Спільні закупівлі

Спільні закупівлі — це практика, коли кілька замовників об'єднують свої закупівельні заходи в межах однієї процедури закупівлі, щоб досягти економії від масштабу, обмінятися експертизою та зменшити адміністративне дублювання. Спільні закупівлі можуть мати різні форми — від неформальної координації щодо конкретних контрактів до формальних централізованих органів закупівель (Centralised Purchasing Body), які обслуговують цілі державні сектори. Директиви Європейського Союзу з публічних закупівель (EU procurement directives) явно дозволяють спільні закупівлі й підтримують їх як інструмент ефективних державних витрат.

Чому замовники здійснюють спільні закупівлі

Існує кілька факторів, що спонукають до спільних закупівель. Найочевиднішим є купівельна спроможність: поєднуючи попит кількох покупців, спільні закупівлі можуть забезпечити кращі ціни, ніж індивідуальні закупівлі кожного покупця. Постачальники віддають перевагу більшим контрактам, оскільки вони амортизують постійні витрати на більший обсяг доходу, що дозволяє пропонувати нижчі ціни за одиницю. Агрегований попит також виправдовує інвестиції постачальників у кращу інфраструктуру постачання, навчання та можливості надання послуг.

Адміністративна ефективність є ще одним стимулом. Процедури закупівель пов'язані зі значними накладними витратами на юридичну експертизу, підготовку документів, оцінювання та управління контрактами. Коли кілька покупців окремо закуповують подібні товари або послуги, адміністративні витрати множаться для кожного з них. Спільні закупівлі консолідують адміністративні зусилля в одну процедуру, що вивільняє ресурси замовників для інших пріоритетів.

Спільні закупівлі також концентрують експертизу. Спеціалізовані категорії закупівель, такі як IT-системи, складне медичне обладнання або великі інфраструктурні проєкти, потребують глибоких технічних знань для ефективного проведення закупівель. Окремі замовники можуть не мати належної експертизи для коректного складання технічних вимог і оцінювання пропозицій. Спільні закупівлі дозволяють експертним командам обслуговувати кілька замовників, застосовуючи спеціалізовані знання у межах ширшого публічного сектору.

Форми спільних закупівель

Спільні закупівлі у практиці набувають різних форм. Найпростішою є випадкова координація, коли двоє або більше замовників вирішують об'єднати конкретні майбутні закупівлі без створення постійної структури. Це добре працює для одноразових можливостей, коли у партнерів подібні потреби одночасно.

Більш формальними є угоди в рамках консорціумів, коли кілька замовників створюють структуроване партнерство для постійної координації закупівель. Консорціуми зазвичай мають органи управління, спільні процедури закупівель і визначені механізми розподілу витрат. Вони займають проміжне положення між повністю незалежними покупцями та повністю централізованими органами закупівель, забезпечуючи структуру без повної консолідації.

Централізовані органи закупівель (Centralised Purchasing Body) є найбільш інституційною формою спільних закупівель. Це спеціалізовані організації, які проводять закупівлі від імені кількох замовників, часто для всього національного публічного сектору або конкретної сфери, такої як охорона здоров'я. Crown Commercial Service у Сполученому Королівстві, Central Public Procurement Office у Латвії та подібні органи в інших державах-членах виконують функції централізованих органів закупівель у своїх юрисдикціях.

Транскордонні спільні закупівлі (Cross-border Procurement)

Право ЄС у сфері закупівель прямо підтримує транскордонні спільні закупівлі, коли замовники з різних держав-членів об'єднують свої закупівельні заходи. Транскордонні спільні закупівлі стикаються з додатковою складністю через відмінності в національному законодавстві про закупівлі, мові та адміністративній культурі. Незважаючи на ці складнощі, їхня кількість зростає з часом, особливо в закупівлях для охорони здоров'я, де спільний попит може забезпечити кращий доступ до виробів, що мають обмежену пропозицію.

Пандемія COVID-19 прискорила транскордонні спільні закупівлі в галузі охорони здоров'я. Держави-члени ЄС здійснювали спільні закупівлі вакцин, апаратів штучної вентиляції легень, засобів індивідуального захисту та інших критичних поставок. Цей досвід продемонстрував як потенціал транскордонних спільних закупівель, так і практичні виклики їхнього впровадження в різних національних системах. Уроки пандемії й надалі впливають на політику щодо транскордонних закупівель.

Поза сферою охорони здоров'я транскордонні спільні закупівлі залишаються менш поширеними, але поступово розвиваються. Галузі, де вони набули поширення, включають закупівлі оборонної продукції в рамках спільних європейських програм, наукове обладнання для спільних дослідницьких установ та інфраструктуру для транскордонних транспортних мереж. Європейська Комісія підтримує транскордонні спільні закупівлі шляхом фінансування підвищення спроможностей та надання правових роз'яснень щодо відповідних процедур.

Наслідки для постачальників

Спільні закупівлі створюють для постачальників як можливості, так і виклики. Можливість полягає в доступі до більших, більш стратегічних контрактів, ніж ті, що доступні від окремих замовників. Перемога в централізованому рамках або у великій спільній закупівлі може принести роки стабільного доходу від кількох замовників. Виклик полягає в більш складній конкуренції, яку приваблюють спільні закупівлі. Великі спільні закупівлі зазвичай приваблюють пропозиції від усталених постачальників зі значними рекомендаціями, залишаючи менше простору для молодших або дрібніших конкурентів.

Постачальники також повинні розуміти, як контракти, укладені в рамках спільних закупівель, трансформуються у фактичну поведінку покупців. Рамкова угода (Framework Agreement), укладена централізованим органом закупівель, може активно використовуватися деякими кінцевими замовниками та майже не використовуватися іншими. Прогнозування того, які саме кінцеві замовники фактично укладатимуть договори в межах рамки, критичне для прогнозування доходів і управління відносинами за контрактом. Розвинені постачальники відстежують патерни викликів (call-off) і активно взаємодіють із кінцевими замовниками, щоб стимулювати використання рамкових угод.

Суміжні терміни

Централізований орган закупівель (Centralised Purchasing Body): найінституційніша форма спільних закупівель.
Рамкова угода (Framework Agreement): загальна структура, що використовується у спільних закупівлях.
Транскордонні закупівлі (Cross-border Procurement): область, де спільні закупівлі розвиваються.
Директиви ЄС у сфері закупівель (EU Procurement Directives): правова рамка, яка підтримує спільні закупівлі.
Публічні закупівлі (Public Procurement): ширша діяльність, у межах якої відбуваються спільні закупівлі.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 80+ markets.