Sistema Dinámico de Contratación (DPS)

Un Sistema Dinámico de Contratación (DPS) es un vehículo electrónico de contratación que permite a las autoridades contratantes adquirir bienes, servicios o trabajos rutinarios mediante una lista continuamente abierta de proveedores cualificados. A diferencia de un acuerdo marco, que fija la lista de proveedores al inicio, un DPS permanece abierto a nuevos proveedores durante todo su periodo de vigencia. Los nuevos proveedores pueden solicitar incorporarse al DPS en cualquier momento, y los solicitantes cualificados se añaden al conjunto de proveedores. La estructura del DPS se establece en las directivas de contratación pública de la UE y en la normativa equivalente del Reino Unido.

Cómo funciona un DPS en la práctica

Un DPS opera en dos etapas. La primera etapa es la cualificación, en la que la autoridad contratante publica un anuncio de contratación que describe el DPS y las categorías de bienes o servicios que cubrirá. Los proveedores solicitan su inclusión en el DPS presentando pruebas de que cumplen los criterios de selección publicados. Los proveedores cualificados son admitidos en el DPS y los solicitantes no admitidos son notificados y excluidos. La fase de cualificación continúa durante todo el periodo del DPS, y los nuevos proveedores pueden solicitar en cualquier momento.

La segunda etapa es la adjudicación derivada, en la que la autoridad contratante emite procedimientos de contratación específicos dirigidos a los proveedores incluidos en el DPS. Cada adjudicación derivada es una mini-competición entre los proveedores del DPS en la categoría correspondiente. Los proveedores presentan ofertas para la adjudicación derivada específica, y la entidad contratante adjudica el contrato al proveedor ganador en base a criterios de evaluación publicados. La estructura de mini-competición es similar a la utilizada en acuerdos marco con múltiples proveedores.

El proceso de admisión continuamente abierto es la diferencia principal entre un DPS y un acuerdo marco. En un acuerdo marco, la lista de proveedores se fija al inicio del marco y no pueden incorporarse nuevos proveedores durante la vigencia del mismo. En un DPS, la lista de proveedores crece de forma continua a medida que se cualifican nuevos proveedores. Esto tiene implicaciones importantes tanto para las autoridades contratantes como para el mercado de proveedores.

Ventajas del DPS para las autoridades contratantes

Los DPS ofrecen varias ventajas frente a los acuerdos marco con lista fija de proveedores. En primer lugar, la autoridad contratante se beneficia de una competencia continua porque nuevos proveedores pueden entrar en el mercado y desafiar a los incumbentes durante todo el periodo del DPS. En segundo lugar, la autoridad contratante puede adaptarse más fácilmente a los cambios del mercado, ya que nuevos proveedores que ofrezcan tecnologías mejoradas o precios más bajos pueden añadirse sin esperar a la expiración del acuerdo marco. En tercer lugar, los DPS son especialmente adecuados para mercados de rápido movimiento donde la capacidad y la tarificación de los proveedores cambian con rapidez.

Los DPS también reducen el riesgo de contratación de quedar anclado a proveedores subóptimos por largos periodos. En un acuerdo marco de cuatro años, la autoridad contratante suele estar comprometida a trabajar sólo con los miembros del marco hasta su expiración. En un DPS, la autoridad puede incluir mejores proveedores en cuanto se cualifiquen, sin esperar un ciclo de renovación. Esta flexibilidad hace que los DPS sean cada vez más populares para servicios de TI, servicios profesionales y otras categorías en las que la capacidad del proveedor evoluciona con rapidez.

Ventajas y desafíos para los proveedores

Desde la perspectiva del proveedor, los DPS ofrecen acceso continuo al mercado. Un proveedor que no participe en el lanzamiento de un acuerdo marco queda excluido durante toda la vigencia de ese marco. Ese mismo proveedor puede solicitar su inclusión en un DPS en cualquier momento y, si se cualifica, acceder inmediatamente a las competencias de adjudicación derivada. Esta accesibilidad continua es especialmente valiosa para nuevos entrantes en el mercado y para proveedores en crecimiento que construyen su presencia en el sector público.

El desafío para los proveedores es que los DPS admiten más competidores con el tiempo. Un proveedor que se incorpora a un DPS en su lanzamiento puede enfrentarse a una competencia progresivamente mayor a medida que se cualifiquen nuevos proveedores. El crecimiento del conjunto de proveedores puede presionar a la baja los precios en las adjudicaciones derivadas y reducir las tasas de adjudicación para proveedores individuales. Los proveedores que obtienen éxito en DPS gestionan esta dinámica mejorando continuamente sus ofertas, construyendo referencias sólidas con la autoridad contratante y siendo eficientes en las respuestas a las mini-competencias.

Casos de uso comunes del DPS

Los DPS se utilizan cada vez más en categorías de servicios profesionales donde las capacidades de los proveedores son diversas y el mercado incluye tanto firmas consolidadas como especialistas en crecimiento. Consultoría informática, consultoría de gestión, servicios de formación, servicios de investigación y servicios creativos son categorías comunes para DPS. La estructura del DPS permite a las autoridades contratantes acceder a proveedores especializados para adjudicaciones derivadas específicas sin comprometerse con una lista fija de proveedores.

Los DPS también se emplean para la adquisición de bienes rutinarios donde se espera la entrada continua de nuevos proveedores en el mercado. Suministros de oficina, repuestos de vehículos, materiales de construcción y categorías de productos similares a veces usan DPS para mantener la presión competitiva durante todo el periodo de contratación. La característica de admisión continua garantiza que nuevos proveedores que ofrezcan mejores condiciones puedan entrar en el mercado sin esperar la renovación de un acuerdo marco.

Términos relacionados

Acuerdo marco: la alternativa de proveedores fijos frente a un DPS.
Mini-competición: el mecanismo de adjudicación derivada utilizado tanto en DPS como en acuerdos marco.
Procedimiento abierto: el procedimiento estándar utilizado para la contratación que no emplea un DPS.
Precalificación: la fase de cualificación para incorporarse a un DPS.
Organismo de Compra Centralizada: una organización que con frecuencia opera DPS de gran tamaño.

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