Organism centralizat de achiziții

Un organism centralizat de achiziții (CPB) este o autoritate contractantă care achiziționează bunuri, servicii sau lucrări în numele mai multor cumpărători publici finali. Organismele centralizate de achiziții sunt recunoscute explicit în legislația privind achizițiile publice a Uniunii Europene și au devenit din ce în ce mai importante pe piețele naționale de achiziții din întreaga Europă. Exemple majore includ Crown Commercial Service în Regatul Unit, Centrale Inkoop Adviezen în Țările de Jos, Beschaffungsamt în Germania și organisme similare în majoritatea celorlalte state membre.

Cum funcționează organismele centralizate de achiziții

Organismele centralizate de achiziții funcționează în două moduri principale. În primul mod, ele acționează ca achizitori en-gros, procurând bunuri sau servicii și revinzându-le cumpărătorilor publici în aval. CPB-ul deține contractul și relația de achiziție, în timp ce cumpărătorii în aval achiziționează de la CPB în loc să achiziționeze direct de la furnizorul initial. Acest mod este mai frecvent pentru bunuri precum vehicule, echipamente hardware IT și echipamente standard unde gestionarea centralizată a stocurilor aduce valoare.

În al doilea mod, CPB-urile acționează ca intermediari de achiziții, administrând acorduri-cadru sau sisteme dinamice de achiziții pe care cumpărătorii în aval le pot utiliza direct. Cumpărătorii în aval încheie contracte subsecvente în baza acordului-cadru, CPB-ul stabilind termeni principali și selectând furnizorii calificați. Acest mod este mai frecvent pentru servicii și bunuri complexe unde relațiile directe între cumpărători în aval și furnizori aduc valoare dincolo de ceea ce poate oferi achiziția centralizată.

Multe CPB-uri operează simultan în ambele moduri, alegând structura adecvată pentru fiecare categorie de achiziție. Produsele standardizate circulă prin achiziții en-gros. Serviciile specializate circulă prin acorduri-cadru cu contracte subsecvente. Alegerea reflectă ceea ce creează cea mai mare valoare pentru atât cumpărători, cât și pentru furnizori, în funcție de categoria specifică de achiziție.

De ce au crescut în importanță CPB-urile

Mai mulți factori au determinat creșterea organismelor centralizate de achiziții. Economiile de scară sunt cel mai direct motiv: prin agregarea cererii de la numeroși cumpărători în aval, CPB-urile pot obține prețuri substanțial mai bune decât cumpărătorii individuali care acționează separat. Chiar agregări relativ modeste pot genera economii semnificative, iar CPB-urile la scară largă care deservesc întregul sector public național pot aduce valoare cumulată substanțială pentru contribuabili.

Eficiența administrativă este un alt factor major. Fără CPB-uri, multe autorități contractante mai mici ar trebui să desfășoare proceduri de achiziție pentru bunuri și servicii pe care le necesită doar ocazional. Suprataxa administrativă ar fi disproporționată față de valoarea achiziției, conducând fie la achiziții ineficiente, fie la neconformitate cu regulile de achiziții publice. CPB-urile absorb complexitatea administrativă, permițând cumpărătorilor în aval să acceseze bunurile și serviciile achiziționate prin proceduri de atribuire simplificate.

Expertiza specializată este al treilea factor. Achiziția de sisteme IT complexe, echipamente medicale, contracte de energie sau servicii financiare necesită cunoștințe tehnice profunde. Cumpărătorii individuali pot să nu dețină această expertiză. CPB-urile concentrează expertiza și o aplică pe întregul sector public. Rezultatul este o calitate a achizițiilor mai bună decât cea pe care cumpărătorii individuali ar putea-o obține prin eforturile proprii.

Exemple de CPB-uri majore

Crown Commercial Service în Regatul Unit este unul dintre cele mai mari CPB-uri din Europa. Gestionează acorduri-cadru în categorii care includ IT, servicii profesionale, energie, vehicule și multe altele, deservind guvernul central, autoritățile locale și sectorul public larg. Acordurile CCS sunt intens utilizate și reprezintă o pondere semnificativă din cheltuielile publice de achiziții din Marea Britanie.

Beschaffungsamt din Germania operează în cadrul Ministerului Federal de Interne și achiziționează pentru agențiile guvernamentale federale. Union des Groupements d'Achats Publics din Franța, cunoscută ca UGAP, funcționează ca entitate publică industrială și comercială care deservește cumpărătorii publici din Franța. Consip din Italia deserveste cumpărătorii publici italieni cu acorduri-cadru ce acoperă multe categorii. Țările nordice au CPB-uri bine dezvoltate care deservesc piețele lor naționale respective.

Există, de asemenea, CPB-uri sub-naționale în multe state membre, deservind clustere guvernamentale regionale sau locale. CPB-urile din domeniul sănătății deservesc autoritățile sanitare și spitalele, CPB-urile din educație deservesc școli și universități etc. Peisajul CPB-urilor este bogat și variat, cu diferite niveluri care deservesc segmente diferite ale sectorului public.

Implicații strategice pentru furnizori

Obținerea unui loc pe un acord-cadru administrat de un CPB major este adesea cea mai strategică oportunitate de achiziție în multe piețe. Acordurile-cadru ale CPB-urilor oferă de regulă venituri substanțiale pe termene multi-an, cumpărătorii în aval utilizând acordul-cadru ca mecanism implicit de achiziție pentru categoria relevantă. Furnizorii excluși din acordurile-cadru majore pierd accesul la părți substanțiale ale pieței publice adresabile.

Competițiile pentru acorduri-cadru ale CPB-urilor sunt, prin urmare, intense. Acordurile majore atrag zeci de ofertanți, cu pregătire sofisticată a ofertelor, referințe bine închegate și prețuri competitive. Furnizorii mai mici găsesc adesea participarea la acorduri-cadru inaccesibilă, deoarece pragurile de calificare și sarcina administrativă depășesc capacitățile lor. Structura tinde să favorizeze furnizorii stabili și orientați spre scară, ceea ce reprezintă unul dintre compromisurile achizițiilor centralizate.

Odată incluși într-un acord-cadru al unui CPB, furnizorii își concentrează atenția pe maximizarea veniturilor din contractele subsecvente. Aceasta necesită construirea relațiilor cu comunitatea cumpărătorilor în aval, demonstrarea performanței în cadrul contractelor subsecvente și colaborarea activă cu CPB-ul pentru a menține poziția în cadrul acordului-cadru. Furnizorii care câștigă acorduri-cadru, dar nu reușesc să le transforme în venituri din contracte subsecvente, constată frecvent că apartenența la acord oferă puțină valoare economică în ciuda importanței strategice.

Termeni înrudiți

• Acord-cadru: cea mai comună structură de achiziție utilizată de CPB-uri.
• Achiziții comune: conceptul mai larg din care CPB-urile reprezintă o formă instituțională.
• Mini-competiție: mecanismul de atribuire în cadrul acordurilor-cadru cu mai mulți furnizori.
• Achiziții publice: activitatea mai largă pe care o desfășoară CPB-urile.
• Autoritate contractantă: categoria juridică din care fac de regulă parte CPB-urile.

See Otnox plans to track procurement opportunities across 80+ markets.