Dynamický nákupný systém (DPS) | Otnox

Dynamický nákupný systém (DPS) je elektronický nástroj verejného obstarávania, ktorý umožňuje obstarávateľom nakupovať bežné tovary, služby alebo práce prostredníctvom priebežne otvoreného zoznamu kvalifikovaných dodávateľov.

Dynamický nákupný systém (DPS) je elektronický nástroj verejného obstarávania, ktorý umožňuje obstarávateľom nakupovať bežné tovary, služby alebo práce prostredníctvom priebežne otvoreného zoznamu kvalifikovaných dodávateľov. Na rozdiel od rámcovej dohody, ktorá zoznam dodávateľov fixuje na začiatku, DPS zostáva počas celej doby platnosti otvorený novým dodávateľom. Noví dodávatelia sa môžu k DPS prihlásiť kedykoľvek a kvalifikovaní žiadatelia sú zaradení do skupiny dodávateľov. Štruktúra DPS je stanovená smernicami Európskej únie (EU) o verejnom obstarávaní a ekvivalentnými pravidlami Spojeného kráľovstva (UK).

Ako DPS funguje v praxi

DPS funguje v dvoch etapách. Prvou etapou je kvalifikácia, pri ktorej obstarávateľ zverejní oznámenie o zákazke opisujúce DPS a kategórie tovarov alebo služieb, ktoré bude pokrývať. Dodávatelia sa prihlasujú do DPS predložením dôkazov, že spĺňajú zverejnené výberové kritériá. Kvalifikovaní dodávatelia sú prijatí do DPS a neúspešní uchádzači sú informovaní a vylúčení. Kvalifikačná etapa prebieha priebežne počas trvania DPS, pričom noví dodávatelia sa môžu prihlasovať kedykoľvek.

Druhou etapou je zadanie (call-off), pri ktorom obstarávateľ vypisuje konkrétne súťaže na obstaranie pre dodávateľov v DPS. Každé zadanie (call-off) je mini-súťaž medzi dodávateľmi DPS v príslušnej kategórii. Dodávatelia predkladajú ponuky na konkrétne zadanie a obstarávateľ zmluvu zverí víťaznému dodávateľovi na základe zverejnených hodnotiacich kritérií. Štruktúra mini-súťaže je podobná tej, ktorá sa používa v rámci viacdodávateľských rámcových dohôd.

Priebežne otvorený príjem žiadostí je hlavný rozdiel medzi DPS a rámcovou dohodou. Pri rámcovej dohode je zoznam dodávateľov pevne stanovený na začiatku rámca a noví dodávatelia sa nemôžu pridať počas jej trvania. Pri DPS sa zoznam dodávateľov priebežne rozrastá, keď sa noví dodávatelia kvalifikujú. Toto má významné dôsledky pre obstarávateľov aj trh dodávateľov.

Výhody DPS pre obstarávateľov

DPS prinášajú niekoľko výhod v porovnaní s pevnými rámcovými dohodami. Po prvé, obstarávateľ ťaží z priebežnej konkurencie, pretože noví dodávatelia môžu počas trvania DPS vstupovať na trh a konkurovať etablovaným dodávateľom. Po druhé, obstarávateľ sa ľahšie prispôsobí zmenám na trhu, pretože noví dodávatelia ponúkajúci vylepšené technológie alebo nižšie ceny možno pridať bez čakania na uplynutie rámca. Po tretie, DPS sú obzvlášť vhodné pre rýchlo sa meniacie trhy, kde sa schopnosti dodávateľov a ceny rýchlo vyvíjajú.

DPS tiež znižujú riziko, že obstarávateľ zostane viazaný na suboptimálnych dodávateľov počas dlhého obdobia. Pri štvorročnej rámcovej dohode je obstarávateľ zvyčajne viazaný spolupracovať len s členmi rámca až do jeho uplynutia. Pri DPS môže obstarávateľ zahrnúť lepších dodávateľov hneď, ako sa kvalifikujú, bez čakania na cyklus obnovy. Táto flexibilita robí DPS čoraz populárnejšími pri IT službách, profesionálnych službách a v iných kategóriách, kde sa schopnosti dodávateľov rýchlo vyvíjajú.

Výhody a výzvy pre dodávateľov

Z pohľadu dodávateľa DPS poskytujú priebežný prístup na trh. Dodávateľ, ktorý zmešká spustenie rámcovej dohody, je vylúčený počas celej doby trvania rámca. Ten istý dodávateľ sa však môže k DPS prihlásiť kedykoľvek a v prípade kvalifikácie získa okamžitý prístup k súťažiam na zadania. Táto priebežná dostupnosť je obzvlášť cenná pre nových účastníkov trhu a rastúcich dodávateľov budujúcich svoju prítomnosť v sektore verejného obstarávania.

Výzvou pre dodávateľov je, že DPS postupom času prijímajú viac konkurentov. Dodávateľ, ktorý sa pripojí k DPS pri jeho štarte, môže čeliť postupne narastajúcej konkurencii s príchodom nových kvalifikovaných dodávateľov. Rastúca skupina dodávateľov môže tlačiť ceny pri zadaniach nadol a znižovať úspešnosť jednotlivých dodávateľov. Úspešní dodávatelia na DPS túto dynamiku zvládajú neustálym zlepšovaním svojich ponúk, budovaním silných referencií u obstarávateľa a efektívnym spracovaním odpovedí v mini-súťažiach.

Bežné prípady použitia DPS

DPS sa čoraz častejšie používajú v kategóriách profesionálnych služieb, kde sú schopnosti dodávateľov rozmanité a trh zahŕňa etablované firmy aj rastúcich špecialistov. IT poradenstvo, manažérske poradenstvo, školiace služby, výskumné služby a kreatívne služby sú bežnými kategóriami DPS. Štruktúra DPS umožňuje obstarávateľom získať prístup k špecializovaným dodávateľom pre konkrétne zadania bez viazania sa na pevný zoznam dodávateľov.

DPS sa tiež používajú pri obstarávaní bežného tovaru, kde obstarávateľ očakáva priebežný vstup nových dodávateľov na trh. Kancelárske potreby, náhradné diely do vozidiel, stavebný materiál a podobné komoditné kategórie niekedy využívajú DPS, aby udržali konkurenčný tlak počas celého obdobia obstarávania. Funkcia priebežného prijímania zaručuje, že noví dodávatelia ponúkajúci lepšie podmienky môžu vstúpiť na trh bez čakania na obnovu rámca.

Súvisiace pojmy

  • Rámcová dohoda: pevne stanovená alternatíva k DPS.
  • Mini-súťaž: mechanizmus zadávania používaný v DPS aj v rámcových dohodách.
  • Otvorený postup: štandardný postup používaný pri obstarávaniach mimo DPS.
  • Predkvalifikácia: kvalifikačné štádium pre vstup do DPS.
  • Centralizovaný nákupný orgán: organizácia, ktorá často prevádzkuje veľké DPS.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.