Approvvigionamento

Il procurement è il processo strutturato mediante il quale un'organizzazione individua i bisogni, ricerca i fornitori, negozia i termini e acquisisce beni, servizi o lavori. Sebbene la versione più semplice del procurement sia l'acquisto di qualcosa da un fornitore, il procurement moderno è molto più strategico. Copre tutto, dall'identificazione del bisogno e dall'analisi di mercato fino alla gestione del contratto e alla revisione delle prestazioni.

Procurement versus purchasing: a meaningful distinction

Il procurement e l'acquisto (purchasing) sono spesso confusi, ma descrivono ambiti di attività diversi. L'acquisto è l'atto transazionale di effettuare un ordine e pagare i beni. Il procurement è la disciplina strategica che include l'acquisto ma comprende anche pianificazione, ricerca di mercato, selezione dei fornitori, negoziazione contrattuale, gestione del rischio e gestione delle prestazioni post-assegnazione.

Le organizzazioni mature considerano il procurement una funzione strategica guidata da un Direttore degli approvvigionamenti o da un ruolo equivalente. La funzione procurement collabora con finanza, legale, operazioni e i responsabili delle unità di business per garantire che ciò che l'organizzazione acquista sia allineato ai suoi obiettivi. Il risparmio sui costi resta importante, ma il valore per il denaro, la gestione del rischio dei fornitori e la conformità hanno lo stesso peso nella strategia di procurement moderna.

Public procurement versus private procurement

L'appalto pubblico (public procurement), in cui governi e istituzioni statali acquistano da fornitori, opera secondo regole giuridiche rigorose progettate per garantire trasparenza, parità di trattamento e valore per i contribuenti. Le direttive dell'Unione Europea, il United Kingdom Procurement Act 2023, il United States Federal Acquisition Regulation e quadri normativi simili nel mondo impongono obblighi dettagliati alle autorità contraenti. Questi obblighi includono la pubblicazione di avvisi di gara, lo svolgimento di valutazioni eque, l'applicazione di periodi di standstill e la rendicontazione degli aggiudicati.

Il procurement privato (private procurement), in cui le aziende acquistano da fornitori, opera con una flessibilità commerciale molto maggiore. Gli acquirenti privati sono liberi di negoziare, di privilegiare fornitori incumbent, di aggiudicare senza gara e di mantenere i dettagli riservati. Sebbene molte società private adottino volontariamente pratiche di procurement strutturate per disciplina dei costi e gestione del rischio, il quadro giuridico è molto meno stringente rispetto al settore pubblico.

Le differenze generano strategie distinte per i fornitori. I fornitori concentrati sull'appalto pubblico investono in team di gara formali, registrazioni a framework e capacità di conformità. I fornitori focalizzati sul procurement privato investono in gestione degli account, costruzione di relazioni e agilità commerciale.

The procurement process step by step

Un tipico processo di procurement end-to-end inizia con l'identificazione del bisogno, durante la quale l'organizzazione determina cosa richiede e in quale scala. Segue l'analisi di mercato per comprendere quali fornitori esistono, cosa offrono e a quali prezzi. Il team di procurement quindi redige le specifiche e seleziona una procedura di gara, scegliendo tra procedura aperta, procedura ristretta, affidamento nell'ambito di un accordo quadro o affidamento diretto a seconda del contesto.

La fase successiva è la pubblicazione e la competizione. L'autorità contraente pubblica un avviso, i fornitori preparano e presentano le loro offerte e l'acquirente le valuta rispetto ai criteri pubblicati. Il fornitore aggiudicatario viene selezionato e notificato, dopo di che nelle procedure pubbliche si applica un periodo di standstill per consentire eventuali contestazioni. Segue la sottoscrizione del contratto e inizia la gestione contrattuale. Le prestazioni vengono monitorate, vengono effettuati i pagamenti e, alla scadenza del contratto, il ciclo viene riesaminato e le lezioni acquisite vengono raccolte per il round successivo.

Why procurement matters for businesses

Per la maggior parte delle grandi organizzazioni, la spesa per procurement rappresenta dal 50 al 80 percento del fatturato totale. I miglioramenti nell'efficienza del procurement hanno dunque un enorme impatto sul risultato economico. Una riduzione dell'1 percento dei costi di procurement può generare più profitto di un aumento del 10 percento delle vendite per la stessa azienda.

Oltre al costo, il procurement è sempre più uno strumento per la sostenibilità, la conformità etica e la resilienza della catena di fornitura. Gli acquirenti utilizzano il procurement per richiedere certificazioni ambientali, pratiche di lavoro corrette e trasparenza nella proprietà dei fornitori. Il procurement è inoltre il luogo in cui le organizzazioni applicano la conformità alle sanzioni e verificano conflitti di interesse. Perciò, i professionisti del procurement moderno operano all'intersezione di finanza, legale, etica e operazioni.

Related terms

• Appalti pubblici: acquisti effettuati da governi e imprese pubbliche.
• Bando di gara: il documento e il processo utilizzati per invitare offerte.
• Autorità contraente (stazione appaltante): l'ente pubblico che conduce la procedura di gara.
• Accordo quadro: un'intesa a lungo termine che consente acquisti ripetuti.
• Documento europeo unico di gara (ESPD): una autodichiarazione standardizzata del fornitore nelle procedure di gara dell'Unione Europea.

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