Achiziții comune

Achizițiile comune sunt practica prin care mai multe autorități contractante își combină activitățile de achiziții într-o singură procedură de achiziție pentru a obține economii de scară, a partaja expertiză și a reduce duplicarea administrativă. Achizițiile comune pot lua multe forme, de la coordonare informală pentru contracte specifice până la organisme formale de achiziții centralizate care deservesc întregi sectoare publice. Directivele privind achizițiile publice ale Uniunii Europene (EU procurement directives) permit în mod explicit achizițiile comune și le susțin ca instrument pentru cheltuieli publice eficiente.

De ce întreprind autoritățile contractante achiziții comune

Mai mulți factori motivează achizițiile comune. Cel mai evident este puterea de cumpărare: prin combinarea cererii între mai mulți cumpărători, achizițiile comune pot obține prețuri mai bune decât cumpărătorii individuali care acționează separat. Furnizorii preferă contractele mai mari deoarece își amortizează costurile fixe pe un volum mai mare de venituri, permițându-le să ofere prețuri pe unitate mai mici. Cererea agregată justifică, de asemenea, investițiile furnizorilor în infrastructură de livrare mai bună, formare și capacități de servicii.

Eficiența administrativă este un alt factor. Procedurile de achiziție implică costuri considerabile pentru revizuiri juridice, pregătirea documentației, evaluare și management contractual. Când mai mulți cumpărători achiziționează bunuri sau servicii similare separat, costul administrativ se multiplică pentru fiecare dintre ei. Achizițiile comune consolidează efortul administrativ într-o singură procedură, eliberând resursele cumpărătorilor pentru alte priorități.

Achizițiile comune concentrează, de asemenea, expertiza. Categorii specializate de achiziții, precum sistemele IT, echipamente medicale complexe sau mari proiecte de infrastructură necesită cunoștințe tehnice profunde pentru a fi achiziționate eficient. Cumpărătorii individuali pot să nu dispună de expertiza necesară pentru a specifica și evalua aceste achiziții în mod competent. Achizițiile comune permit echipelor de experți să deservească mai mulți cumpărători, aplicându-și cunoștințele specializate pe întreg sectorul public.

Forme ale achizițiilor comune

Achizițiile comune iau în practică mai multe forme. Cea mai simplă este coordonarea ocazională, în care două sau mai multe autorități contractante decid să combine anumite achiziții viitoare fără a crea o structură permanentă. Aceasta funcționează bine pentru oportunități unice în care partenerii comuni au nevoi similare în același moment.

Aranjamentele mai formale includ consorțiile, în care mai multe autorități contractante formează un parteneriat structurat pentru coordonarea continuă a achizițiilor. Consorțiile au, de regulă, aranjamente de guvernanță, proceduri comune de achiziție și mecanisme definite de împărțire a costurilor. Ele se situează între cumpărătorii complet independenți și organismele de achiziții complet centralizate, oferind structură fără o consolidare totală.

Organismele de achiziții centralizate reprezintă forma cea mai instituționalizată a achizițiilor comune. Acestea sunt organizații dedicate care achiziționează în numele mai multor cumpărători finali, adesea la nivelul întregului sector public național sau pentru un domeniu specific, precum sănătatea. Crown Commercial Service din Regatul Unit, Central Public Procurement Office in Latvia și organisme similare din alte state membre operează ca organisme centralizate de achiziții pentru jurisdicțiile lor.

Achiziții comune transfrontaliere

Dreptul achizițiilor Uniunii Europene susține în mod explicit achizițiile comune transfrontaliere, în care autorități contractante din diferite state membre își combină activitățile de achiziție. Achizițiile comune transfrontaliere se confruntă cu complexități suplimentare din cauza diferențelor din dreptul național al achizițiilor, limbă și cultură administrativă. În ciuda acestor dificultăți, ele au crescut în timp, în special în achizițiile din domeniul sănătății, unde cererea agregată poate asigura acces mai bun la produse medicale cu disponibilitate limitată.

Pandemia COVID-19 a accelerat achizițiile comune transfrontaliere în domeniul sănătății. Statele membre ale UE au cooperat prin achiziții comune pentru vaccinuri, ventilatoare, echipamente de protecție personală și alte materiale critice. Experiența a evidențiat atât potențialul achizițiilor comune transfrontaliere, cât și provocările practice în operaționalizarea acestora în sisteme naționale diverse. Lecțiile învățate în timpul pandemiei continuă să informeze politica în domeniul achizițiilor transfrontaliere.

În afara sănătății, achizițiile comune transfrontaliere rămân mai puțin frecvente, dar în creștere. Domenii în care s-au dezvoltat includ achizițiile de apărare în cadrul programelor comune europene, echipamente științifice pentru facilități comune și infrastructură pentru rețele de transport transfrontaliere. Comisia Europeană sprijină achizițiile comune transfrontaliere prin finanțare pentru consolidarea capacității și prin orientări juridice privind procedurile relevante.

Implicații pentru furnizori

Achizițiile comune creează atât oportunități, cât și provocări pentru furnizori. Oportunitatea constă în accesul la contracte mai mari și mai strategice decât cele disponibile de la cumpărători individuali. Câștigarea unui cadru centralizat sau a unei achiziții comune majore poate asigura ani de venituri stabile pentru mai mulți cumpărători finali. Provocarea este competiția mai sofisticată pe care o atrag achizițiile comune. Achizițiile comune majore atrag de regulă oferte din partea furnizorilor consacrați cu referințe solide, lăsând mai puțin spațiu pentru concurenți noi sau mai mici.

Furnizorii trebuie, de asemenea, să înțeleagă modul în care contractele din achizițiile comune se translatează în comportamentul efectiv de cumpărare. Un acord-cadru atribuit de un organism centralizat de achiziții poate fi utilizat intens de unii cumpărători finali și aproape deloc de alții. Previziunile privind care cumpărători finali vor apela efectiv la cadrul contractual sunt critice pentru prognozarea veniturilor și gestionarea relației contractuale. Furnizorii sofisticați urmăresc modelele de apelare (call-off) și se angajează activ cu cumpărătorii finali pentru a încuraja utilizarea.

Termeni înrudiți

• Organism de achiziții centralizate (Centralised Purchasing Body): forma cea mai instituțională a achizițiilor comune.
• Acord-cadru (Framework Agreement): o structură comună utilizată în achizițiile comune.
• Achiziții transfrontaliere (Cross-border Procurement): un domeniu în care achizițiile comune sunt în creștere.
• Directivele privind achizițiile publice ale Uniunii Europene (EU Procurement Directives): cadrul legal care susține achizițiile comune.
• Achiziții publice (Public Procurement): activitatea mai amplă în cadrul căreia se desfășoară achizițiile comune.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 80+ markets.