Tafiti na nyaraka za awali (Colombia)
Tafiti na nyaraka za awali ni dosiye ya uhalalisho ambayo mnunuzi wa Colombia lazima aandae kabla ya kufungua mchakato wa ununuzi: kwa nini anahitaji bidhaa au huduma, thamani yake, ni moduli gani inayotumika na kwa nini, jinsi ofa itakavyotathminiwa, na ikiwa mchakato unafunikwa na makubaliano ya kibiashara. Hati hizi ni za umma kwa muda wote, na ni nyaraka za mwanzo na muhimu zaidi ambazo mdau anayetarajiwa kutoa zabuni anaweza kusoma.
Ni nini
Kifungu 2.2.1.1.2.1.1 cha Decreto 1082 de 2015, kama kilivyorekebishwa na kifungu 1 cha Decreto 399 de 2021, kinaelezea kwa undani: tafiti na nyaraka za awali ni msaada wa kuandaa rasimu ya pliegos, pliegos de condiciones na mkataba. Zinapaswa kubaki zinapatikana kwa umma wote katika mchakato wote wa Proceso de Contratación.
Wajibu wa kuandaa nyaraka hizi unatatizwa na Ley 80 de 1993. Nambari 12 ya kifungu 25, kama ilivyorekebishwa na kifungu 87 cha Ley 1474 de 2011, inahitaji kwamba kabla ya kufungua mchakato wa uteuzi — au kabla ya kusaini mkataba pale moduli ikiwa contratación directa — tafiti, michoro na miradi inayohitajika, pamoja na pliegos, vinapaswa kuandaliwa. Pale ambapo lengo linajumuisha kazi za ujenzi, taasisi lazima iwe na tafiti na michoro zinazoonyesha uendelevu wa mradi na athari zake kijamii, kiuchumi na kimazingira, na hilo linaweka hata pale mkataba mwenyewe unajumuisha muundo.
Vitu nane vinavyopaswa kujumuishwa
Kifungu 2.2.1.1.2.1.1 kinaorodhesha:
1. Maelezo ya hitaji ambalo taasisi inakusudia kulifidia.
2. Lengo la mkataba (objecto) litekeavyo kuwekewa mkataba, pamoja na sifa za kiufundi, na vibali, ruhusa na leseni zinazohitajika kwa utekelezaji — pamoja na nyaraka za kiufundi pale ambapo mkataba unajumuisha ubunifu na ujenzi.
3. Moduli ya uteuzi na uhalalisho wake, ikiwa ni pamoja na msingi wa kisheria.
4. Thamani makadirio ya mkataba na uhalalisho wake. Pale thamani ikipotolewa kwa bei za kitengo, taasisi lazima ionyeshe jinsi ilivyohesabu bei hizo. Katika concesiones haibidi kuchapishwa modeli ya kifedha.
5. Vigezo vya kuchagua ofa yenye manufaa zaidi.
6. Uchambuzi wa hatari na jinsi hatari zitakavyopunguzwa.
7. Dhamana ambazo taasisi inakusudia kuzitaka.
8. Taarifa ikiwa mchakato unafunikwa na makubaliano ya kibiashara.
Kifungu hicho kwa dhati hakihusiani na mínima cuantía.
Kitu cha kushangaza kinachostahili kujulikana
Orodha ya maneno katika tasnifu ya umma ya Colombia Compra Eficiente ina maneno 98, na "estudios y documentos previos" sio mojawapo. Maneno hayo yanaonekana tu ndani ya kipengele kingine — Documentos del Proceso, ambacho ofisi hiyo inakifafanua kama: "(a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las Adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación."
Hivyo, nyaraka muhimu zaidi kwa maamuzi katika ununuzi wa Colombia zimeorodheshwa lakini hazijafafanuliwa katika tasnifu ya mregulator mwenyewe. Ikiwa unatafuta vyanzo rasmi, tafuta kikao cha kifungu (Decreto), sio tasnifu.
Wakati si za umma
Pumbavu mbili zinastahili kuzingatiwa. Kifungu 2.2.1.2.1.4.3 cha Decreto 1082 kinatoa kuwa tafiti na nyaraka za awali zilizotayarishwa kwa baadhi ya michakato ya contratación directa hazifahamiki kwa umma. Na kifungu 2.2.1.2.1.4.2 kinatoa kuwa pale msingi wa contratación directa ni urgencia manifiesta, kitendo cha utawala kinachokitangaza kinakidhi nafasi ya tendo la uhalalisho, na taasisi si lazima iandae tafiti na nyaraka za awali kabisa.
Vinginevyo ni za umma, na kanuni zinaelezea wapi zinapatikana. Acto administrativo de apertura lazima itaje mahali pa kimwili au kielektroniki ambapo pliegos na tafiti na nyaraka za awali zinaweza kusomwa (kifungu 2.2.1.1.2.1.5). Vilevile tendo linalothibitisha mkataba wa moja kwa moja lazima litaje hivyo (kifungu 2.2.1.2.1.4.1). Katika mchakato wa SECOP II, zinapatikana pamoja na Documentos del Proceso, na zinaweza kuchapishwa ndani ya siku tatu tangu zitatwe chini ya kifungu 2.2.1.1.1.7.1.
Jinsi ya kuzitumia
Soma kipengele cha 3 kwanza. Moduli na msingi wake wa kisheria hufafanua kila kitu kinachofuata: muda wa mchakato, kama bei itahesabiwa kabisa, kama RUP inahitajika, na kama pointi za tasnia ya kitaifa zinatumika. Ikiwa uhalalisho unaonekana dhaifu — mfano selección abreviada ikiwekwa kama ununuzi wa bidhaa sawa ilhali ni badilifu wazi — hilo ndilo pingamizi la kuwekeza, na wakati wa kulileta ni wakati wa dirisha la maoni kwa rasimu ya pliego, ambalo ni siku kumi za kazi kwa licitación pública na tano kwa selección abreviada au concurso de méritos.
Soma kipengele cha 4 kisha. Thamani makadirio na mbinu iliyotumika kuifikia inakuambia kama bajeti ni ya kweli kabla hujateja gharama za kuandaa zabuni, na mahesabu ya bei za kitengo yanaonyesha pale dhana za taasisi zikitofautiana na zako.
Soma kipengele cha 8 ikiwa wewe ni muombaji wa kigeni. Je, mchakato unafunikwa na makubaliano ya kibiashara ndiyo bendera inayokamua haki yako ya matibabu ya kitaifa na kipindi cha chini cha maandalizi ya ofa ambacho makubaliano hayo yanapendelea. Kipengele cha 5, vigezo vya ofa yenye manufaa zaidi, kisha kinakuonyesha jambo ambalo utawekwa alama kwa ajili yake kabla pliego lindefinishwa rasmi.
Mwisho, chukulia dosiye kama mfumo wa onyo la mapema. Ipo kabla ya rasimu ya pliego, ambayo ipo kabla ya tangazo. Mdau anayesoma tafiti na nyaraka za awali anafanya kazi wiki kadhaa mbele ya yule anayesubiri tangazo.