Hankinta

Hankinta on järjestelmällinen prosessi, jossa organisaatio tunnistaa tarpeet, selvittää toimittajat, neuvottelee ehdot ja hankkii tavaroita, palveluja tai töitä. Vaikka hankinnan yksinkertaisin muoto on ostaminen toimittajalta, nykyaikainen hankinta on paljon strategisempaa. Se kattaa kaiken tarpeen tunnistamisesta ja markkina-analyysistä sopimushallintaan ja suoritusarviointiin.

Hankinta on järjestelmällinen prosessi, jossa organisaatio tunnistaa tarpeet, selvittää toimittajat, neuvottelee ehdot ja hankkii tavaroita, palveluja tai töitä. Vaikka hankinnan yksinkertaisin muoto on ostaminen toimittajalta, nykyaikainen hankinta on paljon strategisempaa. Se kattaa kaiken tarpeen tunnistamisesta ja markkina-analyysistä sopimushallintaan ja suoritusarviointiin.

Hankinta versus ostaminen: merkityksellinen ero

Hankinta ja ostaminen sekoitetaan usein, mutta ne kuvaavat eri laajuuksia toiminnalle. Ostaminen on transaktionaalinen toimi, jossa tehdään tilaus ja maksetaan tavaroista. Hankinta on strateginen disciplin, joka sisältää ostamisen mutta kattaa myös suunnittelun, markkinatutkimuksen, toimittajien valinnan, sopimusneuvottelut, riskienhallinnan ja hankinnan jälkeisen suorituskyvyn hallinnan.

Kypsät organisaatiot pitävät hankintaa strategisena toimintona, jota johtaa hankintajohtaja (CPO) tai vastaava. Hankintatoimi tekee yhteistyötä talouden, lakiasioiden, operaatioiden ja liiketoimintayksiköiden johtajien kanssa varmistaakseen, että organisaation ostot vastaavat sen tavoitteita. Kustannussäästöt ovat edelleen tärkeitä, mutta nykyaikaisessa hankintastrategiassa arvon ja rahan suhteen optimointi, toimittajariskien hallinta ja noudattaminen ovat yhtä painavia tekijöitä.

Julkinen hankinta versus yksityinen hankinta

Julkinen hankinta, jossa valtiot ja valtion instituutiot ostavat toimittajilta, toimii tiukkojen lakisääteisten sääntöjen mukaan, joiden tarkoituksena on varmistaa läpinäkyvyys, yhdenvertainen kohtelu ja veronmaksajille koituva arvo. European Union directives, the United Kingdom Procurement Act 2023, the United States Federal Acquisition Regulation ja vastaavat puitteet ympäri maailmaa asettavat yksityiskohtaisia velvoitteita hankintaviranomaisille. Näihin velvoitteisiin kuuluu muun muassa sopilmoitusten julkaiseminen, tasapuoliset arvioinnit, odotuskausien (standstill periods) soveltaminen ja hankintojen ilmoittaminen.

Yksityinen hankinta, jossa yritykset ostavat toimittajilta, toimii huomattavasti suuremmalla kaupallisella joustavuudella. Yksityiset ostajat voivat vapaasti neuvotella, suosia nykyisiä toimittajia, myöntää sopimuksia ilman kilpailutusta ja pitää tiedot luottamuksellisina. Vaikka monet yksityiset yritykset vapaaehtoisesti ottavat käyttöön jäsenneltyjä hankintakäytäntöjä kustannuskuriin ja riskienhallintaan, oikeudellinen kehys on paljon kevyempi kuin julkisella sektorilla.

Erot luovat erillisiä toimittajastrategioita. Julkisiin hankintoihin keskittyvät toimittajat investoivat muodollisiin tarjousryhmiin, puitejärjestelyrekisteröinteihin ja vaatimustenmukaisuusselvityksiin. Yksityisiin hankintoihin keskittyvät toimittajat investoivat asiakkuudenhallintaan, suhteen rakentamiseen ja kaupalliseen ketteryyteen.

Hankintaprosessi vaihe vaiheelta

Tyypillinen päästä-päähän hankintaprosessi alkaa tarpeen tunnistamisesta, jossa organisaatio määrittelee, mitä se tarvitsee ja missä laajuudessa. Tätä seuraa markkina-analyysi, jonka avulla ymmärretään, mitä toimittajia on olemassa, mitä ne tarjoavat ja millä hinnoilla. Hankintatiimi laatii sitten tekniset vaatimukset ja valitsee hankintamenettelyn, valiten avoimen kilpailun, rajoitetun menettelyn, puitejärjestelyn tilauksen (framework call-off) tai suoran hankinnan (direct award) tilanteesta riippuen.

Seuraava vaihe on julkaisu ja kilpailutus. Hankintaviranomainen julkaisee ilmoituksen, toimittajat valmistelevat ja jättävät tarjouksensa, ja ostaja arvioi ne julkaistujen kriteerien mukaisesti. Voittanut toimittaja valitaan ja siitä ilmoitetaan, minkä jälkeen julkisissa hankinnoissa sovelletaan odotuskausia (standstill periods) valitusten mahdollistamiseksi. Tämän jälkeen allekirjoitetaan sopimus ja aloitetaan sopimushallinta. Suorituskykyä seurataan, maksuja suoritetaan, ja sopimuskauden päättyessä sykli arvioidaan ja opit kerätään seuraavaa kierrosta varten.

Miksi hankinta on tärkeää yrityksille

Suurimman osan suurten organisaatioiden menoista hankinta edustaa 50–80 prosenttia liikevaihdosta. Parannukset hankinnan tehokkuudessa vaikuttavat siten merkittävästi tulokseen. Jo yhden prosentin vähennys hankintakustannuksissa voi tuottaa enemmän voittoa kuin 10 prosentin myynnin kasvu samassa liiketoiminnassa.

Kustannusten lisäksi hankinnasta on tullut yhä useammin työkalu kestävyyden, eettisen noudattamisen ja toimitusketjun resilienssin edistämiseen. Ostajat käyttävät hankintaa vaatiakseen ympäristösertifikaatteja, reiluja työoloja ja läpinäkyvyyttä toimittajien omistusrakenteessa. Hankinnan kautta organisaatiot myös valvovat pakote- ja eturistiriitatilanteiden noudattamista. Näin ollen nykyaikaiset hankinta-ammattilaiset toimivat talouden, lakiasioiden, etiikan ja operaatioiden rajapinnassa.

Liittyvät termit

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.