Dinamični nabavni sistem (DPS)

Dinamični nabavni sistem (DPS) je elektronski nabavni mehanizem, ki pogodbenim organom omogoča nabavo rutinskih blago, storitev ali del prek neprekinjeno odprtega seznama kvalificiranih dobaviteljev. V nasprotju z okvirnim sporazumom, ki fiksira seznam dobaviteljev na začetku, je DPS ves čas delovanja odprt za nove dobavitelje. Novi dobavitelji se lahko kadar koli prijavijo za vstop v DPS, kvalificirani prijavitelji pa se dodajo v bazo dobaviteljev. Okvir DPS je vzpostavljen na podlagi direktiv EU o javnih naročilih in ustreznih pravil Združenega kraljestva (UK).

Dinamični nabavni sistem (DPS) je elektronski nabavni mehanizem, ki pogodbenim organom omogoča nabavo rutinskih blago, storitev ali del prek neprekinjeno odprtega seznama kvalificiranih dobaviteljev. V nasprotju z okvirnim sporazumom, ki fiksira seznam dobaviteljev na začetku, je DPS ves čas delovanja odprt za nove dobavitelje. Novi dobavitelji se lahko kadar koli prijavijo za vstop v DPS, kvalificirani prijavitelji pa se dodajo v bazo dobaviteljev. Okvir DPS je vzpostavljen na podlagi direktiv EU o javnih naročilih in ustreznih pravil Združenega kraljestva (UK).

Kako DPS deluje v praksi

DPS deluje v dveh fazah. Prva faza je kvalifikacija, kjer pogodbeni organ objavi obvestilo o pogodbi, ki opisuje DPS in kategorije blaga ali storitev, ki jih bo zajemal. Dobavitelji se prijavijo za vstop v DPS z dokazili, da izpolnjujejo objavljena merila za izbor. Kvalificirani dobavitelji so sprejeti v DPS, neuspešne prijavitelje obvestijo in izključijo. Faza kvalifikacije traja skozi celotno obdobje DPS, saj se novi dobavitelji lahko prijavljajo kadar koli.

Druga faza je izvedbeno naročilo (call-off), kjer pogodbeni organ razpiše specifične nabavne postopke za dobavitelje v DPS. Vsako izvedbeno naročilo je mini-natečaj (mini-competition) med dobavitelji DPS v ustrezni kategoriji. Dobavitelji predložijo ponudbe za določeno izvedbeno naročilo, naročnik pa pogodbo podeli zmagovalnemu dobavitelju na podlagi objavljenih meril za ocenjevanje. Struktura mini-natečaja je podobna tisti, ki se uporablja pri okvirnih sporazumih z več dobavitelji.

Neprekinjen postopek sprejemanja je glavna razlika med DPS in okvirnim sporazumom. Pri okvirju je seznam dobaviteljev fiksiran na začetku okvirja in novi dobavitelji se v času trajanja okvirja ne morejo pridružiti. Pri DPS se seznam dobaviteljev nenehno povečuje, ko se novi dobavitelji kvalificirajo. To ima pomembne posledice tako za kupce kot za trg dobaviteljev.

Prednosti DPS za naročnike

DPS ponujajo več prednosti v primerjavi s fiksnimi okvirnimi sporazumi. Prvič, naročnik koristi tekočo konkurenco, saj se novi dobavitelji lahko vključijo in izzovejo obstoječe udeležence skozi celotno obdobje DPS. Drugič, naročnik se lažje prilagaja spremembam na trgu, saj je mogoče nove dobavitelje z izboljšanimi tehnologijami ali nižjimi cenami dodati brez čakanja na iztek okvirja. Tretjič, DPS so posebej primerni za hitro spreminjajoče se trge, kjer se zmogljivosti dobaviteljev in cene hitro spreminjajo.

DPS tudi zmanjšujejo tveganje, da bi se naročnik dolgo vezal na suboptimalne dobavitelje. Pri štiriletnem okvirju je naročnik običajno zavezan delati le s člani okvirja do izteka tega obdobja. Pri DPS lahko naročnik vključi boljše dobavitelje takoj, ko se ti kvalificirajo, brez čakanja na obnovitveni cikel. Ta fleksibilnost naredi DPS vse bolj priljubljene za IT storitve, strokovne storitve in druge kategorije, kjer se zmogljivosti dobaviteljev hitro razvijajo.

Prednosti in izzivi za dobavitelje

Z vidika dobavitelja DPS nudijo neprekinjen dostop do trga. Dobavitelj, ki zamudi začetek okvirnega sporazuma, je izključen za celotno obdobje okvirja. Isti dobavitelj se lahko kadarkoli prijavi v DPS in, če je kvalificiran, pridobi takojšen dostop do izvedbenih naročil. Ta neprekinjena dostopnost je posebej dragocena za nove udeležence na trgu in rastoče dobavitelje, ki gradijo svojo prisotnost v javnem sektorju.

Izziv za dobavitelje je, da DPS sčasoma sprejema več konkurentov. Dobavitelj, ki se pridruži DPS ob njegovem zagonu, se lahko sreča s postopnim povečevanjem konkurence, ko se novi dobavitelji kvalificirajo. Rastoča baza dobaviteljev lahko zniža cene pri izvedbenih naročilih in zmanjša stopnjo uspeha posameznih dobaviteljev. Uspešni dobavitelji v DPS to dinamiko upravljajo z nenehnim izboljševanjem svoje ponudbe, gradnjo močnih referenc pri naročniku in učinkovitostjo pri odgovarjanju na mini-natečaje.

Pogoste uporabe DPS

DPS se vse bolj uporabljajo za kategorije strokovnih storitev, kjer so zmogljivosti dobaviteljev različne in trg vključuje tako uveljavljena podjetja kot rastoče specialiste. IT svetovanje, menedžment svetovanje, izobraževalne storitve, raziskovalne storitve in kreativne storitve so pogoste kategorije DPS. Struktura DPS naročnikom omogoča dostop do specializiranih dobaviteljev za specifična izvedbena naročila brez zaveze k fiksnemu seznamu dobaviteljev.

DPS se uporabljajo tudi za nabavo rutinskega blaga, kjer naročnik pričakuje stalni vstop novih dobaviteljev. Pisalni material, rezervni deli za vozila, gradbeni materiali in podobne blago so včasih zajeti z DPS, da se ohranja konkurenčni pritisk skozi celotno obdobje nabave. Funkcija neprekinjenega sprejemanja zagotavlja, da se novi dobavitelji z boljšimi pogoji lahko vključijo brez čakanja na obnovitev okvirja.

Sorodni izrazi

  • Okvirni sporazum: fiksna alternativa z dobavitelji v primerjavi z DPS.
  • Mini-natečaj (mini-competition): mehanizem izvedbenega naročila, ki se uporablja tako pri DPS kot pri okvirjih.
  • Odprti postopek: standardni postopek, uporabljen za nabave, ki niso izvedene prek DPS.
  • Predkvalifikacija: kvalifikacijski korak za vstop v DPS.
  • Centralizirano nabavno telo: organizacija, ki pogosto upravlja velike DPS.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.