Dynaaminen hankintajärjestelmä (DPS)

Dynaaminen hankintajärjestelmä (DPS) on sähköinen hankintaväline, jonka avulla hankintayksiköt voivat hankkia rutiininomaisia tavaroita, palveluja tai töitä jatkuvasti avoimen hyväksyttyjen toimittajien luettelon kautta. Toisin kuin puitesopimus, jossa toimittajaluettelo lukitaan alussa, DPS pysyy avoimena uusille toimittajille koko voimassaolonsa ajan. Uudet toimittajat voivat hakea mukaan milloin tahansa, ja kelpoiksi todetut hakijat lisätään toimittajapooliin. DPS-rakenne perustuu EU:n hankintadirektiiveihin ja vastaaviin Ison-Britannian (UK) sääntöihin.

Miten DPS toimii käytännössä

DPS toimii kahdessa vaiheessa. Ensimmäinen vaihe on kelpoisuuden arviointi, jossa hankintayksikkö julkaisee hanketiedotteen, jossa kuvataan DPS ja sen kattamat tavara- tai palveluluokat. Toimittajat hakevat mukaan DPS:ään toimittamalla todistusaineiston siitä, että ne täyttävät julkaistut valintakriteerit. Kelpoiksi todetut toimittajat hyväksytään DPS:ään, ja hylätyt hakijat tiedotetaan ja jätetään pois. Kelpoisuuden arviointi jatkuu koko DPS:n voimassaoloaikana, ja uudet toimittajat voivat hakea milloin tahansa.

Toinen vaihe on erillishankinta, jossa hankintayksikkö toteuttaa erityisiä kilpailutuksia DPS:ssä oleville toimittajille. Jokainen erillishankinta on erilliskilpailutus DPS-toimittajien kesken kyseisessä kategoriassa. Toimittajat jättävät tarjoukset kyseistä erillishankintaa varten, ja hankintayksikkö tekee sopimuksen voittaneelle toimittajalle julkaistujen arviointikriteerien perusteella. Erilliskilpailutusmalli on samankaltainen kuin monitoimittajapuitesopimuksissa käytetty malli.

Jatkuvasti avoin hyväksymismenettely on DPS:n ja puitesopimuksen tärkein ero. Puitesopimuksessa toimittajaluettelo määritellään puitesopimuksen alussa, eikä uusia toimittajia voi liittyä sopimuskauden aikana. DPS:ssä toimittajaluettelo kasvaa jatkuvasti uusien kelpoisten toimittajien myötä. Tämä vaikuttaa merkittävästi sekä hankintayksiköihin että toimittajamarkkinoihin.

DPS:n edut hankintayksiköille

DPS:t tarjoavat useita etuja kiinteisiin puitesopimuksiin verrattuna. Ensinnäkin hankintayksikkö hyötyy jatkuvasta kilpailusta, sillä uudet toimittajat voivat tulla markkinoille ja haastaa nykyiset toimittajat koko DPS-kauden aikana. Toiseksi hankintayksikkö voi sopeutua markkinamuutoksiin helpommin, koska uudet toimittajat, jotka tarjoavat parempaa teknologiaa tai alhaisempia hintoja, voidaan lisätä ilman, että tarvitsee odottaa puitesopimuksen päättymistä. Kolmanneksi DPS:t soveltuvat erityisesti nopeasti muuttuville markkinoille, joissa toimittajakapasiteetti ja hinnoittelu muuttuvat nopeasti.

DPS:t vähentävät myös riskiä joutua sitoutumaan pitkiksi ajoiksi epäoptimaalisiin toimittajiin. Nelivuotisen puitesopimuksen yhteydessä hankintayksikkö on tyypillisesti sitoutunut työskentelemään vain puitesopimuksen jäsenien kanssa sopimuskauden loppuun asti. DPS:ssä hankintayksikkö voi ottaa mukaan parempia toimittajia heti niiden kelpuutuksen jälkeen, ilman odotusta uusiutumiskierrosta. Tämä joustavuus tekee DPS:istä yhä suositumpia IT-palveluissa, asiantuntijapalveluissa ja muissa kategorioissa, joissa toimittajien kyvykkyys kehittyy nopeasti.

Toimittajien edut ja haasteet

Toimittajan näkökulmasta DPS tarjoaa jatkuvan pääsyn markkinoille. Toimittaja, joka jää puitesopimuksen käynnistyessä ulkopuolelle, on poissa puitesopimuksen koko voimassaoloajan. Sama toimittaja voi hakea DPS:ään milloin tahansa ja, jos se kelpuutetaan, saada välittömän pääsyn erilliskilpailutuksiin. Tämä jatkuva saavutettavuus on erityisen arvokas uusille markkinoille tulijoille ja kasvaville toimittajille, jotka rakentavat julkisen sektorin läsnäoloaan.

Toimittajille haasteena on, että DPS hyväksyy ajan myötä yhä enemmän kilpailijoita. Toimittaja, joka liittyy DPS:ään sen alussa, saattaa kohdata yhä kovempaa kilpailua uusien toimittajien kelpuutuessa. Laajeneva toimittajapooli voi laskea erillishankintojen hintoja ja vähentää yksittäisten toimittajien voittoprosentteja. Menestyvät DPS-toimittajat hallitsevat tätä dynamiikkaa parantamalla jatkuvasti tarjontaansa, rakentamalla vahvoja referenssejä hankintayksikön kanssa ja olemalla tehokkaita erilliskilpailutuksiin vastaamisessa.

Yleiset DPS-käyttötapaukset

DPS:itä käytetään yhä enemmän asiantuntijapalvelujen kategorioissa, joissa toimittajien kyvykkyydet ovat moninaisia ja markkinassa on sekä vakiintuneita yrityksiä että kasvavia erikoistuneita toimijoita. IT-konsultointi, johtamis- ja liikkeenjohdon konsultointi, koulutuspalvelut, tutkimuspalvelut ja luovat palvelut ovat yleisiä DPS-kategorioita. DPS-rakenne mahdollistaa hankintayksiköille pääsyn erikoistuneisiin toimittajiin tiettyjä erillishankintoja varten ilman sitoutumista kiinteään puitesopimuksen toimittajalistaan.

DPS:itä käytetään myös rutiininomaisten tavarahankintojen yhteydessä, joissa hankintayksikkö odottaa markkinoille jatkuvaa uusien toimittajien tuloa. Toimistotarvikkeet, ajoneuvojen osat, rakennusmateriaalit ja vastaavat hyödykeluokat käyttävät joskus DPS:ää ylläpitääkseen kilpailupainetta koko hankintakauden ajan. Jatkuvan hyväksymisen ominaisuus varmistaa, että uudet toimittajat, jotka tarjoavat parempia ehtoja, voivat tulla markkinoille ilman odotusta puitesopimuksen uusiutumiseen asti.

Liittyvät termit

Puitesopimus: DPS:n vaihtoehto, jossa toimittajaluettelo on kiinteä.
Erilliskilpailutus: erillishankintojen mekanismi, jota käytetään sekä DPS:issä että puitesopimuksissa.
Avoin menettely: tavallinen menettely ei-DPS-hankinnoissa.
Esivalinta: DPS:ään liittymisen kelpoisuusvaihe.
Keskitetty hankintayksikkö: organisaatio, joka usein hallinnoi suuria DPS:iä.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.