Sistem Perolehan Dinamik (DPS)
Sistem Perolehan Dinamik, disingkat sebagai DPS, ialah satu mekanisme perolehan elektronik yang membolehkan pihak berkuasa kontrak memperoleh barangan, perkhidmatan, atau kerja rutin melalui senarai pembekal yang layak yang sentiasa terbuka. Berbeza dengan perjanjian rangka, yang menetapkan senarai pembekal pada permulaan, DPS kekal terbuka kepada pembekal baharu sepanjang tempoh operasinya. Pembekal baharu boleh memohon untuk menyertai DPS pada bila-bila masa, dan pemohon yang layak ditambah ke dalam kolam pembekal. Struktur DPS ditetapkan di bawah arahan perolehan EU dan peraturan setara UK.
Sistem Perolehan Dinamik, disingkat sebagai DPS, ialah satu mekanisme perolehan elektronik yang membolehkan pihak berkuasa kontrak memperoleh barangan, perkhidmatan, atau kerja rutin melalui senarai pembekal yang layak yang sentiasa terbuka. Berbeza dengan perjanjian rangka, yang menetapkan senarai pembekal pada permulaan, DPS kekal terbuka kepada pembekal baharu sepanjang tempoh operasinya. Pembekal baharu boleh memohon untuk menyertai DPS pada bila-bila masa, dan pemohon yang layak ditambah ke dalam kolam pembekal. Struktur DPS ditetapkan di bawah arahan perolehan EU dan peraturan setara UK.
Bagaimana DPS berfungsi dalam amalan
DPS beroperasi dalam dua peringkat. Peringkat pertama ialah kelayakan, di mana pihak berkuasa kontrak menerbitkan notis kontrak yang menerangkan DPS dan kategori barangan atau perkhidmatan yang akan dilindungi. Pembekal memohon untuk menyertai DPS dengan mengemukakan bukti bahawa mereka memenuhi kriteria pemilihan yang diterbitkan. Pembekal yang layak diterima masuk ke dalam DPS, manakala pemohon yang tidak berjaya diberitahu dan dikecualikan. Peringkat kelayakan berterusan sepanjang tempoh DPS, dengan pembekal baharu boleh memohon pada bila-bila masa.
Peringkat kedua ialah panggilan (call-off), di mana pihak berkuasa kontrak mengeluarkan pertandingan perolehan khusus kepada pembekal dalam DPS. Setiap panggilan (call-off) ialah satu mini-persaingan (mini-competition) antara pembekal DPS dalam kategori yang berkaitan. Pembekal mengemukakan tawaran untuk panggilan tertentu, dan pembeli menganugerahkan kontrak kepada pembekal pemenang berdasarkan kriteria penilaian yang diterbitkan. Struktur mini-persaingan serupa dengan yang digunakan di bawah perjanjian rangka berbilang pembekal.
Proses kemasukan yang sentiasa terbuka ialah perbezaan utama antara DPS dan perjanjian rangka. Di bawah perjanjian rangka, senarai pembekal ditetapkan pada permulaan rangka, dan pembekal baharu tidak boleh menyertai sepanjang tempoh rangka. Di bawah DPS, senarai pembekal berkembang secara berterusan apabila pembekal baharu layak. Ini mempunyai implikasi penting bagi kedua-dua pembeli dan pasaran pembekal.
Kelebihan DPS bagi pembeli
DPS menawarkan beberapa kelebihan berbanding perjanjian rangka tetap. Pertama, pembeli mendapat manfaat daripada persaingan berterusan kerana pembekal baharu boleh memasuki pasaran dan mencabar pihak yang sedia ada sepanjang tempoh DPS. Kedua, pembeli boleh menyesuaikan diri dengan perubahan pasaran dengan lebih mudah kerana pembekal baharu yang menawarkan teknologi yang dipertingkatkan atau harga lebih rendah boleh ditambah tanpa menunggu tamatnya rangka. Ketiga, DPS sangat sesuai untuk pasaran yang bergerak pantas di mana keupayaan pembekal dan harga berubah dengan cepat.
DPS juga mengurangkan risiko perolehan kerana terikat dengan pembekal yang kurang optimum untuk jangka masa panjang. Di bawah perjanjian rangka selama empat tahun, pembeli biasanya terikat untuk bekerja hanya dengan ahli rangka sehingga rangka itu tamat. Di bawah DPS, pembeli boleh memasukkan pembekal yang lebih baik sebaik sahaja mereka layak, tanpa menunggu kitaran pembaharuan. Fleksibiliti ini menjadikan DPS semakin popular untuk perkhidmatan IT, perkhidmatan profesional, dan kategori lain di mana keupayaan pembekal berkembang dengan pantas.
Kelebihan dan cabaran bagi pembekal
Dari perspektif pembekal, DPS menawarkan akses pasaran yang berterusan. Pembekal yang terlepas pelancaran perjanjian rangka akan dikecualikan sepanjang tempoh rangka tersebut. Pembekal yang sama boleh memohon ke DPS pada bila-bila masa dan, jika layak, mendapat akses serta-merta kepada pertandingan panggilan. Kebolehcapaian berterusan ini amat bernilai bagi peserta pasaran baharu dan pembekal yang sedang berkembang yang membina kehadiran dalam sektor awam.
Cabaran bagi pembekal ialah DPS menerima lebih banyak pesaing dari semasa ke semasa. Pembekal yang menyertai DPS semasa pelancaran mungkin menghadapi persaingan yang semakin meningkat apabila pembekal baharu layak. Pertumbuhan kolam pembekal boleh menurunkan harga panggilan dan mengurangkan kadar kemenangan bagi pembekal individu. Pembekal DPS yang berjaya menguruskan dinamik ini dengan sentiasa memperbaiki tawaran mereka, membina rujukan kukuh dengan pembeli, dan menjadi cekap dalam menyediakan respons kepada mini-persaingan.
Kegunaan biasa untuk DPS
DPS semakin digunakan untuk kategori perkhidmatan profesional di mana keupayaan pembekal adalah pelbagai dan pasaran termasuk firma mapan serta pakar yang sedang berkembang. Perundingan IT, perundingan pengurusan, perkhidmatan latihan, perkhidmatan penyelidikan, dan perkhidmatan kreatif adalah kategori DPS yang biasa. Struktur DPS membolehkan pembeli mengakses pembekal pakar untuk panggilan tertentu tanpa terikat kepada senarai pembekal rangka yang tetap.
DPS juga digunakan untuk perolehan barangan rutin di mana pembeli menjangkakan kemasukan berterusan pembekal baharu ke pasaran. Bekalan pejabat, alat ganti kenderaan, bahan binaan, dan kategori komoditi serupa kadangkala menggunakan DPS untuk mengekalkan tekanan persaingan sepanjang tempoh perolehan. Ciri kemasukan berterusan memastikan pembekal baharu yang menawarkan terma lebih baik boleh memasuki pasaran tanpa menunggu pembaharuan rangka.
Istilah berkaitan
- Perjanjian Rangka (Framework Agreement): alternatif pembekal tetap kepada DPS.
- Mini-persaingan (Mini-Competition): mekanisme panggilan (call-off) yang digunakan dalam DPS dan perjanjian rangka.
- Prosedur Terbuka (Open Procedure): prosedur standard yang digunakan untuk perolehan bukan DPS.
- Pra-kelayakan (Pre-qualification): langkah kelayakan untuk menyertai DPS.
- Badan Pembelian Berpusat (Centralised Purchasing Body): organisasi yang sering mengendalikan DPS berskala besar.