Forhåndsstudier og forberedende dokumenter (Colombia)

Hva de er

Artikkel 2.2.1.1.2.1.1 i Decreto 1082 de 2015, som erstattet av artikkel 1 i Decreto 399 de 2021, definerer dem presist: estudios y documentos previos er underlaget for utarbeidelsen av utkastet til pliegos, pliegos de condiciones og kontrakten. De må være tilgjengelige for allmennheten gjennom hele Proceso de Contratación.

Plikten bak dem ligger i Ley 80 de 1993. Numeral 12 i artikkel 25, endret ved artikkel 87 i Ley 1474 de 2011, krever at før man åpner en seleksjonsprosess — eller før signering av kontrakten der modalidad er contratación directa — må de nødvendige studiene, prosjektene og pliegos være utarbeidet. Når objektet omfatter works, må enheten ha studier og prosjekter som fastsetter prosjektets gjennomførbarhet og dets sosiale, økonomiske og miljømessige virkninger; dette gjelder selv når kontrakten selv inkluderer design.

De åtte punktene de må inneholde

Artikkel 2.2.1.1.2.1.1 lister dem opp:

1. Beskrivelsen av behovet enheten har til hensikt å tilfredsstille.

2. Objektet som skal kontraheres, med spesifikasjoner, og de autorisasjoner, tillatelser og lisenser som kreves for å gjennomføre det — pluss de tekniske dokumentene når kontrakten omfatter design og konstruksjon.

3. Valgt modalidad og begrunnelsen for den, inkludert de rettslige grunnlagene.

4. Den estimerte verdien av kontrakten og begrunnelsen for denne. Der hvor verdien fastsettes ved enhetspriser, må enheten vise hvordan disse er beregnet. Ved konsesjoner (concessions) trenger den ikke å offentliggjøre den finansielle modellen.

4. Kriteriene for å velge det mest fordelaktige tilbudet.

5. Risikovurderingen og hvordan risikoene skal avbøtes.

6. Garantiene enheten vurderer å kreve.

7. En erklæring om hvorvidt prosessen er dekket av en handelsavtale.

Artikkelen gjelder uttrykkelig ikke mínima cuantía.

Et særtrekk det er verdt å vite

Colombia Compra Eficiente sin offentlige ordliste omfatter 98 oppslagsord, og "estudios y documentos previos" er ikke ett av dem. Begrepet forekommer kun inne i et annet oppslagsord — Documentos del Proceso, som byrået definerer slik: "(a) the estudios y documentos previos; (b) the aviso de convocatoria; (c) the pliegos de condiciones or the invitation; (d) the Adendas; (e) the offer; (f) the evaluation report; (g) the contract; and any other document issued by the State Entity during the Proceso de Contratación."

Dermed er det mest beslutningsrelevante dokumentet i en colombiansk anskaffelse oppført, men aldri definert, i regulatorens egen ordliste. Hvis du søker i offisielle kilder etter det, søk i dekreet, ikke i ordlisten.

Når de ikke er offentlige

To unntak er viktige. Artikkel 2.2.1.2.1.4.3 i Decreto 1082 fastsetter at estudios y documentos previos utarbeidet for visse kontrakter ved contratación directa ikke er offentlige. Og artikkel 2.2.1.2.1.4.2 fastsetter at der grunnlaget for contratación directa er urgencia manifiesta, fungerer det administrative vedtaket som erklærer dette som selve begrunnelsesvedtaket, og enheten er da ikke forpliktet til å utarbeide estudios y documentos previos i det hele tatt.

For øvrig er de offentlige, og regelverket sier hvor du finner dem. Acto administrativo de apertura må angi det fysiske eller elektroniske stedet hvor pliegos og estudios y documentos previos kan konsulteres (artikkel 2.2.1.1.2.1.5). Det samme må begrunnelsesvedtaket for en direkte kontrakt angi (artikkel 2.2.1.2.1.4.1). I en SECOP II-prosess ligger de sammen med resten av Documentos del Proceso, og kan publiseres innen tre dager etter utstedelse i henhold til artikkel 2.2.1.1.1.7.1.

Hvordan bruke dem

Les punkt 3 først. Modalidad og dens rettslige grunnlag bestemmer alt senere i prosessen: frister, om pris i det hele tatt scores, om RUP kreves, og om poeng for nasjonal industri gjelder. Hvis begrunnelsen virker svak — for eksempel en selección abreviada utkledd som et kjøp av standardvarer for noe åpenbart skreddersydd — er det dette du bør protestere mot, og tidspunktet for å gjøre det er i høringsperioden for utkast til pliego, som løper i ti virkedager ved licitación pública og fem ved selección abreviada eller concurso de méritos.

Les punkt 4 deretter. Den estimerte verdien og metoden som er brukt for å komme fram til den forteller om budsjettr realism før du pådrar deg tilbudskostnader, og enhetsprisbetraktninger avdekker hvor enhetens egne forutsetninger skiller seg fra dine.

Les punkt 8 dersom du er en utenlandsk tilbyder. Om prosessen dekkes av en handelsavtale, er flagget som avgjør din rett til nasjonal behandling og til de minste fristene for tilbudsforberedelse som avtalene pålegger. Punkt 5, kriteriene for det mest fordelaktige tilbudet, forteller deg så hva du faktisk blir vurdert etter før pliego formaliserer det.

Til slutt: betrakt dokumentasjonen som et tidlig-varslingssystem. Den eksisterer før utkastet til pliego, som eksisterer før kunngjøringen. En tilbyder som leser estudios previos når de publiseres, arbeider uker foran en som venter på et varsel.

Related terms

• Decreto 1082 de 2015 — Colombias anskaffelser
• Colombias fem anskaffelsesprosedyrer
• Ley 80 de 1993 — Colombias kontraktslov
• Anbudsdokumenter
• SECOP II versus SECOP I (Colombia)

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.