Estudios y documentos previos (Kolumbia)
Estudios y documentos previos to dossier uzasadniający, które kupujący z Kolumbii musi sporządzić przed wszczęciem postępowania o zamówienie: dlaczego potrzebuje przedmiotu, ile on jest wart, która modalność ma zastosowanie i dlaczego, jak będzie oceniana oferta oraz czy proces obejmuje umowa handlowa. Są publicznie dostępne przez cały czas i są najwcześniejszym oraz najważniejszym dokumentem, który oferent może przeczytać.
Czym są
Artykuł 2.2.1.1.2.1.1 Decreto 1082 de 2015, zastąpiony przez art. 1 Decreto 399 de 2021, definiuje je precyzyjnie: estudios y documentos previos stanowią podstawę do sporządzenia projektu pliegos, pliegos de condiciones oraz umowy. Muszą pozostawać publicznie dostępne przez cały Proceso de Contratación.
Obowiązek ich sporządzenia wynika z Ley 80 de 1993. Numer 12 art. 25, zmieniony art. 87 Ley 1474 de 2011, wymaga, aby przed wszczęciem postępowania wyboru — albo przed podpisaniem umowy, gdy trybem jest contratación directa — przygotowano wymagane studia, projekty i dokumentację projektową oraz pliegos. Jeżeli przedmiot obejmuje roboty budowlane, podmiot musi posiadać studia i projekty określające wykonalność projektu oraz jego wpływ społeczny, gospodarczy i środowiskowy; dotyczy to także sytuacji, w której sama umowa obejmuje projektowanie.
Osiem elementów, które muszą zawierać
Artykuł 2.2.1.1.2.1.1 wymienia je następująco:
1. Opis potrzeby, którą podmiot zamierza zaspokoić.
2. Przedmiot zamówienia, wraz ze specyfikacjami, oraz upoważnienia, pozwolenia i licencje wymagane do jego wykonania — a także dokumenty techniczne, jeżeli umowa obejmuje projektowanie i budowę.
3. Tryb wyboru i jego uzasadnienie, w tym podstawy prawne.
4. Szacunkową wartość umowy i jej uzasadnienie. Jeżeli wartość ustala się według cen jednostkowych, podmiot musi wykazać, w jaki sposób je obliczył. W koncesjach nie musi publikować modelu finansowego.
5. Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty.
6. Analizę ryzyka oraz sposób ograniczania ryzyk.
7. Gwarancje, których wymaganie podmiot rozważa.
8. Oświadczenie, czy postępowanie jest objęte umową handlową.
Przepis ten wyraźnie nie ma zastosowania do mínima cuantía.
Osobliwość, którą warto znać
Publiczny glosariusz Colombia Compra Eficiente obejmuje 98 haseł, a „estudios y documentos previos” nie jest jednym z nich. Wyrażenie pojawia się wyłącznie w innym haśle — Documentos del Proceso, które agencja definiuje jako: „(a) estudios y documentos previos; (b) aviso de convocatoria; (c) pliegos de condiciones albo zaproszenie; (d) Adendas; (e) oferta; (f) sprawozdanie z oceny; (g) umowa; oraz każdy inny dokument wydany przez Entidad Estatal w trakcie Proceso de Contratación.”
Zatem dokument mający największe znaczenie dla decyzji w kolumbijskim zamówieniu jest wymieniony, lecz nigdy nie został zdefiniowany we własnym glosariuszu regulatora. Jeżeli szuka się go w źródłach urzędowych, należy przeszukiwać dekret, nie glosariusz.
Kiedy nie są jawne
Istotne są dwa wyjątki. Artykuł 2.2.1.2.1.4.3 Decreto 1082 stanowi, że estudios y documentos previos przygotowane dla określonych postępowań w trybie contratación directa nie są jawne. Natomiast art. 2.2.1.2.1.4.2 stanowi, że gdy podstawą contratación directa jest urgencia manifiesta, akt administracyjny ją stwierdzający służy jako akt uzasadnienia, a podmiot nie ma obowiązku przygotowania estudios y documentos previos w ogóle.
W pozostałych przypadkach są one jawne, a regulacja wskazuje, gdzie można je znaleźć. Acto administrativo de apertura musi określać fizyczne albo elektroniczne miejsce, w którym można zapoznać się z pliegos oraz estudios y documentos previos (art. 2.2.1.1.2.1.5). To samo musi zawierać akt uzasadniający umowę zawieraną bezpośrednio (art. 2.2.1.2.1.4.1). W postępowaniu w SECOP II znajdują się one wraz z pozostałymi Documentos del Proceso i podlegają publikacji w terminie trzech dni od wydania na podstawie art. 2.2.1.1.1.7.1.
Jak z nich korzystać
Najpierw należy przeczytać punkt 3. Tryb i jego podstawy prawne determinują wszystko, co następuje później: terminy, to, czy cena w ogóle podlega punktacji, czy wymagany jest RUP oraz czy stosuje się punkty za przemysł krajowy. Jeżeli uzasadnienie wydaje się niedostateczne — selección abreviada przedstawiona jako zakup dóbr jednolitych w przypadku czegoś wyraźnie wykonywanego na zamówienie — to jest zarzut, który należy podnieść, a właściwym momentem na jego podniesienie jest termin na zgłaszanie uwag do projektu pliego, wynoszący dziesięć dni roboczych w licitación pública oraz pięć w selección abreviada albo concurso de méritos.
Następnie należy przeczytać punkt 4. Szacunkowa wartość oraz metoda użyta do jej ustalenia pokazują, czy budżet jest realistyczny, zanim oferent poniesie koszty przygotowania oferty, a kalkulacje cen jednostkowych ujawniają, gdzie założenia samego podmiotu różnią się od założeń oferenta.
Punkt 8 należy przeczytać, jeżeli jest się oferentem zagranicznym. Informacja o tym, czy postępowanie jest objęte umową handlową, stanowi sygnał określający uprawnienie do traktowania narodowego oraz do minimalnych terminów przygotowania ofert wymaganych przez te umowy. Punkt 5, czyli kryteria najkorzystniejszej oferty, wskazuje następnie, za co faktycznie przyznawane będą punkty, zanim pliego nada temu formalny kształt.
Na koniec należy traktować dossier jako system wczesnego ostrzegania. Istnieje ono przed projektem pliego, który z kolei istnieje przed ogłoszeniem. Oferent czytający estudios previos w momencie ich publikacji pracuje z kilkutygodniowym wyprzedzeniem względem tego, który czeka na ogłoszenie.