RUP — Registre unique des soumissionnaires

Le RUP (Registro Único de Proponentes — Registre unique des soumissionnaires) concerne les soumissionnaires, pas les fournisseurs, et il est tenu par les chambres de commerce, non par l'État. Le certificat constitue une preuve irréfragable de l'expérience et de la capacité qu'il enregistre, ce qui signifie que les entités ne peuvent pas vous demander de les prouver de nouveau. Il expire également en avril si vous ne le renouvelez pas.

Le nom, précisément

RUP signifie Registro Único de Proponentes — le registre des soumissionnaires. Il est régulièrement mal traduit et même incorrectement cité en espagnol comme Registro Único de Proveedores, un registre de fournisseurs. C'est erroné, et la distinction n'est pas du pédantisme : on s'inscrit parce que l'on a l'intention de soumissionner, et ce que le registre certifie est votre aptitude à soumissionner, non une relation avec un acheteur.

Le glossaire de Colombia Compra Eficiente est sans équivoque : le RUP est le « registro único de proponentes tenu par les chambres de commerce, dans lequel doivent être inscrits ceux qui souhaitent participer aux Procesos de Contratación ».

Qui le détient

Pas l'État. L'article 6 de la Ley 1150 de 2007, tel que remplacé par l'article 221 du Decreto-Ley 19 de 2012, exige que toutes les personnes physiques et morales, nationales ou étrangères, domiciliées ou ayant une succursale en Colombie, qui aspirent à contracter avec des Entités de l'État, s'inscrivent au Registro Único de Proponentes au sein du Registro Único Empresarial de la chambre de commerce ayant juridiction sur leur domicile principal.

Les chambres vérifient les documents (article 2.2.1.1.1.5.4 du Decreto 1082 de 2015). La Superintendencia de Industria y Comercio autorise le formulaire d'enregistrement et le format du certificat. Colombia Compra Eficiente ne détient pas le registre ; elle y renvoie.

Ce qu'il certifie

En vertu de l'article 2.2.1.1.1.5 du Decreto 1082, les chambres vérifient et certifient quatre éléments :

Expérience — contrats exécutés, pour chacun des biens, ouvrages et services que le soumissionnaire propose, identifiés au troisième niveau du Clasificador de Bienes y Servicios et valorisés en salaires mensuels légaux minimums. Comptent aussi les contrats exécutés par l'intermédiaire de consortiums, unions temporaires et sociétés dans lesquelles le soumissionnaire détenait une participation.
Capacité juridique — la capacité du soumissionnaire pour les biens et services offerts, et l'autorité du représentant légal, y compris tout plafond monétaire de celle-ci.
Capacité financière — indice de liquidité, indice d'endettement et ratio de couverture des intérêts.
Capacité organisationnelle — rentabilité des capitaux propres et rendement des actifs.

Le certificat comporte également des informations sur les contrats, amendes, sanctions et inhabilitations, ainsi que l'expérience historique enregistrée du soumissionnaire (article 2.2.1.1.1.5.6).

Pourquoi le certificat a force probante

Le numeral 6.1 de l'article 6 de la Ley 1150 fait du certificat RUP la « plena prueba » — preuve concluante — des circonstances qui y sont consignées et vérifiées par les chambres. Il ajoute que les Entités de l'État ne peuvent pas exiger, et que les soumissionnaires ne peuvent pas soumettre, une documentation destinée à servir à l'enregistrement lui‑même. L'article 5 de la même loi rend ces habilitantes éliminatoires plutôt que notées.

En pratique, cela signifie qu'une entité ne peut pas légalement exiger que vous re-justifiiez une expérience certifiée par le RUP au moyen des contrats sous‑jacents. Ce n'est que lorsque l'objet exige la vérification de faits supplémentaires au registre que l'entité peut procéder à une vérification directe.

Le piège du renouvellement

L'article 2.2.1.1.1.5.1 du Decreto 1082 fixe la date limite : une personne inscrite doit déposer les informations pour le renouvellement au plus tard le cinquième jour ouvrable d'avril de chaque année. Sinon, les effets du RUP cessent. Les informations relatives à l'expérience et à la capacité juridique peuvent être mises à jour à tout moment ; le renouvellement annuel ne peut pas être rattrapé ultérieurement.

Un RUP périmé ne vous avertit pas. Cela signifie simplement que, le jour de la clôture d'un processus, vous ne détenez pas le certificat sur lequel l'entité est tenue de se fonder.

Qui n'en a pas besoin

L'article 6 exempte une liste spécifique : contratación directa ; contrats de services de santé ; mínima cuantía ; aliénation d'actifs de l'État ; produits agricoles négociés sur les bourses de commodités ; les actes commerciaux et industriels des entreprises industrielles et commerciales de l'État et des sociétés d'économie mixte ; et les contrats de concession de toute nature. Dans ces cas, l'entité adjudicatrice vérifie elle‑même les conditions du soumissionnaire.

Notez également ce que couvre réellement l'article 6 : les personnes « domiciliées ou ayant une succursale en Colombie ». Un soumissionnaire étranger sans domicile ni succursale en Colombie n'est pas soumis à l'obligation d'enregistrement, et l'entité vérifie directement ses conditions — ce qui signifie généralement produire les justificatifs sous‑jacents que le RUP aurait autrement remplacés.

Contestation et annulation

L'acte d'enregistrement est publié, et toute personne peut déposer un recurso de reposición auprès de la chambre dans les dix jours ouvrables, sans démontrer d'intérêt, en versant une caution. Il n'existe pas de recours contre la décision relative à ce recurso. Une Entité de l'État qui détecte des irrégularités possibles au cours d'un processus en cours peut suspendre le processus et contester l'enregistrement sans verser de caution ; la chambre dispose de vingt jours pour décider, après quoi l'entité poursuit sur la base des informations certifiées. Lorsque la chambre constate des incohérences graves, l'enregistrement est annulé et le soumissionnaire est inhabilité à contracter avec les Entités de l'État pendant cinq ans — définitivement en cas de récidive.

Que faire à ce sujet

Notez dans votre agenda la première semaine d'avril, chaque année, comme date limite impérative. Classez votre offre au troisième niveau du Clasificador de Bienes y Servicios avant de vous inscrire — les codes figurant sur votre certificat déterminent les processus pour lesquels vous pouvez être habilité. Obtenez un certificat récent avant chaque soumission et lisez la section sur les amendes et sanctions comme le ferait un acheteur. Et si vous soumissionnez sans domicile colombien, constituez à l'avance les preuves d'expérience et financières sous‑jacentes, car rien ne les remplace.

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