Studii și documente prealabile (Colombia)

Ce sunt

Articolul 2.2.1.1.2.1.1 din Decreto 1082 de 2015, înlocuit de articolul 1 din Decreto 399 de 2021, le definește precis: studiile și documentele prealabile sunt suportul pentru redactarea proiectului de caiete de sarcini, a caietelor de sarcini și a contractului. Ele trebuie să rămână disponibile publicului pe întreaga durată a procesului de contractare.

Obligația care stă la baza lor provine din Ley 80 de 1993. Numeralul 12 al articolului 25, în forma modificată prin articolul 87 din Ley 1474 de 2011, prevede că, înainte de deschiderea unui proces de selecție — sau înainte de semnarea contractului când modalitatea este contractare directă — trebuie pregătite studiile, proiectele și caietele necesare. Atunci când obiectul include lucrări, entitatea trebuie să dețină studii și proiecte care să stabilească viabilitatea proiectului și impactul său social, economic și de mediu, iar aceasta se aplică chiar și atunci când contractul însuși include proiectarea.

Cele opt elemente pe care trebuie să le conțină

Articolul 2.2.1.1.2.1.1 le enumeră:

1. Descrierea necesității pe care entitatea intenționează să o satisfacă.

2. Obiectul care urmează a fi contractat, cu specificațiile, și autorizațiile, permisele și licențele necesare pentru executare — plus documentele tehnice atunci când contractul acoperă proiectarea și execuția.

3. Modalitatea de selecție și justificarea acesteia, inclusiv temeiurile legale.

4. Valoarea estimată a contractului și justificarea acesteia. Când valoarea este stabilită prin prețuri unitare, entitatea trebuie să arate cum le-a calculat. În concesiuni nu este necesară publicarea modelului financiar.

5. Criteriile de selecție a ofertei celei mai avantajoase.

6. Analiza riscurilor și modul în care riscurile vor fi atenuate.

7. Garanțiile pe care entitatea intenționează să le solicite.

8. O declarație privind faptul dacă procesul este acoperit de un acord comercial.

Articolul nu se aplică expres în cazul cuantumului minim (mínima cuantía).

O ciudățenie demnă de remarcat

Glosarul public al Colombia Compra Eficiente cuprinde 98 de intrări, iar „studiile și documentele prealabile” nu este una dintre ele. Sintagma apare doar în interiorul altei intrări — Documentele procesului (Documentos del Proceso), pe care agenția o definește astfel: „(a) studiile și documentele prealabile; (b) anunțul de convocare (aviso de convocatoria); (c) caietele de sarcini sau invitația; (d) adendumurile; (e) oferta; (f) raportul de evaluare; (g) contractul; și orice alt document emis de Entitatea de Stat pe parcursul procesului de contractare.”

Așadar, documentul cu cea mai mare relevanță decizională într-o achiziție columbiană este enumerat, dar nu este definit în glosarul regulatorului însuși. Dacă îl căutați în sursele oficiale, căutați decretul, nu glosarul.

Când nu sunt publice

Două excepții contează. Articolul 2.2.1.2.1.4.3 din Decreto 1082 prevede că studiile și documentele prealabile pregătite pentru anumite procese de contractare directă nu sunt publice. Iar articolul 2.2.1.2.1.4.2 prevede că, atunci când temeiul pentru contractarea directă este urgența manifestă (urgencia manifiesta), actul administrativ care o declară servește drept actul de justificare, iar entitatea nu este obligată să întocmească în mod efectiv studii și documente prealabile.

În rest, ele sunt publice, iar reglementarea indică unde pot fi găsite. Actul administrativ de deschidere trebuie să indice locul fizic sau electronic la care pot fi consultate caietele de sarcini și studiile și documentele prealabile (articolul 2.2.1.1.2.1.5). La fel și actul care justifică un contract direct (articolul 2.2.1.2.1.4.1). Într-un proces SECOP II, ele se regăsesc împreună cu restul Documentelor procesului, publicabile în termen de trei zile de la emitere conform articolului 2.2.1.1.1.7.1.

Cum să le folosiți

Citiți punctul 3 primul. Modalitatea și temeiurile legale determină totul: termenele, dacă prețul este punctat deloc, dacă RUP este necesar și dacă se aplică punctajul pentru industria națională. Dacă justificarea pare subțire — o selecție abreviată îmbrăcată ca o achiziție de bunuri uniforme pentru ceva evident personalizat — aceasta este obiecția ce trebuie ridicată, iar momentul de a o ridica este în fereastra de comentarii la proiectul caietelor de sarcini, care durează zece zile lucrătoare în licitația publică și cinci în selecția abreviată sau concursul de merite.

Citiți punctul 4 apoi. Valoarea estimată și metoda utilizată pentru a o stabili vă spun dacă bugetul este realist înainte de a angaja costuri de ofertare, iar calculele pe bază de prețuri unitare expun unde ipotezele entității diferă de ale dumneavoastră.

Citiți punctul 8 dacă sunteți ofertant străin. Faptul că procesul este acoperit de un acord comercial este semnalul care determină dreptul dumneavoastră la tratament național și la perioadele minime de pregătire a ofertei impuse de acorduri. Punctul 5, criteriile pentru oferta cea mai avantajoasă, vă spune apoi efectiv pe ce veți fi punctat înainte ca caietul de sarcini să le formalizeze.

În final, tratați dosarul ca pe un sistem de avertizare timpurie. El există înaintea proiectului de caiete de sarcini, care există înaintea anunțului. Un ofertant care citește studiile prealabile imediat ce sunt publicate lucrează cu săptămâni înaintea unuia care așteaptă un anunț.

Related terms

• Decreto 1082 din 2015 — reglementare achiziții
• Modalități de selecție — Colombia
• Ley 80 de 1993 — Statutul contractelor publice
• Documente de licitație
• SECOP II vs SECOP I (Colombia)

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.