Dünaamiline hankesüsteem (DPS)

Dünaamiline hankesüsteem, lühendatult DPS, on elektrooniline soetusmehhanism, mis võimaldab hankekorraldajatel soetada rutiinseid kaupu, teenuseid või töid läbi pidevalt avatava kvalifitseeritud tarnijate loendi. Erinevalt raamlepingust (framework agreement), mille puhul fikseeritakse tarnijate loend alguses, jääb DPS uutele tarnijatele avatud kogu tegutsemisaja jooksul. Uued tarnijad võivad igal ajal DPS-i astuda ning kvalifitseeritud taotlejad lisatakse tarnijate ringi. DPS-i struktuur on loodud Euroopa Liidu (EU) hankedirektiivide ja vastavate Ühendkuningriigi (UK) reeglite alusel.

Kuidas DPS töötab praktikas

DPS töötab kahe etapi põhimõttel. Esimene etapp on kvalifitseerimine, kus hankekorraldaja avaldab teate, mis kirjeldab DPS-i ja kauba- või teenusekategooriaid, mida see hõlmab. Tarnijad taotlevad DPS-i astumist, esitades tõendid, et nad vastavad avaldatud valikukriteeriumidele. Kvalifitseeritud tarnijad võetakse DPS-i vastu, ebaõnnestunud taotlejad teavitatakse ja välistatakse. Kvalifitseerimisetapp jätkub kogu DPS-i kehtivuse jooksul, võimaldades uutel tarnijatel igal ajal kandideerida.

Teine etapp on call-off (tellimiskonkurss), kus hankekorraldaja väljastab DPS-i tarnijatele konkreetseid hankekonkursse. Iga call-off on minikonkurss (mini-competition) DPS-i tarnijate vahel vastavas kategoorias. Tarnijad esitavad pakkumused konkreetse call-off jaoks ning ostja annab lepingu võitjale avaldatud hindamisaluste alusel. Minikonkursside struktuur on sarnane mitme tarnijaga raamlepingute puhul kasutatavale struktuurile.

Pidevalt avatud vastuvõtuprotsess on peamine erinevus DPS-i ja raamlepingu vahel. Raamlepingu korral fikseeritakse tarnijate nimekiri raamlepingu alguses ning uued tarnijad ei saa raamlepingu kehtivuse ajal liituda. DPS-i korral kasvab tarnijate nimekiri pidevalt, kui uued tarnijad kvalifitseeruvad. Sellel on olulised tagajärjed nii ostjatele kui tarnijaturule.

Ostja eelised DPS-i kasutamisel

DPS-id pakuvad mitmeid eeliseid võrreldes fikseeritud raamlepingutega. Esiteks saab ostja kasu pidevast konkurentsist, sest uued tarnijad võivad DPS-i kaudu turule siseneda ja konkureerida kehtivate tarnijatega kogu DPS-i kehtivuse jooksul. Teiseks saab ostja hõlpsamini kohaneda turumuutustega, kuna uued tarnijad, kes pakuvad paremaid tehnoloogiaid või madalamaid hindu, saab lisada ilma raamlepingu lõppemist ootamata. Kolmandaks sobivad DPS-id eriti kiiresti muutuvatele turgudele, kus tarnijate võimekus ja hinnad arenevad kiiresti.

DPS-id vähendavad ka hanke riski, et ostja jääb pikaks ajaks kinni suboptiimsete tarnijate juurde. Nelja-aastase raamlepingu puhul on ostja tavaliselt kohustatud töötama ainult raamlepingu liikmetega kuni raamlepingu lõppemiseni. DPS-i korral saab ostja lisada paremaid tarnijaid niipea, kui need kvalifitseeruvad, ilma uuendustsüklit ootamata. See paindlikkus muudab DPS-id järjest populaarsemaks IT-teenuste, professionaalsete teenuste ja muude kategooriate puhul, kus tarnijate võimekus kiiresti areneb.

Tarnija eelised ja väljakutsed

Tarnija perspektiivist pakuvad DPS-id pidevat turule ligipääsu. Tarnija, kes jääb raamlepingu käivitamisel välja, on tavaliselt raamlepingu kogu kehtivuse ajaks välistatud. Sama tarnija võib DPS-i igal ajal taotleda ning kui ta kvalifitseerub, saab ta kohe osaleda call-off konkurssides. See pidev ligipääs on eriti väärtuslik uutele turuosalistele ja kasvavatele tarnijatele, kes ehitavad oma avaliku sektori positsiooni.

Tarnijale on väljakutseks see, et DPS-id võtavad aja jooksul vastu üha rohkem konkurente. Tarnija, kes liitub DPS-iga turule tuleku ajal, võib aja jooksul silmitsi seista järjest tugevneva konkurentsiga, kui uued tarnijad kvalifitseeruvad. Tarnijate arvu kasv võib alandada call-off hindu ja vähendada üksikute tarnijate võidumäära. Edukad DPS-i tarnijad haldavad seda dünaamikat, täiustades pidevalt oma pakkumisi, luues ostja juures tugevaid viiteid ja olles minikonkurssidele vastamisel efektiivsed.

Levinud kasutusjuhtumid DPS-ide jaoks

DPS-e kasutatakse üha enam professionaalsete teenuste kategooriates, kus tarnijate võimekus on erinev ja turg sisaldab nii varem tuntud firmasid kui ka kasvavaid spetsialiste. IT-konsultatsioonid, juhtimiskonsultatsioonid, koolitusteenused, uuringuteenused ja loovteenused on tavalised DPS-i kategooriad. DPS-i struktuur võimaldab ostjatel pääseda ligi eriala-tarnijatele spetsiifiliste call-off'ide jaoks ilma, et peaks kohustuma fikseeritud raamlepingutega tarnijate nimekirjale.

DPS-e kasutatakse ka rutiinse kaupade hankeks, kus ostja eeldab turule pidevat uute tarnijate sisenemist. Kontoritarbed, sõidukiosad, ehitusmaterjalid ja sarnased kaubakategooriad kasutavad mõnikord DPS-e, et säilitada konkurents surve kogu hankeperioodi vältel. Pidev vastuvõtu omadus tagab, et uued tarnijad, kes pakuvad paremaid tingimusi, saavad turule siseneda ilma raamlepingu uuendamist ootamata.

Seotud mõisted

Raamleping (Framework Agreement): DPS-i alternatiiv, kus tarnijate nimekiri on fikseeritud.
Minikonkurss (Mini-Competition): call-off mehhanism, mida kasutatakse nii DPS-ides kui raamlepingutes.
Avatud menetlus (Open Procedure): tavamenetlus, mida kasutatakse DPS-i mittekuuluvate hangete puhul.
Eelkvalifitseerimine (Pre-qualification): kvalifitseerimisetapp DPS-iga liitumiseks.
Tsentraliseeritud soetamisorgan (Centralised Purchasing Body): organisatsioon, mis tihti haldab suuri DPS-e.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.