Динамічна система закупівель (DPS)

Динамічна система закупівель (DPS) — це електронний механізм закупівель, який дозволяє замовникам закуповувати звичайні товари, послуги або роботи через постійно відкритий перелік кваліфікованих постачальників. На відміну від рамкової угоди, яка фіксує перелік постачальників на початку, DPS залишається відкритою для нових постачальників протягом усього строку дії. Нові постачальники можуть подавати заявки на приєднання до DPS у будь-який час, і кваліфіковані заявники додаються до пулу постачальників. Структура DPS встановлена відповідно до директив щодо закупівель ЄС (EU) та еквівалентних правил Великої Британії (UK).

Як DPS працює на практиці

DPS працює в два етапи. Перший етап — кваліфікація, коли замовник оприлюднює оголошення про контракт, в якому описано DPS та категорії товарів або послуг, які він охоплюватиме. Постачальники подають заявки на приєднання до DPS, надаючи підтвердження відповідності опублікованим критеріям відбору. Кваліфіковані постачальники приймаються до DPS, а невдалим заявникам надсилають повідомлення про відмову та виключають їх. Етап кваліфікації триває протягом усього строку дії DPS, і нові постачальники можуть подавати заявки в будь-який час.

Другий етап — замовлення (call-off), коли замовник оголошує конкретні закупівельні конкурси для постачальників, які перебувають у DPS. Кожне замовлення є міні-конкуренцією серед постачальників DPS у відповідній категорії. Постачальники подають пропозиції для конкретного замовлення, а замовник укладає контракт з переможцем на підставі опублікованих критеріїв оцінки. Структура міні-конкурсу подібна до тієї, що використовується в багатопостачальницьких рамкових угодах.

Постійно відкритий процес допуску є основною відмінністю між DPS та рамковою угодою. За рамковою угодою перелік постачальників фіксується на початку строку дії рамки, і нові постачальники не можуть приєднатися впродовж дії рамки. У DPS перелік постачальників постійно розширюється по мірі кваліфікації нових учасників. Це має важливі наслідки як для замовників, так і для риноку постачальників.

Переваги DPS для замовників

DPS пропонують кілька переваг порівняно з фіксованими рамковими угодами. По-перше, замовник отримує постійну конкуренцію, оскільки нові постачальники можуть входити на ринок і кинути виклик діючим учасникам протягом усього строку дії DPS. По-друге, замовник може легше адаптуватися до змін на ринку, оскільки нові постачальники з покращеними технологіями або нижчими цінами можуть бути додані без очікування закінчення рамки. По-третє, DPS особливо підходять для швидкозмінних ринків, де можливості постачальників і ціноутворення швидко змінюються.

DPS також знижують ризик для замовника, пов’язаний із закріпленням за собою неоптимальних постачальників на довгі періоди. За рамковою угодою строком, наприклад, на чотири роки, замовник зазвичай обмежений роботою лише з учасниками рамки до її закінчення. У DPS замовник може включити кращих постачальників відразу після їх кваліфікації, не чекаючи циклу поновлення. Ця гнучкість робить DPS дедалі популярнішими для IT-послуг, професійних послуг та інших категорій, де можливості постачальників швидко розвиваються.

Переваги та виклики для постачальників

З погляду постачальника, DPS забезпечують постійний доступ до ринку. Постачальник, який пропустив запуск рамкової угоди, виключається на весь строк дії цієї рамки. Той самий постачальник може подати заявку до DPS у будь-який час і, якщо буде кваліфікований, негайно отримати доступ до конкурсів-замовлень. Така безперервна доступність особливо цінна для нових учасників ринку та зростаючих постачальників, які формують свою присутність у публічному секторі.

Виклик для постачальників полягає в тому, що DPS з часом приймають дедалі більше конкурентів. Постачальник, який приєднується до DPS на момент запуску, може згодом стикатися з посиленою конкуренцією у міру кваліфікації нових постачальників. Зростаючий пул постачальників може призводити до зниження цін у замовленнях і зменшення частки виграшів для окремих постачальників. Успішні постачальники DPS управляють цією динамікою шляхом постійного вдосконалення своїх пропозицій, накопичення сильних рекомендацій від замовника та підвищення ефективності у підготовці відповідей на міні-конкурси.

Поширені випадки застосування DPS

DPS дедалі частіше використовують для категорій професійних послуг, де можливості постачальників різноманітні, і ринок включає як усталені компанії, так і зростаючих спеціалістів. IT-консалтинг, управлінський консалтинг, навчальні послуги, дослідницькі послуги та креативні послуги є типовими категоріями DPS. Структура DPS дозволяє замовникам залучати спеціалізованих постачальників для конкретних замовлень без необхідності зобов’язуватися фіксованим переліком постачальників рамкової угоди.

DPS також використовують для закупівлі звичайних товарів, коли замовник очікує постійного входу нових постачальників на ринок. Канцелярські товари, запчастини для транспортних засобів, будівельні матеріали та подібні товарні категорії іноді застосовують DPS для підтримки конкурентного тиску протягом усього періоду закупівлі. Функція постійного допуску забезпечує можливість входу нових постачальників, що пропонують кращі умови, без очікування оновлення рамкової угоди.

Пов’язані терміни

Рамкова угода: альтернативний до DPS варіант з фіксованим переліком постачальників.
Міні-конкурс: механізм замовлення (call-off), що використовується як у DPS, так і в рамкових угодах.
Відкрита процедура: стандартна процедура, що застосовується для закупівель, які не проводяться через DPS.
Попередня кваліфікація: етап кваліфікації для приєднання до DPS.
Централізований орган закупівель: організація, яка часто керує великими DPS.

Спробувати безплатно — 7 днів