Sistema di Acquisti Dinamico (DPS)
Un Sistema di Acquisti Dinamico (DPS) è uno strumento di approvvigionamento elettronico che consente alle stazioni appaltanti di acquisire beni, servizi o lavori di routine tramite un elenco continuamente aperto di fornitori qualificati. A differenza di un accordo quadro, che fissa l'elenco dei fornitori all'inizio, un DPS rimane aperto all'ingresso di nuovi fornitori per tutta la durata operativa. I nuovi fornitori possono presentare domanda per entrare nel DPS in qualsiasi momento e i candidati qualificati vengono aggiunti all'elenco dei fornitori. La struttura del DPS è prevista dalle direttive sugli appalti dell'UE e dalle corrispondenti regole del Regno Unito.
Un Sistema di Acquisti Dinamico (DPS) è uno strumento di approvvigionamento elettronico che consente alle stazioni appaltanti di acquisire beni, servizi o lavori di routine tramite un elenco continuamente aperto di fornitori qualificati. A differenza di un accordo quadro, che fissa l'elenco dei fornitori all'inizio, un DPS rimane aperto all'ingresso di nuovi fornitori per tutta la durata operativa. I nuovi fornitori possono presentare domanda per entrare nel DPS in qualsiasi momento e i candidati qualificati vengono aggiunti all'elenco dei fornitori. La struttura del DPS è prevista dalle direttive sugli appalti dell'UE e dalle corrispondenti regole del Regno Unito.
Come funziona un DPS nella pratica
Un DPS opera in due fasi. La prima fase è la qualificazione, durante la quale la stazione appaltante pubblica un avviso di gara che descrive il DPS e le categorie di beni o servizi che coprirà. I fornitori fanno domanda per entrare nel DPS presentando prove del rispetto dei criteri di selezione pubblicati. I fornitori qualificati vengono ammessi al DPS, mentre i candidati non idonei vengono informati ed esclusi. La fase di qualificazione continua per tutta la durata del DPS, con nuovi fornitori che possono presentare domanda in qualsiasi momento.
La seconda fase è l'affidamento (call-off), durante la quale la stazione appaltante indice gare specifiche di approvvigionamento rivolte ai fornitori presenti nel DPS. Ogni affidamento è una mini-gara (mini-competition) fra i fornitori del DPS nella categoria pertinente. I fornitori presentano offerte per il singolo affidamento e l'acquirente assegna il contratto al fornitore vincitore sulla base dei criteri di valutazione pubblicati. La struttura della mini-gara è simile a quella utilizzata negli accordi quadro con più fornitori.
Il processo di ammissione continuamente aperto è la principale differenza tra un DPS e un accordo quadro. Nell'ambito di un accordo quadro, l'elenco dei fornitori è fissato all'inizio dell'accordo e nuovi fornitori non possono entrare durante la sua vigenza. In un DPS, l'elenco dei fornitori cresce continuamente man mano che si qualificano nuovi soggetti. Ciò ha importanti implicazioni sia per gli acquirenti sia per il mercato dei fornitori.
Vantaggi del DPS per gli acquirenti
I DPS offrono diversi vantaggi rispetto agli accordi quadro a elenco fisso. In primo luogo, l'acquirente beneficia di una competizione continua perché nuovi fornitori possono entrare nel mercato e sfidare gli incumbents durante l'intero periodo del DPS. In secondo luogo, l'acquirente può adattarsi più facilmente ai cambiamenti di mercato perché nuovi fornitori che offrono tecnologie migliorate o prezzi inferiori possono essere aggiunti senza attendere la scadenza dell'accordo quadro. In terzo luogo, i DPS sono particolarmente adatti a mercati in rapida evoluzione dove le capacità dei fornitori e i prezzi cambiano rapidamente.
I DPS riducono inoltre il rischio di approvvigionamento dovuto al vincolarsi a fornitori subottimali per lunghi periodi. Con un accordo quadro della durata tipica di quattro anni, l'acquirente è normalmente obbligato a operare solo con i membri dell'accordo fino alla sua scadenza. Con un DPS, l'acquirente può includere fornitori migliori non appena si qualificano, senza attendere il ciclo di rinnovo. Questa flessibilità rende i DPS sempre più popolari per servizi IT, servizi professionali e altre categorie in cui le capacità dei fornitori evolvono rapidamente.
Vantaggi e criticità per i fornitori
Dal punto di vista del fornitore, i DPS offrono accesso continuo al mercato. Un fornitore che perde il lancio di un accordo quadro rimane escluso per l'intera durata dell'accordo. Lo stesso fornitore può invece fare domanda per un DPS in qualsiasi momento e, se qualificato, ottenere accesso immediato alle procedure di affidamento. Questa accessibilità continua è particolarmente preziosa per i nuovi entranti nel mercato e per i fornitori in crescita che costruiscono la propria presenza nel settore pubblico.
La criticità per i fornitori è che i DPS ammettono un numero crescente di concorrenti nel tempo. Un fornitore che entra in un DPS al lancio può trovarsi ad affrontare una competizione progressivamente maggiore man mano che nuovi fornitori si qualificano. L'espansione del bacino di fornitori può ridurre i prezzi negli affidamenti e diminuire i tassi di successo per i singoli fornitori. I fornitori di successo nei DPS gestiscono questa dinamica migliorando continuamente le proprie offerte, costruendo solide referenze con l'acquirente ed essendo efficienti nelle risposte alle mini-gare.
Casi d'uso comuni del DPS
I DPS sono sempre più utilizzati per categorie di servizi professionali in cui le capacità dei fornitori sono eterogenee e il mercato include sia imprese consolidate sia specialisti in crescita. Consulenza IT, consulenza manageriale, servizi di formazione, servizi di ricerca e servizi creativi sono categorie comuni per i DPS. La struttura del DPS consente agli acquirenti di accedere a fornitori specialistici per singoli affidamenti senza impegnarsi in un elenco fisso di fornitori.
I DPS sono utilizzati anche per l'approvvigionamento di beni di routine dove l'acquirente prevede un ingresso continuo di nuovi fornitori. Forniture per ufficio, ricambi per veicoli, materiali da costruzione e categorie commodity simili talvolta ricorrono ai DPS per mantenere la pressione concorrenziale durante il periodo di approvvigionamento. La caratteristica di ammissione continua garantisce che nuovi fornitori che offrono condizioni migliori possano entrare nel mercato senza attendere il rinnovo di un accordo quadro.
Termini correlati
- Accordo quadro: l'alternativa a fornitori fissi rispetto a un DPS.
- Mini-gara: il meccanismo di affidamento (call-off) utilizzato sia nei DPS che negli accordi quadro.
- Procedura aperta: la procedura standard utilizzata per appalti non basati su DPS.
- Prequalifica: la fase di qualificazione per entrare in un DPS.
- Organismo di acquisto centralizzato: un'organizzazione che spesso gestisce grandi DPS.