RUP — Registro Único de Proponentes
El RUP es el Registro Único de Proponentes — de proponentes, no de proveedores — y lo llevan las cámaras de comercio, no el Estado. El certificado constituye prueba plena de la experiencia y capacidad que registra, lo que significa que las entidades no pueden exigirle que las pruebe de nuevo. Además vence cada abril si no lo renueva.
El nombre, con precisión
RUP significa Registro Único de Proponentes — el registro de proponentes. Con regularidad se traduce incorrectamente e incluso se cita mal en español como Registro Único de Proveedores, un registro de proveedores. Eso es erróneo, y la distinción no es pedantería: se registra porque tiene la intención de ofertar, y lo que el registro certifica es su condición para ofertar, no una relación con ningún comprador.
El propio glosario de Colombia Compra Eficiente es inequívoco: el RUP es el "registro único de proponentes llevado por las cámaras de comercio, en el que deben inscribirse quienes estén interesados en participar en los Procesos de Contratación".
Quién lo administra
No el Estado. El artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, sustituido por el artículo 221 del Decreto-Ley 19 de 2012, exige que todas las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras, domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a contratar con Entidades Estatales, se registren en el Registro Único de Proponentes dentro del Registro Único Empresarial de la cámara de comercio con jurisdicción sobre su domicilio principal.
Las cámaras verifican los documentos (artículo 2.2.1.1.1.5.4 del Decreto 1082 de 2015). La Superintendencia de Industria y Comercio autoriza el formulario de registro y el formato del certificado. Colombia Compra Eficiente no mantiene el registro; lo enlaza.
Qué certifica
Según el artículo 2.2.1.1.1.5.3 del Decreto 1082, las cámaras verifican y certifican cuatro aspectos:
- Experiencia — contratos ejecutados, por cada uno de los bienes, obras y servicios que el proponente ofrece, identificados en el tercer nivel del Clasificador de Bienes y Servicios y valorizados en salarios mínimos legales mensuales. También cuentan los contratos ejecutados mediante consorcios, uniones temporales y sociedades en las que el proponente haya tenido participación.
- Capacidad legal — la capacidad del proponente respecto de los bienes y servicios ofrecidos y la facultad del representante legal, incluidos los límites monetarios que pueda tener.
- Capacidad financiera — índice de liquidez, índice de endeudamiento y razón de cobertura de intereses.
- Capacidad organizacional — retorno sobre el patrimonio y retorno sobre los activos.
El certificado también contiene información sobre contratos, multas, sanciones e inhabilidades, y la experiencia histórica registrada del proponente (artículo 2.2.1.1.1.5.6).
Por qué el certificado es prueba plena
El numeral 6.1 del artículo 6 de la Ley 1150 convierte el certificado del RUP en "plena prueba" de las circunstancias registradas en él y verificadas por las cámaras. Añade que las Entidades Estatales no pueden exigir, ni los proponentes presentar, documentación que deba emplearse para el propio registro. El artículo 5 de la misma ley hace que esos habilitantes sean de naturaleza aprobatoria/reprobatoria en lugar de ser puntuables.
En la práctica, esto significa que una entidad no puede exigir legalmente que usted vuelva a acreditar con los contratos subyacentes la experiencia certificada por el RUP. Solo cuando el objeto exija la verificación de cuestiones adicionales al registro podrá la entidad comprobarlas directamente.
La trampa de la renovación
El artículo 2.2.1.1.1.5.1 del Decreto 1082 fija el plazo: la persona registrada debe presentar la información para la renovación antes del quinto día hábil de abril de cada año. De lo contrario cesan los efectos del RUP. La información sobre experiencia y capacidad legal puede actualizarse en cualquier momento; la renovación anual no puede ponerse al día con posterioridad.
Un RUP vencido no le avisa. Simplemente significa que, el día en que se cierra un proceso, usted no posee el certificado en el que la entidad está obligada a basarse.
Quién no lo necesita
El artículo 6 exceptúa una lista específica: contratación directa; contratos para servicios de salud; mínima cuantía; enajenación de bienes del Estado; productos agrícolas negociados en bolsas de productos; los actos comerciales e industriales de empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta; y contratos de concesión de cualquier clase. En esos casos la entidad contratante verifica directamente las condiciones del proponente.
Nótese también lo que realmente abarca el artículo 6: personas "domiciliadas o con sucursal en Colombia". Un proponente extranjero sin domicilio ni sucursal en Colombia queda fuera de la obligación de registrarse, y la entidad verifica sus condiciones directamente — lo que normalmente implica aportar la evidencia subyacente que el RUP habría sustituido.
Impugnación y cancelación
El acto de registro se publica, y cualquier persona puede interponer un recurso de reposición ante la cámara dentro de los diez días hábiles, sin acreditar interés, mediante el depósito de una garantía. No existe recurso contra la decisión sobre ese recurso. Una Entidad Estatal que detecte posibles irregularidades durante un proceso en curso puede suspender el proceso e impugnar el registro sin depositar garantía; la cámara tiene veinte días para decidir, tras lo cual la entidad procede con la información certificada. Cuando la cámara encuentra inconsistencias graves, la inscripción se cancela y el proponente queda inhabilitado para contratar con Entidades Estatales por cinco años — de forma permanente en caso de repetición.
Qué hacer al respecto
Anote en el calendario la primera semana de abril, cada año, como plazo perentorio. Clasifique su oferta en el tercer nivel del Clasificador de Bienes y Servicios antes de registrarse — los códigos en su certificado determinan para qué procesos puede estar habilitado. Obtenga un certificado actualizado antes de cada presentación y lea la sección de multas y sanciones como lo haría un comprador. Y si licita sin domicilio en Colombia, reúna de antemano la evidencia subyacente de experiencia y financiera, porque nada la sustituye.
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