Dynamisk innkjøpssystem (DPS)

Et dynamisk innkjøpssystem (DPS) er et elektronisk anskaffelsesverktøy som gjør det mulig for oppdragsgivere å anskaffe rutinemessige varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider gjennom en kontinuerlig åpen liste over kvalifiserte leverandører. I motsetning til en rammeavtale, som fastsetter leverandørlisten ved starten, forblir et DPS åpent for nye leverandører gjennom hele driftsperioden. Nye leverandører kan når som helst søke om å bli med i DPS, og kvalifiserte søkere blir lagt til leverandørpoolen. DPS-strukturen er etablert under EUs anskaffelsesdirektiver og tilsvarende britiske regler.

Hvordan et DPS fungerer i praksis

Et DPS opererer i to faser. Den første fasen er kvalifiseringsfasen, hvor oppdragsgiveren publiserer en kontraktskunngjøring som beskriver DPS-et og hvilke kategorier varer eller tjenester det vil omfatte. Leverandører søker om å bli med i DPS ved å legge fram bevis på at de oppfyller de publiserte kvalifikasjonskriteriene. Kvalifiserte leverandører blir tatt opp i DPS, og ikke kvalifiserte søkere blir varslet og ekskludert. Kvalifiseringsfasen fortsetter gjennom hele DPS-perioden, og nye leverandører kan søke når som helst.

Den andre fasen er avrop, hvor oppdragsgiveren utsteder konkrete anskaffelseskonkurranser til leverandører på DPS. Hvert avrop er en mini-konkurranse blant DPS-leverandørene i den relevante kategorien. Leverandører leverer tilbud for det konkrete avropet, og kjøperen tildeler kontrakten til den vinnende leverandøren basert på offentliggjorte evalueringskriterier. Mini-konkurransestrukturen ligner den som brukes under rammeavtaler med flere leverandører.

Den kontinuerlig åpne opptaksprosessen er hovedforskjellen mellom et DPS og en rammeavtale. Under en rammeavtale er leverandørlisten fast ved rammeavtalens start, og nye leverandører kan ikke slutte seg til i rammeavtalens løpetid. Under et DPS vokser leverandørlisten kontinuerlig ettersom nye leverandører kvalifiserer seg. Dette har viktige konsekvenser for både kjøpere og leverandørmarkedet.

Fordeler med DPS for kjøpere

DPS gir flere fordeler sammenlignet med faste rammeavtaler. For det første drar kjøperen nytte av kontinuerlig konkurranse fordi nye leverandører kan komme inn på markedet og utfordre etablerte leverandører gjennom hele DPS-perioden. For det andre kan kjøperen lettere tilpasse seg markedsendringer fordi nye leverandører som tilbyr forbedret teknologi eller lavere priser kan legges til uten å vente på at en rammeavtale utløper. For det tredje egner DPS seg særlig godt i raskt bevegelige markeder hvor leverandørkapasitet og prisnivå endrer seg raskt.

DPS reduserer også anskaffelsesrisikoen ved å binde seg til suboptimale leverandører over lengre tid. Under en fireårs rammeavtale er en kjøper typisk forpliktet til å arbeide bare med rammeavtalens deltakere til rammeavtalen utløper. Under et DPS kan kjøperen inkludere bedre leverandører så snart de kvalifiserer seg, uten å vente på en fornyelsessyklus. Denne fleksibiliteten gjør DPS stadig mer populært for IT-tjenester, profesjonelle tjenester og andre kategorier der leverandørkapasiteten utvikler seg raskt.

Fordeler og utfordringer for leverandører

Fra leverandørens perspektiv gir DPS kontinuerlig markedsadgang. En leverandør som går glipp av lanseringen av en rammeavtale blir ekskludert i hele rammeavtalens løpetid. Den samme leverandøren kan søke seg inn på et DPS når som helst og, hvis kvalifisert, få umiddelbar tilgang til avropskonkurranser. Denne kontinuerlige tilgjengeligheten er særlig verdifull for nye markedsaktører og voksende leverandører som bygger sin tilstedeværelse i offentlig sektor.

Utfordringen for leverandører er at DPS over tid slipper inn flere konkurrenter. En leverandør som slutter seg til et DPS ved oppstart kan møte økende konkurranse etter hvert som nye leverandører kvalifiserer seg. Den voksende leverandørpoolen kan presse avropsprisene ned og redusere vinnersjansene for enkelte leverandører. Vellykkede DPS-leverandører håndterer dette ved kontinuerlig å forbedre sine tilbud, bygge sterke referanser hos oppdragsgiveren og være effektive i besvarelser av mini-konkurranser.

Vanlige bruksområder for DPS

DPS brukes i økende grad for kategorier innen profesjonelle tjenester der leverandørkapasiteter er varierte og markedet omfatter både etablerte firmaer og voksende spesialister. IT-rådgivning, ledelsesrådgivning, opplæringstjenester, forskningstjenester og kreative tjenester er vanlige DPS-kategorier. DPS-strukturen lar kjøpere få tilgang til spesialiserte leverandører for konkrete avrop uten å binde seg til en fast liste med rammeavtaleleverandører.

DPS brukes også for rutinemessige vareanskaffelser der kjøperen forventer kontinuerlig markedsinngang fra nye leverandører. Kontorrekvisita, bildeler, bygningsmaterialer og lignende varekategorier bruker noen ganger DPS for å opprettholde konkurranseelementet gjennom hele anskaffelsesperioden. Den kontinuerlige opptaksfunksjonen sikrer at nye leverandører som tilbyr bedre betingelser kan komme inn på markedet uten å vente på rammeavtalefornyelse.

Related terms

Framework Agreement: Rammeavtale — det faste-leverandør-alternativet til et DPS.
Mini-Competition: Mini-konkurranse — avropsmekanismen som brukes både i DPS og rammeavtaler.
Open Procedure: Åpen prosedyre — standard prosedyre brukt ved ikke-DPS-anskaffelser.
Pre-qualification: Prekvalifisering — kvalifiseringssteget for å bli med i et DPS.
Centralised Purchasing Body: Sentralisert innkjøpsorgan — en organisasjon som ofte opererer store DPS.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 25 markets.