Perjanjian Kerangka
Perjanjian kerangka adalah pengaturan pengadaan jangka panjang yang menetapkan syarat di bawah mana suatu otoritas pengontrak dapat memberikan kontrak masa depan kepada satu atau beberapa pemasok yang telah memenuhi kualifikasi. Perjanjian kerangka itu sendiri tidak mengikat pembeli pada volume pembelian tertentu. Sebaliknya, ia menciptakan alat pengadaan yang disederhanakan untuk pembelian berulang selama masa perjanjian, biasanya empat tahun dalam pengadaan Uni Eropa (EU) dan hingga sepuluh tahun dalam keadaan khusus.
Perjanjian kerangka adalah pengaturan pengadaan jangka panjang yang menetapkan syarat di bawah mana suatu otoritas pengontrak dapat memberikan kontrak masa depan kepada satu atau beberapa pemasok yang telah memenuhi kualifikasi. Perjanjian kerangka itu sendiri tidak mengikat pembeli pada volume pembelian tertentu. Sebaliknya, ia menciptakan alat pengadaan yang disederhanakan untuk pembelian berulang selama masa perjanjian, biasanya empat tahun dalam pengadaan Uni Eropa (EU) dan hingga sepuluh tahun dalam keadaan khusus.
Mengapa perjanjian kerangka menjadi populer
Perjanjian kerangka mengatasi masalah pengadaan yang umum: pembeli perlu melakukan pembelian berulang atas barang atau jasa serupa dari waktu ke waktu tetapi tidak ingin menjalankan tender kompetitif penuh untuk setiap pembelian individu. Tanpa perjanjian kerangka, setiap pembelian akan memerlukan prosedur pengadaan tersendiri, sehingga menimbulkan beban administrasi yang besar untuk akuisisi rutin. Perjanjian kerangka mengkonsolidasikan keputusan kualifikasi dan penetapan harga ke dalam satu pengadaan awal, dengan pembelian selanjutnya ditangani melalui prosedur penyerahan kontrak (call-off) yang lebih ringan.
Direktif pengadaan publik Uni Eropa (EU) semakin mendorong penggunaan perjanjian kerangka sebagai bagian dari modernisasi pengadaan yang lebih luas. Badan-badan pusat pembelian nasional di banyak negara anggota sekarang mengoperasikan perjanjian kerangka berskala besar yang mencakup barang dan jasa umum untuk seluruh sektor publik. Perjanjian kerangka pusat ini memberikan ekonomis skala dan mengurangi beban pengadaan pada otoritas pengontrak individu.
Di Britania Raya, perjanjian kerangka banyak digunakan oleh Crown Commercial Service untuk pengadaan pemerintah pusat, dan oleh badan serupa untuk pemerintahan lokal, National Health Service (NHS), dan sektor publik lainnya. Perjanjian kerangka untuk layanan TI, layanan profesional, konstruksi, dan banyak kategori lain terus diperbarui saat masa berlakunya habis, sehingga menyediakan akses berkelanjutan bagi pemasok yang memenuhi syarat.
Perjanjian kerangka pemasok tunggal versus multi-pemasok
Perjanjian kerangka mempunyai dua bentuk utama. Perjanjian kerangka pemasok tunggal memberikan perjanjian kepada satu pemasok, yang menjadi penyedia eksklusif untuk semua kontrak penyerahan yang memenuhi syarat selama masa perjanjian. Perjanjian kerangka pemasok tunggal memberikan kesederhanaan maksimum bagi pembeli tetapi mengurangi tekanan kompetitif selama masa perjanjian. Bentuk ini paling tepat ketika pembeli memiliki keyakinan terhadap pemasok dan kontrak di bawah perjanjian bersifat rutin.
Perjanjian kerangka multi-pemasok memberikan perjanjian kepada beberapa pemasok, yang kemudian bersaing untuk kontrak penyerahan individu selama masa perjanjian. Perjanjian kerangka multi-pemasok mempertahankan tekanan kompetitif sepanjang masa perjanjian karena setiap penyerahan mengharuskan pemasok bersaing berdasarkan harga atau kriteria lain. Mereka lebih kompleks secara administratif tetapi umumnya memberikan nilai yang lebih baik melalui kompetisi yang berkelanjutan.
Mekanisme penyerahan kontrak (call-off) di bawah perjanjian kerangka
Perjanjian kerangka multi-pemasok menggunakan salah satu dari dua mekanisme penyerahan utama. Penyerahan langsung (direct call-off) memungkinkan pembeli memilih pemasok kerangka secara langsung ketika spesifikasi dan harga dalam perjanjian kerangka memberikan cukup informasi bagi pembeli untuk mengidentifikasi pemasok terbaik tanpa kompetisi lebih lanjut. Mekanisme ini sesuai untuk barang atau jasa yang sangat distandarisasi dengan perbandingan harga yang jelas.
Kompetisi mini (mini-competition) adalah mekanisme yang lebih umum untuk kontrak layanan dan untuk setiap penyerahan di mana spesifikasi perlu disesuaikan. Dalam kompetisi mini, pembeli mengeluarkan permintaan penawaran atau proposal kepada semua pemasok kerangka, yang kemudian mengajukan respons untuk kontrak penyerahan spesifik tersebut. Pembeli mengevaluasi respons berdasarkan kriteria yang dipublikasikan dan memberikan penyerahan kepada pemasok pemenang. Kompetisi mini mirip dengan prosedur pengadaan miniatur di dalam perjanjian kerangka yang lebih besar.
Pertimbangan strategis bagi pemasok
Memenangkan tempat pada perjanjian kerangka sering kali merupakan gerbang pengadaan utama di banyak sektor. Pemasok yang dikeluarkan dari perjanjian kerangka besar kehilangan akses ke aliran pendapatan masa depan yang substansial dari pembeli publik. Pemasok yang canggih memantau siklus pengadaan kerangka dengan cermat dan berinvestasi besar untuk memenangkan tempat pada kerangka, karena mereka mengetahui bahwa masa perjanjian empat tahun atau lebih panjang akan menghasilkan pendapatan jika mereka menang.
Setelah berada pada perjanjian kerangka, pemasok menghadapi lingkungan kompetitif yang berbeda. Mereka hanya bersaing melawan anggota kerangka lain, bukan melawan seluruh pasar. Kompetisi untuk penyerahan kontrak individu lebih intens daripada kompetisi untuk perjanjian kerangka itu sendiri, tetapi lapangannya lebih kecil dan dinamika penetapan harganya lebih dapat diprediksi. Pemasok yang mengelola partisipasi mereka pada kerangka dengan baik cenderung membangun aliran pendapatan yang dapat diandalkan dari pembeli publik selama beberapa siklus kerangka.
Risiko perjanjian kerangka
Perjanjian kerangka membawa risiko bagi pembeli dan pemasok. Bagi pembeli, risikonya adalah bahwa harga dan syarat yang disepakati pada tahap perjanjian kerangka menjadi usang selama masa empat tahun jika kondisi pasar berubah secara signifikan. Harga kerangka dapat menjadi tidak kompetitif jika pemasok menurunkan harga pasar yang lebih luas tetapi tidak menurunkan harga kerangka mereka. Pembeli mengelola risiko ini dengan memasukkan klausul tinjauan harga dalam perjanjian kerangka.
Bagi pemasok, risikonya termasuk biaya administratif yang berkelanjutan untuk tetap berada pada kerangka meskipun penyerahan jarang terjadi. Beberapa kerangka menuntut pelaporan kuartalan, tinjauan kinerja, dan kewajiban lain tanpa memandang apakah pemasok memenangkan penyerahan. Pemasok juga menghadapi risiko dikalahkan oleh pemasok kerangka lain dalam kompetisi mini, terutama jika pesaing memprioritaskan memenangkan penyerahan dibanding mempertahankan margin.
Istilah terkait
- Kompetisi mini (Mini-Competition): mekanisme penyerahan kontrak di bawah perjanjian kerangka multi-pemasok.
- Sistem Pengadaan Dinamis (Dynamic Purchasing System): struktur alternatif yang bersifat terbuka.
- Pemberian langsung (Direct Award): cara kerja perjanjian kerangka pemasok tunggal.
- Penyerahan kontrak (Call-off): tindakan pemberian kontrak di bawah perjanjian kerangka.
- Badan Pengadaan Terpusat (Centralised Purchasing Body): suatu organisasi yang sering mengoperasikan perjanjian kerangka berskala besar.