Pengadaan Bersama
Pengadaan bersama adalah praktik beberapa otoritas pengadaan yang menggabungkan kegiatan pengadaan mereka dalam satu prosedur untuk mencapai skala ekonomi, berbagi keahlian, dan mengurangi duplikasi administratif. Pengadaan bersama dapat berbentuk koordinasi informal pada kontrak tertentu hingga badan pengadaan terpusat formal yang melayani seluruh sektor publik. Direktif pengadaan Uni Eropa (EU) secara eksplisit mengizinkan pengadaan bersama dan mendukungnya sebagai alat untuk pengeluaran publik yang efisien.
Pengadaan bersama adalah praktik beberapa otoritas pengadaan yang menggabungkan kegiatan pengadaan mereka dalam satu prosedur untuk mencapai skala ekonomi, berbagi keahlian, dan mengurangi duplikasi administratif. Pengadaan bersama dapat berbentuk koordinasi informal pada kontrak tertentu hingga badan pengadaan terpusat formal yang melayani seluruh sektor publik. Direktif pengadaan Uni Eropa (EU) secara eksplisit mengizinkan pengadaan bersama dan mendukungnya sebagai alat untuk pengeluaran publik yang efisien.
Mengapa otoritas pengadaan melakukan pengadaan bersama
Beberapa pendorong memotivasi pengadaan bersama. Yang paling jelas adalah daya beli: dengan menggabungkan permintaan dari beberapa pembeli, pengadaan bersama dapat memperoleh harga yang lebih baik dibandingkan pembeli individu yang bertindak sendiri. Penyedia (suppliers) lebih memilih kontrak yang lebih besar karena dapat membebankan biaya tetap mereka pada pendapatan yang lebih besar, memungkinkan mereka menawarkan harga per unit yang lebih rendah. Permintaan yang teragregasi juga membenarkan investasi oleh penyedia dalam infrastruktur pengiriman yang lebih baik, pelatihan, dan kapabilitas layanan.
Efisiensi administratif merupakan pendorong lain. Prosedur pengadaan melibatkan overhead substansial dalam tinjauan hukum, penyusunan dokumen, evaluasi, dan pengelolaan kontrak. Ketika beberapa pembeli masing-masing melakukan pengadaan barang atau jasa serupa secara terpisah, biaya administrasi menjadi berlipat ganda. Pengadaan bersama mengkonsolidasikan upaya administratif ke dalam satu prosedur, membebaskan sumber daya pembeli untuk prioritas lain.
Pengadaan bersama juga memusatkan keahlian. Kategori pengadaan yang terspesialisasi seperti sistem TI, peralatan kesehatan yang kompleks, atau infrastruktur besar memerlukan pengetahuan teknis mendalam untuk melakukan pengadaan secara efektif. Pembeli individu mungkin kekurangan keahlian untuk menyusun spesifikasi dan mengevaluasi pengadaan tersebut secara kompeten. Pengadaan bersama memungkinkan tim ahli melayani beberapa pembeli, menerapkan pengetahuan khusus mereka di seluruh sektor publik yang lebih luas.
Bentuk-bentuk pengadaan bersama
Pengadaan bersama mengambil banyak bentuk dalam praktik. Bentuk paling sederhana adalah koordinasi sesekali, di mana dua atau lebih otoritas pengadaan memutuskan untuk menggabungkan pengadaan tertentu yang akan datang tanpa membentuk struktur permanen. Ini bekerja dengan baik untuk peluang satu kali di mana mitra bersama memiliki kebutuhan yang serupa pada waktu yang sama.
Pengaturan yang lebih formal meliputi konsorsium, di mana beberapa otoritas pengadaan membentuk kemitraan terstruktur untuk koordinasi pengadaan yang berkelanjutan. Konsorsium biasanya memiliki pengaturan tata kelola, prosedur pengadaan bersama, dan mekanisme pembagian biaya yang jelas. Mereka berada di antara pembeli yang sepenuhnya independen dan badan pengadaan yang sepenuhnya terpusat, menyediakan struktur tanpa konsolidasi penuh.
Badan pengadaan terpusat mewakili bentuk paling kelembagaan dari pengadaan bersama. Ini adalah organisasi khusus yang melakukan pengadaan atas nama beberapa pembeli hilir, seringkali di seluruh sektor publik nasional atau domain tertentu seperti layanan kesehatan. The Crown Commercial Service di United Kingdom, the Central Public Procurement Office in Latvia, dan badan serupa di negara anggota lain semuanya beroperasi sebagai badan pengadaan terpusat untuk yurisdiksi masing-masing.
Pengadaan bersama lintas negara
Hukum pengadaan Uni Eropa secara tegas mendukung pengadaan bersama lintas negara, di mana otoritas pengadaan dari negara anggota yang berbeda menggabungkan kegiatan pengadaan mereka. Pengadaan bersama lintas negara menghadapi kompleksitas tambahan karena perbedaan dalam hukum pengadaan nasional, bahasa, dan budaya administratif. Meskipun kompleksitas tersebut, praktik ini telah berkembang seiring waktu, terutama dalam pengadaan kesehatan di mana permintaan bersama dapat menjamin akses yang lebih baik ke produk medis yang pasokannya terbatas.
Pandemi COVID-19 mempercepat pengadaan bersama lintas negara dalam sektor kesehatan. Negara anggota EU bekerjasama melalui pengadaan bersama vaksin, ventilator, alat pelindung diri, dan pasokan kritis lainnya. Pengalaman tersebut menunjukkan baik potensi pengadaan bersama lintas negara maupun tantangan praktis dalam mengoperasikan proses tersebut di antara sistem nasional yang beragam. Pelajaran dari pandemi terus menginformasikan kebijakan pengadaan lintas negara.
Di luar sektor kesehatan, pengadaan bersama lintas negara tetap kurang umum tetapi terus berkembang. Area di mana praktik ini berkembang meliputi pengadaan pertahanan di bawah program Eropa bersama, peralatan penelitian ilmiah untuk fasilitas bersama, dan infrastruktur untuk jaringan transportasi lintas negara. Komisi Eropa mendukung pengadaan bersama lintas negara melalui pendanaan untuk pengembangan kapasitas dan melalui panduan hukum mengenai prosedur yang relevan.
Implikasi bagi penyedia
Pengadaan bersama menciptakan peluang sekaligus tantangan bagi penyedia. Peluangnya adalah akses ke kontrak yang lebih besar dan lebih strategis daripada yang tersedia dari pembeli individu. Memenangkan kerangka kerja terpusat atau pengadaan bersama besar dapat memberikan pendapatan yang stabil selama bertahun-tahun di seluruh beberapa pembeli hilir. Tantangannya adalah persaingan yang lebih canggih yang ditarik oleh pengadaan bersama. Pengadaan bersama besar biasanya menarik penawaran dari penyedia mapan dengan referensi kuat, menyisakan ruang lebih sedikit bagi pesaing yang lebih baru atau lebih kecil.
Penyedia juga perlu memahami bagaimana kontrak pengadaan bersama diterjemahkan ke dalam perilaku pembelian aktual. Perjanjian kerangka (framework agreement) yang diberikan oleh badan pengadaan terpusat mungkin sangat dimanfaatkan oleh beberapa pembeli hilir dan hampir tidak digunakan oleh yang lain. Memprediksi pembeli hilir mana yang akan benar-benar melakukan pemesanan dari kerangka tersebut sangat penting untuk meramalkan pendapatan dan mengelola hubungan kontrak. Penyedia yang canggih melacak pola pemanggilan (call-off) dan berinteraksi aktif dengan pembeli hilir untuk mendorong pemanfaatan.
Istilah terkait
- Badan Pengadaan Terpusat: bentuk pengadaan bersama yang paling kelembagaan.
- Perjanjian Kerangka: struktur umum yang digunakan dalam pengadaan bersama.
- Pengadaan Lintas Negara: area di mana pengadaan bersama sedang berkembang.
- Direktif Pengadaan Uni Eropa (EU): kerangka hukum yang mendukung pengadaan bersama.
- Pengadaan Publik: kegiatan yang lebih luas di mana pengadaan bersama terjadi.