Perolehan
Perolehan ialah proses berstruktur di mana sebuah organisasi mengenal pasti keperluan, mencari pembekal, merundingkan terma, dan memperoleh barangan, perkhidmatan, atau kerja. Walaupun versi paling mudah bagi perolehan ialah membeli sesuatu daripada pembekal, perolehan moden adalah jauh lebih strategik. Ia merangkumi segala-galanya daripada pengenalpastian keperluan dan analisis pasaran sehingga pengurusan kontrak dan semakan prestasi.
Perolehan ialah proses berstruktur di mana sebuah organisasi mengenal pasti keperluan, mencari pembekal, merundingkan terma, dan memperoleh barangan, perkhidmatan, atau kerja. Walaupun versi paling mudah bagi perolehan ialah membeli sesuatu daripada pembekal, perolehan moden adalah jauh lebih strategik. Ia merangkumi segala-galanya daripada pengenalpastian keperluan dan analisis pasaran sehingga pengurusan kontrak dan semakan prestasi.
Perolehan berbanding pembelian: perbezaan yang bermakna
Perolehan dan pembelian sering keliru, tetapi kedua-duanya menerangkan skop aktiviti yang berbeza. Pembelian ialah tindakan transaksional membuat pesanan dan membayar barangan. Perolehan ialah disiplin strategik yang termasuk pembelian tetapi juga merangkumi perancangan, penyelidikan pasaran, pemilihan pembekal, rundingan kontrak, pengurusan risiko, dan pengurusan prestasi selepas anugerah.
Organisasi matang menganggap perolehan sebagai fungsi strategik yang diketuai oleh seorang Ketua Pegawai Perolehan atau setaranya. Fungsi perolehan bekerjasama dengan jabatan kewangan, perundangan, operasi, dan pemimpin unit perniagaan untuk memastikan apa yang dibeli oleh organisasi selaras dengan matlamatnya. Penjimatan kos kekal penting, tetapi nilai untuk wang, pengurusan risiko pembekal, dan pematuhan diberi berat yang sama dalam strategi perolehan moden.
Perolehan awam berbanding perolehan swasta
Perolehan awam, di mana kerajaan dan institusi negeri membeli daripada pembekal, beroperasi di bawah peraturan undang-undang yang ketat yang direka untuk memastikan ketelusan, layanan sama rata, dan nilai untuk wang bagi pembayar cukai. The European Union directives, the United Kingdom Procurement Act 2023, the United States Federal Acquisition Regulation, and similar frameworks worldwide impose detailed obligations on contracting authorities. Kewajipan ini termasuk menerbitkan notis kontrak, menjalankan penilaian yang adil, mengenakan tempoh penangguhan, dan melaporkan anugerah.
Perolehan swasta, di mana syarikat membeli daripada pembekal, beroperasi dengan fleksibiliti komersial yang jauh lebih besar. Pembeli swasta bebas untuk merunding, mengutamakan pembekal sedia ada, menganugerahkan tanpa persaingan, dan merahsiakan butiran. Walaupun banyak syarikat swasta secara sukarela mengamalkan amalan perolehan berstruktur untuk disiplin kos dan pengurusan risiko, rangka undang-undang adalah jauh lebih ringan berbanding sektor awam.
Perbezaan ini mewujudkan strategi pembekal yang berbeza. Pembekal yang memberi tumpuan kepada perolehan awam melabur dalam pasukan bida formal, pendaftaran rangka kerja, dan kebolehan pematuhan. Pembekal yang memberi tumpuan kepada perolehan swasta melabur dalam pengurusan akaun, pembinaan hubungan, dan kelincahan komersial.
Proses perolehan langkah demi langkah
Proses perolehan hujung ke hujung yang tipikal bermula dengan pengenalpastian keperluan, di mana organisasi menentukan apa yang diperlukan dan pada skala apa. Ini diikuti oleh analisis pasaran untuk memahami pembekal yang wujud, apa yang mereka tawarkan, dan pada harga berapa. Pasukan perolehan kemudian menyediakan spesifikasi dan memilih prosedur perolehan, memilih antara persaingan terbuka, prosedur terhad, panggilan rangka kerja, atau penganugerahan langsung bergantung pada konteks.
Fasa seterusnya ialah penerbitan dan persaingan. Pihak berkuasa pengontrak menerbitkan notis, pembekal menyediakan dan menghantar tawaran, dan pembeli menilai tawaran tersebut mengikut kriteria yang diterbitkan. Pembekal yang menang dipilih dan dimaklumkan, selepas itu tempoh penangguhan dikenakan dalam perolehan awam untuk membolehkan cabaran. Tandatangan kontrak mengikuti, dan pengurusan kontrak bermula. Prestasi dipantau, pembayaran dibuat, dan pada akhir kontrak kitaran dikaji serta pengajaran dirakamkan untuk pusingan seterusnya.
Mengapa perolehan penting bagi perniagaan
Bagi kebanyakan organisasi besar, perbelanjaan perolehan mewakili 50 hingga 80 peratus daripada jumlah hasil. Peningkatan kecekapan perolehan oleh itu mempunyai impak besar terhadap keuntungan. Pengurangan 1 peratus dalam kos perolehan boleh memberikan keuntungan yang lebih besar daripada peningkatan jualan 10 peratus untuk perniagaan yang sama.
Selain kos, perolehan semakin menjadi alat bagi kelestarian, pematuhan etika, dan ketahanan rantaian bekalan. Pembeli menggunakan perolehan untuk mensyaratkan pensijilan alam sekitar, amalan buruh adil, dan ketelusan pemilikan pembekal. Perolehan juga tempat organisasi menguatkuasakan pematuhan sekatan dan menapis konflik kepentingan. Oleh itu, profesional perolehan moden bekerja di persimpangan kewangan, perundangan, etika, dan operasi.
Istilah berkaitan
- Perolehan Awam: pembelian oleh kerajaan dan perusahaan milik negara.
- Sebutharga: dokumen dan proses yang digunakan untuk menjemput tawaran.
- Pihak Berkuasa Perolehan: badan awam yang menjalankan perolehan.
- Perjanjian Rangka: susunan jangka panjang yang membolehkan pembelian berulang.
- ESPD (European Single Procurement Document): pernyataan kendiri pembekal yang piawai dalam perolehan EU.