Dinamički sustav nabave (DPS)

Dinamički sustav nabave (DPS) je elektroničko sredstvo nabave koje omogućuje ugovornim tijelima nabavu rutinskih roba, usluga ili radova putem neprekidno otvorenog popisa kvalificiranih dobavljača. Za razliku od okvirnog sporazuma, koji fiksira popis dobavljača na početku, DPS ostaje otvoren za nove dobavljače tijekom cijelog razdoblja rada. Novi dobavljači mogu u bilo kojem trenutku podnijeti zahtjev za pristup DPS-u, a kvalificirani podnositelji zahtjeva dodaju se u bazu dobavljača. Struktura DPS-a utvrđena je prema direktivama EU o javnoj nabavi i odgovarajućim pravilima Ujedinjenog Kraljevstva.

Kako DPS funkcionira u praksi

DPS djeluje u dvije faze. Prva faza je kvalifikacija, u kojoj ugovorno tijelo objavljuje obavijest o ugovoru koja opisuje DPS i kategorije roba ili usluga koje će obuhvatiti. Dobavljači podnose zahtjev za pristup DPS-u dostavljanjem dokaza da zadovoljavaju objavljene kriterije odabira. Kvalificirani dobavljači primaju se u DPS, a neuspješnim podnositeljima zahtjeva se dostavlja obavijest o isključenju. Faza kvalifikacije traje tijekom cijelog razdoblja DPS-a, pri čemu novi dobavljači mogu podnositi zahtjeve u bilo kojem trenutku.

Druga faza je poziv na dostavu ponuda (call-off), u kojoj ugovorno tijelo raspisuje konkretna natjecanja nabave za dobavljače uključenе u DPS. Svaki poziv na dostavu ponuda predstavlja mini-natječaj među dobavljačima DPS-a u odgovarajućoj kategoriji. Dobavljači podnose ponude za konkretni poziv, a kupac dodjeljuje ugovor pobjedničkom dobavljaču na temelju objavljenih kriterija ocjene. Struktura mini-natječaja slična je onoj koja se koristi u okvirnim sporazumima s više dobavljača.

Neprekidno otvoreni postupak prijema glavna je razlika između DPS-a i okvirnog sporazuma. Kod okvirnog sporazuma popis dobavljača fiksira se na početku trajanja okvira i novi dobavljači ne mogu pristupiti tijekom trajanja okvira. Kod DPS-a popis dobavljača neprestano raste kako se novi dobavljači kvalificiraju. To ima važne posljedice i za kupce i za tržište dobavljača.

Prednosti DPS-a za kupce

DPS-i nude nekoliko prednosti u odnosu na fiksne okvirne sporazume. Prvo, kupac ima koristi od stalne konkurencije jer novi dobavljači mogu ulaziti na tržište i izazivati postojeće sudionike tijekom cijelog razdoblja DPS-a. Drugo, kupac se lakše može prilagoditi promjenama na tržištu jer se novi dobavljači koji nude poboljšane tehnologije ili niže cijene mogu dodati bez čekanja isteka okvirnog sporazuma. Treće, DPS-i su posebno prikladni za brzo promjenjiva tržišta u kojima se sposobnosti dobavljača i cijene brzo mijenjaju.

DPS-i također smanjuju rizik od obveze rada sa suboptimalnim dobavljačima tijekom dugih razdoblja. Kod četverogodišnjeg okvirnog sporazuma kupac je obično vezan za rad samo s članovima okvira dok okvir ne istekne. Kod DPS-a kupac može uključiti bolje dobavljače čim se kvalificiraju, bez čekanja ciklusa obnove. Ova fleksibilnost čini DPS-e sve popularnijima za IT usluge, profesionalne usluge i druge kategorije u kojima se sposobnosti dobavljača brzo razvijaju.

Prednosti i izazovi za dobavljače

Iz perspektive dobavljača, DPS-i nude kontinuirani pristup tržištu. Dobavljač koji propusti lansiranje okvirnog sporazuma isključen je tijekom cijelog razdoblja tog okvira. Isti dobavljač može u bilo kojem trenutku podnijeti zahtjev za pristup DPS-u i, ako se kvalificira, odmah dobiti pristup natjecanjima putem poziva na dostavu ponuda. Ova kontinuirana dostupnost osobito je vrijedna za nove ulaske na tržište i rastuće dobavljače koji grade svoj prisutnost u javnom sektoru.

Izazov za dobavljače jest što DPS-i tijekom vremena primaju sve veći broj konkurenata. Dobavljač koji se pridruži DPS-u na početku može se suočiti s postupnim povećanjem konkurencije kako se novi dobavljači kvalificiraju. Rast baze dobavljača može sniziti cijene na pozivima na dostavu ponuda i smanjiti stopu uspjeha pojedinačnih dobavljača. Uspješni dobavljači u DPS-ima upravljaju ovom dinamikom kontinuiranim poboljšanjem svoje ponude, izgradnjom snažnih referenci kod kupca i učinkovitim odgovorima na mini-natječaje.

Uobičajeni slučajevi primjene DPS-a

DPS-i se sve više koriste za kategorije profesionalnih usluga u kojima su sposobnosti dobavljača raznolike i na tržištu postoje i etablirane tvrtke i rastući specijalisti. IT konzultantske usluge, menadžersko savjetovanje, usluge obuke, istraživačke usluge i kreativne usluge česte su kategorije za DPS-e. Struktura DPS-a omogućuje kupcima pristup specijaliziranim dobavljačima za konkretne pozive bez obveze na fiksni popis dobavljača u okviru.

DPS-i se također koriste za nabavu rutinskih roba kada kupac očekuje stalni ulazak novih dobavljača na tržište. Uredski pribor, dijelovi za vozila, građevinski materijali i slične robne kategorije ponekad koriste DPS-e kako bi održali konkurentski pritisak tijekom razdoblja nabave. Značajka kontinuiranog prijema osigurava da novi dobavljači koji nude povoljnije uvjete mogu ući na tržište bez čekanja obnove okvirnog sporazuma.

Related terms

Framework Agreement: Okvirni sporazum — alternativa DPS-u s fiksnim popisom dobavljača.
Mini-Competition: Mini-natječaj — mehanizam poziva na dostavu ponuda koji se koristi i u DPS-ima i u okvirnim sporazumima.
Open Procedure: Otvoreni postupak — standardni postupak koji se koristi za nabavu izvan DPS-a.
Pre-qualification: Predkvalifikacija — korak kvalifikacije za pristupanje DPS-u.
Centralised Purchasing Body: Centralizirano tijelo za nabavu — organizacija koja često upravlja velikim DPS-ima.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.