftar pemasok pada awal, DPS tetap terbuka bagi pemasok baru sepanjang periode operasinya. Pemasok baru dapat mengajukan permohonan bergabung kapan saja, dan pelamar yang memenuhi syarat ditambahkan ke kumpulan pemasok. Struktur DPS diatur oleh direktif pengadaan Uni Eropa (EU) dan aturan setara di Inggris (UK).
Cara kerja DPS dalam praktik
DPS beroperasi dalam dua tahap. Tahap pertama adalah kualifikasi, di mana otoritas pengadaan memublikasikan pemberitahuan kontrak yang menjelaskan DPS dan kategori barang atau jasa yang akan dicakup. Pemasok mengajukan permohonan untuk bergabung dengan DPS dengan menyerahkan bukti bahwa mereka memenuhi kriteria seleksi yang dipublikasikan. Pemasok yang memenuhi syarat diterima dalam DPS, dan pelamar yang tidak berhasil diberitahukan dan dikecualikan. Tahap kualifikasi terus berlanjut sepanjang masa DPS, dengan pemasok baru dapat mengajukan kapan saja.
Tahap kedua adalah penunjukan kontrak (call-off), di mana otoritas pengadaan mengeluarkan kompetisi pengadaan spesifik kepada pemasok yang terdaftar dalam DPS. Setiap penunjukan kontrak merupakan kompetisi mini (mini-competition) di antara pemasok DPS dalam kategori yang relevan. Pemasok mengajukan penawaran untuk penunjukan kontrak tertentu, dan pembeli memberikan kontrak kepada pemasok pemenang berdasarkan kriteria evaluasi yang dipublikasikan. Struktur kompetisi mini ini mirip dengan yang digunakan pada perjanjian kerangka multi-pemasok.
Proses penerimaan yang dibuka secara terus-menerus adalah perbedaan utama antara DPS dan perjanjian kerangka. Di bawah perjanjian kerangka, daftar pemasok tetap ditetapkan pada awal perjanjian, dan pemasok baru tidak dapat bergabung selama masa berlaku perjanjian. Di bawah DPS, daftar pemasok terus bertumbuh seiring pemasok baru memenuhi syarat. Hal ini memiliki implikasi penting bagi pembeli dan pasar pemasok.
Keuntungan DPS bagi pembeli
DPS menawarkan beberapa keuntungan dibandingkan perjanjian kerangka tetap. Pertama, pembeli mendapatkan manfaat dari kompetisi yang berkelanjutan karena pemasok baru dapat masuk dan menantang pemasok incumbent sepanjang masa DPS. Kedua, pembeli dapat menyesuaikan diri dengan perubahan pasar lebih mudah karena pemasok baru yang menawarkan teknologi yang lebih baik atau harga lebih rendah dapat ditambahkan tanpa menunggu berakhirnya perjanjian kerangka. Ketiga, DPS sangat sesuai untuk pasar yang bergerak cepat di mana kapabilitas dan harga pemasok berubah dengan cepat.
DPS juga mengurangi risiko pengadaan dengan terikat pada pemasok yang kurang optimal untuk periode panjang. Di bawah perjanjian kerangka empat tahun, pembeli biasanya terikat hanya bekerja dengan anggota perjanjian sampai perjanjian tersebut berakhir. Di bawah DPS, pembeli dapat memasukkan pemasok yang lebih baik segera setelah mereka memenuhi syarat, tanpa menunggu siklus pembaruan. Fleksibilitas ini membuat DPS semakin populer untuk layanan TI, layanan profesional, dan kategori lain di mana kapabilitas pemasok berkembang cepat.
Keuntungan dan tantangan bagi pemasok
Dari perspektif pemasok, DPS menawarkan akses pasar yang berkelanjutan. Pemasok yang melewatkan peluncuran perjanjian kerangka akan dikeluarkan selama masa perjanjian. Pemasok yang sama dapat mengajukan ke DPS kapan saja dan, jika memenuhi syarat, memperoleh akses langsung ke kompetisi penunjukan kontrak. Aksesibilitas berkelanjutan ini sangat berharga bagi pendatang baru di pasar dan pemasok yang berkembang yang membangun kehadiran di sektor publik.
Tantangan bagi pemasok adalah DPS menerima lebih banyak pesaing seiring waktu. Pemasok yang bergabung pada peluncuran DPS mungkin menghadapi persaingan yang semakin besar saat pemasok baru memenuhi syarat. Kumpulan pemasok yang tumbuh dapat menekan harga penunjukan kontrak dan mengurangi tingkat kemenangan bagi pemasok individu. Pemasok DPS yang berhasil mengelola dinamika ini dengan terus meningkatkan penawaran mereka, membangun referensi kuat dengan pembeli, dan efisien dalam merespons kompetisi mini.
Kasus penggunaan umum DPS
DPS semakin digunakan untuk kategori layanan profesional di mana kapabilitas pemasok beragam dan pasar mencakup firma mapan serta spesialis yang berkembang. Konsultasi TI, konsultasi manajemen, layanan pelatihan, layanan penelitian, dan layanan kreatif adalah kategori DPS yang umum. Struktur DPS memungkinkan pembeli mengakses pemasok spesialis untuk penunjukan kontrak tertentu tanpa berkomitmen pada daftar pemasok tetap.
DPS juga digunakan untuk pengadaan barang rutin di mana pembeli mengharapkan masuknya pemasok baru secara berkelanjutan. Perlengkapan kantor, suku cadang kendaraan, bahan bangunan, dan kategori komoditas serupa kadang menggunakan DPS untuk mempertahankan tekanan kompetitif sepanjang periode pengadaan. Fitur penerimaan berkelanjutan memastikan pemasok baru yang menawarkan syarat lebih baik dapat masuk pasar tanpa menunggu pembaruan perjanjian kerangka.
Istilah terkait
- Perjanjian Kerangka: alternatif pemasok tetap terhadap DPS.
- Kompetisi Mini: mekanisme penunjukan kontrak yang digunakan baik dalam DPS maupun perjanjian kerangka.
- Prosedur Terbuka: prosedur standar yang digunakan untuk pengadaan non-DPS.
- Prakualifikasi: langkah kualifikasi untuk bergabung dengan DPS.
- Badan Pengadaan Terpusat: organisasi yang sering mengoperasikan DPS berskala besar.