Estudios y documentos previos (Kolumbia)
Estudios y documentos previos ovat colombialaisen hankintayksikön ennen hankinnan avaamista laadittava perusteludossié: miksi tarve on olemassa, mikä on sen arvo, mikä modalidad soveltuu ja miksi, miten tarjousta arvioidaan ja kattaako kauppasopimus prosessin. Ne ovat julkisia koko prosessin ajan ja tarjoajalle aikaisin saatavilla oleva ja käytännöllisesti kaikkein hyödyllisin asiakirja.
Mitä ne ovat
Decreto 1082 de 2015:n 2.2.1.1.2.1.1 artikla, sellaisena kuin se on korvattu Decreto 399 de 2021:n 1 artiklalla, määrittelee ne täsmällisesti: estudios y documentos previos ovat perusta alustavien pliegos-asiakirjojen, pliegos de condiciones -ehtojen ja sopimuksen laatimiselle. Niiden on pysyttävä yleisön saatavilla koko Proceso de Contratación -menettelyn ajan.
Niiden taustalla oleva velvollisuus sisältyy Ley 80 de 1993 -lakiin. Sen 25 artiklan 12 kohta, sellaisena kuin se on muutettuna Ley 1474 de 2011 -lain 87 artiklalla, edellyttää, että ennen valintamenettelyn avaamista — tai ennen sopimuksen allekirjoittamista, kun menettelytapana on contratación directa — tarvittavat selvitykset, suunnitelmat ja hankkeet sekä pliegos-asiakirjat on laadittava. Kun kohteeseen sisältyy rakennusurakoita, hankintayksiköllä on oltava selvitykset ja suunnitelmat, joissa todetaan hankkeen toteuttamiskelpoisuus sekä sen sosiaalinen, taloudellinen ja ympäristövaikutus, ja tätä sovelletaan myös silloin, kun itse sopimukseen sisältyy suunnittelu.
Kahdeksan asiaa, jotka niiden on sisällettävä
2.2.1.1.2.1.1 artiklassa luetellaan ne:
1. Kuvaus tarpeesta, jonka hankintayksikkö aikoo täyttää.
2. Hankittava kohde eritelmineen sekä sen toteuttamiseen tarvittavat valtuutukset, luvat ja lisenssit — sekä tekniset asiakirjat, kun sopimus kattaa suunnittelun ja rakentamisen.
3. Valintamenettely ja sen perustelu, mukaan lukien oikeusperusta.
4. Sopimuksen arvioitu arvo ja sen perustelu. Kun arvo määritetään yksikköhintojen perusteella, hankintayksikön on osoitettava, miten se on laskenut ne. Käyttöoikeussopimuksissa sen ei tarvitse julkaista rahoitusmallia.
5. Perusteet taloudellisesti edullisimman tarjouksen valitsemiseksi.
6. Riskianalyysi ja se, miten riskejä lievennetään.
7. Vakuudet, joiden vaatimista hankintayksikkö harkitsee.
8. Ilmoitus siitä, kuuluuko menettely kauppasopimuksen soveltamisalaan.
Artikla ei nimenomaisesti koske mínima cuantía -menettelyä.
Huomionarvoinen erikoisuus
Colombia Compra Eficiente -viraston julkisessa sanastossa on 98 hakusanaa, eikä "estudios y documentos previos" ole yksi niistä. Ilmaus esiintyy vain toisen hakusanan sisällä — Documentos del Proceso, jonka virasto määrittelee seuraavasti: "(a) estudios y documentos previos; (b) aviso de convocatoria; (c) pliegos de condiciones tai kutsu; (d) Adendas; (e) tarjous; (f) arviointiraportti; (g) sopimus; ja mikä tahansa muu asiakirja, jonka valtion yksikkö antaa Proceso de Contratación -menettelyn aikana."
Näin ollen kolumbialaisen hankinnan päätöksenteon kannalta merkityksellisin asiakirja luetellaan, mutta sääntelyviranomaisen oma sanasto ei koskaan määrittele sitä. Jos etsit sitä virallisista lähteistä, etsi asetuksesta, älä sanastosta.
Milloin ne eivät ole julkisia
Kaksi poikkeusta on merkityksellisiä. Decreto 1082:n 2.2.1.2.1.4.3 artiklassa säädetään, että tiettyjä suorahankintamenettelyjä varten laaditut estudios y documentos previos eivät ole julkisia. Lisäksi 2.2.1.2.1.4.2 artiklassa säädetään, että kun suorahankinnan perusteena on urgencia manifiesta, sitä koskeva hallintopäätös toimii perusteluasiakirjana, eikä hankintayksiköllä ole lainkaan velvollisuutta laatia estudios y documentos previos -asiakirjoja.
Muutoin ne ovat julkisia, ja sääntely kertoo, mistä ne löytyvät. Acto administrativo de apertura -päätöksessä on ilmoitettava fyysinen tai sähköinen paikka, jossa pliegos-asiakirjoihin ja estudios y documentos previos -asiakirjoihin voi tutustua (2.2.1.1.2.1.5 artikla). Sama koskee suorahankintasopimuksen perustelevaa päätöstä (2.2.1.2.1.4.1 artikla). SECOP II -menettelyssä ne ovat muiden Documentos del Proceso -asiakirjojen yhteydessä, ja ne on julkaistava kolmen päivän kuluessa antamisesta 2.2.1.1.1.7.1 artiklan nojalla.
Miten niitä käytetään
Lue ensin kohta 3. Menettelytapa ja sen oikeusperusta määräävät kaiken myöhemmän: määräajat, pisteytetäänkö hintaa lainkaan, vaaditaanko RUP-rekisteröintiä ja sovelletaanko kansallista teollisuutta koskevia pisteitä. Jos perustelu vaikuttaa ohuelta — esimerkiksi selección abreviada on esitetty vakiotavaroiden hankintana, vaikka kyse on selvästi yksilöllisesti räätälöidystä kohteesta — tämä on esitettävä vastalause, ja oikea hetki sen esittämiseen on alustavaa pliego-asiakirjaa koskevan kommentointijakson aikana, joka kestää kymmenen arkipäivää licitación pública -menettelyssä ja viisi arkipäivää selección abreviada- tai concurso de méritos -menettelyssä.
Lue seuraavaksi kohta 4. Arvioitu arvo ja sen määrittämiseen käytetty menetelmä kertovat, onko talousarvio realistinen, ennen kuin sitoudut tarjouksen laatimiskustannuksiin, ja yksikköhintalaskelmat paljastavat, missä hankintayksikön omat oletukset poikkeavat sinun oletuksistasi.
Lue kohta 8, jos olet ulkomainen tarjoaja. Se, kuuluuko menettely kauppasopimuksen soveltamisalaan, on merkki, joka määrittää oikeutesi kansalliseen kohteluun ja sopimusten edellyttämiin tarjousten vähimmäisvalmisteluaikoihin. Kohta 5, taloudellisesti edullisimman tarjouksen perusteet, kertoo tämän jälkeen, mistä sinua tosiasiallisesti pisteytetään ennen kuin pliego-asiakirja vahvistaa sen.
Lopuksi käsittele aineistoa varhaisvaroitusjärjestelmänä. Se on olemassa ennen alustavaa pliego-asiakirjaa, joka on olemassa ennen hankintailmoitusta. Tarjoaja, joka lukee estudios previos -asiakirjoja sitä mukaa kuin ne julkaistaan, toimii viikkoja edellä sellaista tarjoajaa, joka odottaa ilmoitusta.