Études et documents préalables (Colombie)

De quoi il s'agit

L'article 2.2.1.1.2.1.1 du Decreto 1082 de 2015, tel que remplacé par l'article 1 du Decreto 399 de 2021, les définit précisément : les estudios y documentos previos sont le support pour la rédaction du projet de pliegos, des pliegos de condiciones et du contrat. Ils doivent rester accessibles au public pendant tout le Proceso de Contratación.

L'obligation à l'origine de ces documents découle de la Ley 80 de 1993. Le numeral 12 de l'article 25, tel que modifié par l'article 87 de la Ley 1474 de 2011, exige que, avant d'ouvrir un processus de sélection — ou avant de signer le contrat lorsque la modalité est contratación directa — les études, projets et pliegos requis soient préparés. Lorsque l'objet comprend des travaux, l'entité doit disposer d'études et de projets établissant la viabilité du projet et son incidence sociale, économique et environnementale, et cela s'applique même lorsque le contrat lui‑même inclut la conception.

Les huit éléments qu'ils doivent contenir

L'article 2.2.1.1.2.1.1 les énumère :

1. La description du besoin que l'entité entend satisfaire.

2. L'objet à contracter, avec ses spécifications, et les autorisations, permis et licences nécessaires à son exécution — ainsi que les documents techniques lorsque le contrat couvre la conception et la construction.

3. La modalité de sélection et sa justification, y compris les fondements juridiques.

4. La valeur estimée du contrat et sa justification. Lorsque la valeur est fixée par des prix unitaires, l'entité doit exposer la méthode de calcul utilisée. Dans les concessions, elle n'est pas tenue de publier le modèle financier.

5. Les critères de sélection de l'offre la plus avantageuse.

6. L'analyse des risques et la manière dont les risques seront atténués.

7. Les garanties que l'entité envisage d'exiger.

8. Une déclaration indiquant si le processus est couvert par un accord commercial.

L'article ne s'applique expressément pas à la mínima cuantía.

Une singularité à connaître

Le glossaire public de Colombia Compra Eficiente comporte 98 entrées, et « estudios y documentos previos » n'en fait pas partie. L'expression n'apparaît que dans une autre entrée — Documentos del Proceso, que l'agence définit comme : "(a) les estudios y documentos previos ; (b) l'aviso de convocatoria ; (c) les pliegos de condiciones ou l'invitation ; (d) les Adendas ; (e) l'offre ; (f) le rapport d'évaluation ; (g) le contrat ; et tout autre document émis par la State Entity pendant le Proceso de Contratación."

Ainsi, le document le plus déterminant pour la prise de décision dans une passation colombienne est énuméré mais jamais défini par le glossaire du régulateur lui‑même. Si vous recherchez les sources officielles, cherchez le décret, pas le glossaire.

Quand ils ne sont pas publics

Deux exceptions importent. L'article 2.2.1.2.1.4.3 du Decreto 1082 prévoit que les estudios y documentos previos préparés pour certains processus de contratación directa ne sont pas publics. Et l'article 2.2.1.2.1.4.2 prévoit que lorsque le motif de contratación directa est l'urgencia manifiesta, l'acte administratif la déclarant fait office d'acte justificatif, et l'entité n'est pas tenue de préparer des estudios y documentos previos.

Sinon, ils sont publics, et la réglementation indique où les trouver. L'acto administrativo de apertura doit indiquer le lieu physique ou électronique où les pliegos et les estudios y documentos previos peuvent être consultés (article 2.2.1.1.2.1.5). Il en va de même de l'acte justifiant un contrat direct (article 2.2.1.2.1.4.1). Dans un processus SECOP II, ils figurent parmi les Documentos del Proceso, publiables dans les trois jours suivant leur émission en vertu de l'article 2.2.1.1.1.7.1.

Comment les utiliser

Lisez d'abord l'item 3. La modalité et ses fondements juridiques déterminent tout ce qui suit : les délais, si le prix est noté ou non, si le RUP est requis, et si les points en faveur de l'industrie nationale s'appliquent. Si la justification parait mince — une selección abreviada déguisée en achat de biens uniformes pour quelque chose manifestement sur mesure — c'est l'objection à formuler, et le moment de la formuler est pendant la période de commentaires sur le projet de pliego, qui court dix jours ouvrables pour une licitación pública et cinq pour une selección abreviada ou un concurso de méritos.

Lisez ensuite l'item 4. La valeur estimée et la méthode utilisée pour l'établir vous indiquent si le budget est réaliste avant d'engager des coûts d'offre, et le détail des prix unitaires révèle là où les hypothèses de l'entité diffèrent des vôtres.

Lisez l'item 8 si vous êtes un soumissionnaire étranger. Le fait que le processus soit couvert par un accord commercial est le signal qui détermine votre droit au traitement national et aux délais minimaux de préparation d'offre imposés par ces accords. L'item 5, les critères de l'offre la plus avantageuse, vous indique ensuite sur quoi vous serez effectivement noté avant que le pliego ne le formalise.

Enfin, considérez le dossier comme un système d'alerte précoce. Il existe avant le projet de pliego, qui existe avant l'appel. Un soumissionnaire qui lit les estudios y documentos previos dès leur publication travaille des semaines d'avance par rapport à celui qui attend un avis.

Related terms

• Décret 1082 de 2015 — réglementation des marchés
• Modalités de sélection — Colombie (5 procédures)
• Loi 80 de 1993 — Statut général des marchés
• Documents d'appel d'offres
• SECOP II vs SECOP I (Colombie)

See Otnox plans to track procurement opportunities across 56 markets.